檔案整理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

徐春燕

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，讓檔案管理工作的效率有了進(jìn)一步的提高。不過(guò)目前，我國(guó)在這方面的工作還具有一定的問(wèn)題，因此相關(guān)工作人員一定要制定出有效的管理措施，這樣才能夠確保檔案管理工作的有效開(kāi)展。那么下面我們就來(lái)具體的討論一下檔案整理中存在的問(wèn)題以及解決的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

在檔案工作中，檔案管理是非常重要的構(gòu)成部分。如果能夠做好此項(xiàng)工作，就能夠有效的對(duì)檔案進(jìn)行利用。而由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與提高，讓檔案管理工作的效率有了進(jìn)一步的提升。不過(guò)目前我國(guó)在這方面的工作還具有一定的問(wèn)題，因此相關(guān)工作人員一定要制定出有效的管理措施，這樣才能夠確保檔案管理工作的有效開(kāi)展。那么下面我們就來(lái)具體的討論一下相關(guān)的話題。

1 檔案整理的原則

在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)遵循一定的原則，即全宗原則、來(lái)源原則、事由原則是檔案整理的三個(gè)原則?！笆掠稍瓌t”主要是根據(jù)內(nèi)容來(lái)進(jìn)行整理。其特點(diǎn)是根據(jù)具有關(guān)聯(lián)性的事物來(lái)創(chuàng)建檔案之間的邏輯關(guān)系，所以也被叫做“相關(guān)原則”。全宗原則主要是利用檔案室來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行有效的整理。全宗管理不只是檔案部門根據(jù)檔案來(lái)源所進(jìn)行檔案整理工作，同時(shí)它也是國(guó)家所制定的一項(xiàng)管理原則，所以叫做全宗原則。而“全宗”代表的是具有一定檔案規(guī)模的概念，在檔案學(xué)中有時(shí)也被叫做全宗原則。檔案管按檔案的構(gòu)成進(jìn)行整理，就叫做來(lái)源原則。其中，法國(guó)人創(chuàng)建了概念，而德國(guó)人則對(duì)這一概念進(jìn)行了延伸，而荷蘭人則充分的予以了論證。來(lái)源原則屬于國(guó)外概念，由法國(guó)人在1841年首次提出。因?yàn)闄n案界的全宗，以及相關(guān)的理論和原則互相通用的問(wèn)題，所以在嚴(yán)永官的書籍中，也對(duì)相關(guān)的檔案概念提出了類似的問(wèn)題。對(duì)于這樣的問(wèn)題，相關(guān)專家在《全宗理論創(chuàng)新論》中討論過(guò)，他們認(rèn)為全宗、以及相關(guān)的理論和原則應(yīng)該屬于不一樣的概念，同時(shí)把全宗原則定義為：“全宗原則是檔案實(shí)體收集、整理所一定要遵循的原則”。核心內(nèi)容則為，對(duì)能夠具有全宗構(gòu)成條件單位的全部檔案一定要維護(hù)其完整性，相同的全宗檔案不能出現(xiàn)分散的情況。在《中國(guó)大百科權(quán)屬檔案分學(xué)冊(cè)》中，對(duì)事由原則的闡述并不十分準(zhǔn)確。德國(guó)的有關(guān)學(xué)者對(duì)事由原則進(jìn)行了詮釋，整理后則定義為：檔案管理把檔案來(lái)源和同一活動(dòng)的檔案進(jìn)行整理，構(gòu)成獨(dú)立檔案整理保管單元所遵照的標(biāo)準(zhǔn)。

2 檔案整理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案整理工作隊(duì)伍不合理

第一，沒(méi)有足夠的檔案整理人員。而且很多的相關(guān)工作者并沒(méi)有充分的掌握專業(yè)知識(shí)，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也相對(duì)匱乏，更過(guò)分的是，一些單位在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，只讓一個(gè)人負(fù)責(zé)，因此很難確保檔案管理工作的整體水平。第二，很多企業(yè)對(duì)檔案管理工作并不重視，造成相關(guān)工作人員在工作期間很難投入太高的工作熱情，因此影響了工作效率。第三，在檔案整理期間，人員安排出現(xiàn)了問(wèn)題，年齡較大的工作人員，缺乏一定的專業(yè)能力，而且也很難掌握全新的工作技術(shù)。第四，很多檔案館并沒(méi)有對(duì)功能分區(qū)進(jìn)行合理的規(guī)劃，因此讓檔案整理工作一直缺乏效率。

2.2 檔案整理方法相對(duì)落后

由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和提高，讓檔案整理工作也迎來(lái)了發(fā)展的契機(jī)。過(guò)去所采用的檔案整理技術(shù)已經(jīng)無(wú)法跟上時(shí)代的腳步，并到了被淘汰的邊緣。不過(guò)目前，還有很多的企業(yè)仍然在采用這些老套的方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行整理，并沒(méi)有引進(jìn)全新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理，因此嚴(yán)重影響了檔案整理的工作效率。

2.3 檔案管理工作流程缺乏科學(xué)合理的規(guī)范

很多企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行整理的時(shí)候，并沒(méi)有采取嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，隨意性比較強(qiáng)，這樣就無(wú)法確保檔案整理的效率。同時(shí)，企業(yè)也沒(méi)有制定完善的工作流程，這因此很難讓檔案管理工作形成規(guī)范性。

3 相關(guān)對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案整理工作隊(duì)伍建設(shè)

第一，要提高檔案管理人員對(duì)理論知識(shí)的掌握情況以及實(shí)踐能力，從而有效的提升所有檔案整理人員的綜合素質(zhì)。第二，提高宣傳力度，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作者能夠充分的意識(shí)到檔案整理的重要意義以及相關(guān)的工作內(nèi)容，激發(fā)檔案整理人員的工作熱情，并且在今后的工作中，防止出現(xiàn)一人身兼多職的現(xiàn)象。第三，改善檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)，多招入一部分年輕且富有工作經(jīng)驗(yàn)和熱情的工作者，他們由于比較年輕，善于嘗試和掌握全新的工作技術(shù)，而且接受新鮮事物的能力也比較快，如果在工作期間能夠和富有經(jīng)驗(yàn)的老員工進(jìn)行有效的配合，那么就可以很大程度的提升檔案整理的工作效率。第五，要對(duì)檔案館進(jìn)行科學(xué)的功能區(qū)域劃分，以此加強(qiáng)檔案整理的工作水平。

3.2 積極改善檔案工作方法

檔案整理人員要充分的掌握最新的電子檔案整理技巧，比如可以采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)、檔案虛擬整理技術(shù)，這些電子化的整理技術(shù)能夠很大程度的提升工作人員的整理水平。不過(guò)要注意的是，由于是電子化的操作，所以相關(guān)工作人員一定要提高自身的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，而且企業(yè)也要為工作人員開(kāi)設(shè)有關(guān)電子檔案整理操作的課程，這樣一來(lái)就能夠有效的提升檔案整理的工作效率。因此在今后的工作中，相關(guān)工作人員一定要重視這方面的工作。

3.3 積極改善檔案整理方法，重視檔案歸檔工作

創(chuàng)建完善且規(guī)范化的檔案整理工作制度，并進(jìn)行統(tǒng)一化的工作安排，在工作期間一定不能采取隨意性的工作態(tài)度，否則會(huì)很大程度的影響工作效率。另外，還要在收集檔案的過(guò)程中保證資料的完整性，并且還要確保歸檔的材料具有使用價(jià)值?，F(xiàn)在，很多企業(yè)都會(huì)發(fā)生材料重復(fù)的情況，而之所以會(huì)出現(xiàn)此類現(xiàn)象，主要的原因在于在整理檔案期間，很多檔案的分類工作經(jīng)常出現(xiàn)以偏概全的情況，從而造成檔案質(zhì)量無(wú)法達(dá)到要求。因此在今后的工作中一定要重視檔案歸檔工作，這樣才能夠提升檔案質(zhì)量。

4 檔案管理過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題

在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)特別注意兩項(xiàng)問(wèn)題，一是歸檔范圍，另一類為檔案保管期限，這兩項(xiàng)問(wèn)題與檔案管理水平具有直接關(guān)系，因此應(yīng)對(duì)其進(jìn)行深入的了解，具體內(nèi)容如下：

4.1 歸檔范圍

要對(duì)檔案管理工作有一個(gè)全方位的認(rèn)識(shí)，掌握正確的歸檔范圍，并在第一時(shí)間確保所整理的歸檔材料的完整性，從中挑選出需要進(jìn)行歸檔的文件，以此提升工作效率。而歸檔的具體范圍，要根據(jù)國(guó)家、行業(yè)的有關(guān)規(guī)定來(lái)進(jìn)行確定，同時(shí)還能夠依照企業(yè)的條件來(lái)進(jìn)行合理的調(diào)整。

4.2 檔案保管期限

根據(jù)國(guó)家所出臺(tái)的相關(guān)規(guī)定能夠了解到，在對(duì)檔案保管期間，一共分成三種時(shí)限，分別為永久、短期和長(zhǎng)期。通常永久性的保管檔案，主要是對(duì)企業(yè)的重要事件進(jìn)行記錄，因此具有非常好的利用價(jià)值，并且在保存時(shí)間上沒(méi)有限制。而長(zhǎng)期性的檔案保管的時(shí)間通常為30年，這種檔案在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里會(huì)具有利用價(jià)值。而短期型的保管檔案時(shí)間通常為10年，這種檔案在短時(shí)間里會(huì)具有利用價(jià)值。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案能夠?qū)ζ髽I(yè)的管理起到真實(shí)記錄的作用，并對(duì)決策工作具有決定性的影響。而在檔案整理工作期間，必須要進(jìn)行科學(xué)性的操作，才能夠做好檔案工作的其他環(huán)節(jié)。檔案整理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，工作人員在工作期間必須要采用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案整理工作隊(duì)伍建設(shè)、積極改善檔案工作方法以及檔案整理方法，重視檔案歸檔工作。因此相關(guān)工作人員一定要積極努力，爭(zhēng)取制定出更為完善的方案，從而讓檔案整理工作的水平能夠得到進(jìn)一步的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]李素娟.檔案整理結(jié)構(gòu)研究[J].浙江檔案，2010，02：27-29.

[2]郭東升.論檔案整理三大原則[J].檔案管理，2016，02：11-13.

[3]岳玲玲.檔案整理的本質(zhì)[J].蘭臺(tái)世界，2011，S1：25-26.

[4]安春.全新視角下的檔案整理認(rèn)識(shí)[J].才智，2013，08：352.endprint