加強職工檔案管理提升人力資源管理水平

陳偉

摘 要：職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是職工完整的歷史記錄。職工檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。加強職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高職工檔案管理水平，才能維護(hù)職工的合法權(quán)益不受侵害。進(jìn)而提升人力資源管理水平。

關(guān)鍵詞：加強；檔案管理；人力資源管理水平

職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經(jīng)濟的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實、個人養(yǎng)老金不能按時發(fā)放等問題屢見不鮮。加強企業(yè)職工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。職工檔案管理是人力資源管理的重要組成部分。加強職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高職工檔案管理水平，才能維護(hù)職工的合法權(quán)益不受侵害，進(jìn)而提升人力資源管理水平。本文就職工檔案管理主要內(nèi)容，存在的主要問題以及如何加強職工檔案管理工作，促進(jìn)人力資源管理提升，維護(hù)職工的合法利益談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

1 職工檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）、職工檔案的收集，是貫穿人力資源管理的一項經(jīng)常性工作。既保存職工檔案里已有的必需材料，又要定期對檔案材料進(jìn)行鑒定，及時剔除無保存價值的材料。按照人力資源管理工作計劃將招聘面試、人員履歷信息、考勤薪酬、保險福利、績效考核等檔案資料及時存檔歸類。收集人力資源檔案材料，涉及面廣，難度較大。

（二）、職工檔案是培養(yǎng)、選拔職工的依據(jù)，一份材料會影響到用人的判斷。因此，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神，慎之又慎地鑒別材料的真?zhèn)巍Q定材料的取舍。

（三）、職工檔案在實際管理中，職工檔案會在申請人、經(jīng)辦人、審核人之間傳遞，有時又會出現(xiàn)多級審核。在傳遞過程中，要遵循及時、準(zhǔn)確、安全的原則，必要時應(yīng)密封并加蓋密封章，交接人要互相簽字并保存好簽字記錄，確保職工檔案的完整與安全。

2 職工檔案管理中存在的主要問題

（一）、職工檔案材料內(nèi)容填寫前后不一，“三齡一歷”記載多樣，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高 。職工檔案是人力資源社會保障工作實施的基礎(chǔ)，是職工本人維護(hù)自身權(quán)益，政府落實相關(guān)政策的重要法律憑證以及職工獲取各類基本勞動保障待遇的文字記錄載體。職工檔案最重要的記錄功能體現(xiàn)在針對職工的“五險一金”等項目的繳費和發(fā)放行為的關(guān)注，以及企業(yè)職工在進(jìn)行勞動雇傭合同的簽訂和解除過程中形成的檔案文字信息。檔案材料內(nèi)容的前后不統(tǒng)一給職工辦理相關(guān)手續(xù)帶來很大不方便。

（二）、企業(yè)職工檔案管理制度有待完善。有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)由于思想對職工檔案管理認(rèn)識不夠，重視不足，有的缺少職工檔案管理相關(guān)制度。職工在填寫相關(guān)材料的時候內(nèi)容不真實，核查不力，直接影響到職工檔案內(nèi)容的真實性。虛假的檔案材料妨礙了企業(yè)對人力資源的合理配置，也不能正確地對職工進(jìn)行評估，進(jìn)而無法對單位的人力資源計劃中涉及到的人員配置計劃、補充計劃、解聘及退休計劃等進(jìn)行正確的制定，對單位人力資源配置需求預(yù)測造成重大影響。

（三）、檔案材料管理手段落后，缺少時效性，降低了人力資源管理的效率。有的職工檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，檔案管理“八防”達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。職工檔案管理停留在傳統(tǒng)的手工管理方式，只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子。職工檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，給人力資源管理部門查閱個人檔案帶來很大不便，會浪費大量的時間，工作效率不高。由于管理技術(shù)的滯后，對職工個人信息無法進(jìn)行有效的鑒定，只能被動地接收信息。

3 職工檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人力資源管理是采取科學(xué)有效的方法，以單位發(fā)展戰(zhàn)略為背景，對人力資源進(jìn)行合理分配、及時培養(yǎng)、績效考核、約束規(guī)范、凝聚整合、安全保障等工作，其目的就是通過對人事的科學(xué)化管理達(dá)到單位的要求，給單位帶來利益和價值，同時提高職工自身的價值。職工檔案管理可以作為人事管理過程中對職工整體素質(zhì)和技能評價的有效依據(jù)，同時也是人力資源管理工作的一部分內(nèi)容。他們之間有被包含關(guān)系，但是又可以獨立的存在。單位人事管理人員可以通過查閱人事檔案來了解和分析職工的工作態(tài)度和個人能力，是人力管理人員對職工績效考核的重要內(nèi)容。人事檔案也是職工信息的載體和職工具體發(fā)展情況的體現(xiàn)。

4 加強職工檔案管理，促進(jìn)人力資源管理提升

（一）、加強職工檔案管理工作重要性的認(rèn)識。檔案是職工退休時的基本依據(jù)，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導(dǎo)致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位人力資源管理部門對職工檔案管理重要性的認(rèn)知程度，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定確保職工檔案管理的規(guī)范性和檔案信息的安全性。

（二）、加大職工檔案管理的培訓(xùn)力度，配置專職檔案管理人員。職工檔案管理人員文化程度，個人素質(zhì)參差不齊，加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高職工檔案管理人員的基本素質(zhì)，為職工檔案管理水平提供基本的人力保障。要端正思想、增強意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。要加強溝通協(xié)作，更好地為人力資源管理服務(wù)。

（三）、建立職工檔案管理規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行。職工檔案管理工作要順利的進(jìn)行，需要有一套嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度來保障檔案收集、鑒別、轉(zhuǎn)移、查詢等一系列工作的有效運行。職工檔案管理質(zhì)量的提高，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量。對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔；對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。因此應(yīng)當(dāng)建立、健全職工檔案管理相關(guān)制度，按制度辦事，才能確保職工檔案管理工作的有效開展。

（四）規(guī)范企業(yè)職工檔案的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系。在職工檔案管理中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須及時進(jìn)行改革，建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。在檔案的收集上要及時、完整；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補充收集。只有維護(hù)了企業(yè)職工檔案的真實性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)

（五）更新觀念，擴大服務(wù)范圍。隨著人事制度的改革，用人方式的變化，這對職工檔案利用工作提出了新課題。傳統(tǒng)的職工檔案利用服務(wù)形式較為封閉，主動服務(wù)的能動性較差，利用方法和手段也比較單一，這就要求我們必須更新觀念，樹立全方位、多層次、多角度的服務(wù)新理念，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，以積極開發(fā)、主動服務(wù)的方式提供信息資源。經(jīng)常了解單位單位工作的實際需要，開展“跟蹤服務(wù)”，把服務(wù)工作做到最需要的時刻，力爭最大限度地發(fā)揮出職工檔案工作的職能作用。

總之，職工檔案在人力資源管理中的作用越來越重要，檔案人員對人事檔案的分析、整理，可以更加快捷的為企業(yè)提供服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，職工檔案將有可能和現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，更加方便、快捷的對檔案信息進(jìn)行查詢，使職工檔案信息更加的科學(xué)化。促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，大大提高了人力資源管理水平。

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