探索大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理

胡玉瓊

摘 要：在我國科技水平飛速發(fā)展的當(dāng)下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在不斷發(fā)生著轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為各行各業(yè)帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)的同時(shí)，對于檔案管理方面來說也形成了一定的沖擊。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本檔案管理受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，逐漸向著電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變。筆者就近階段了解到的電子檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了一定的分析，以供諸位參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案管理

當(dāng)下，電子檔管理逐漸成為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理主流。隨著計(jì)算機(jī)越來越廣泛的運(yùn)用于自動(dòng)化辦公，電子文件和電子檔案管理也變得愈發(fā)普遍。電子檔案存在著儲存空間小，檔案傳遞便捷，信息共享性強(qiáng)等特點(diǎn)，對檔案的存儲與使用帶來了極大的便利。當(dāng)然，雖說電子檔案的使用存在著各種便捷與優(yōu)勢，但是在現(xiàn)階段的電子檔案管理中也存在著新的問題。

1 電子檔案管理的優(yōu)勢

1.1電子檔案的管理充分利用了現(xiàn)代信息技術(shù)，在全面掌握各方面信息的同時(shí)，還具有開放性、共享性的特點(diǎn)。可以更加高效、便捷的為使用者提供信息服務(wù)[1]。更加符合時(shí)代的需求。

1.2將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理標(biāo)志著檔案管理向著電子化、信息化的道路發(fā)展，同時(shí)也賦予了紙質(zhì)檔案難以企及的優(yōu)勢。比如說分類存儲，查閱方便等特點(diǎn)，極大的便利了數(shù)據(jù)資料的集成與處理。

1.3電子檔案的管理依憑于計(jì)算機(jī)技術(shù)，僅需幾臺電腦以及相應(yīng)的操作人員即可，減少了企業(yè)人力資源以及紙張等物力資源的投入，提升了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2 電子檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案原件的真實(shí)性難以把握

當(dāng)前形勢下，雖然電子檔案管理被廣泛用于各企業(yè)中。但是，企業(yè)對其重視程度卻還不夠。很多領(lǐng)導(dǎo)者并沒有意識到電子檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性和作用。上行下效之下，這也導(dǎo)致相關(guān)員工對工作的忽視與松懈。這也導(dǎo)致員工在電子檔案管理中對檔案的真實(shí)性并不太重視，從而忽視了檔案的真實(shí)性。另一方面，電子檔案很容易被修改或是刪除，且因?yàn)槭请娮訖n案也很難如紙質(zhì)檔案那般進(jìn)行筆跡比對[2]，因此很難發(fā)現(xiàn)刪改的痕跡，這也導(dǎo)致一旦檔案有所刪減就很難確保檔案的真實(shí)性。

2.2 電子檔案內(nèi)容保密性不佳

電子檔案是依存于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存在的。而隨著辦公自動(dòng)化的不斷普及，很多檔案都是存儲于云端或是互聯(lián)網(wǎng)上的。這雖然方便了存儲與查閱，但是相應(yīng)的也比較容易受到黑客攻擊或是人為泄密，從而造成信息泄露，因此很難保證電子檔案的保密性。另一方面，因?yàn)殡娮訖n案基于計(jì)算機(jī)而存在的，一旦計(jì)算機(jī)遇到損壞或是網(wǎng)絡(luò)癱瘓，很容易造成電子檔案的丟失或毀壞。

2.3 電子檔案管理的要求較低

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理雖然已經(jīng)形成規(guī)模，且對系統(tǒng)安全性等相應(yīng)軟件的運(yùn)用也不斷重視，但是還是會在電子檔案管理的過程中遇到一些如病毒入侵、黑客攻擊或是被竊取、監(jiān)聽等問題。這都表明即便是安裝有保證安全的系統(tǒng)軟件，也無法保證百分百安全。還需要員工定期進(jìn)行系統(tǒng)安全維護(hù)，避免安全漏洞的產(chǎn)生。另一方面，隨著電子檔案管理和存儲軟件的增加，各企業(yè)、各地區(qū)選擇的管理軟件并不統(tǒng)一，從而影響著檔案的跨區(qū)域運(yùn)用和交流[3]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下有利于加強(qiáng)電子檔案管理的措施

3.1 做好電子檔案的真實(shí)性與安全性的維護(hù)

關(guān)于電子檔案真實(shí)性的維護(hù)方面，我們可以制定嚴(yán)格的程序操作流程，并嚴(yán)格按照其流程進(jìn)行操作。 如在檔案產(chǎn)生之初，調(diào)查并核實(shí)檔案的真實(shí)性與正確性，保證檔案的真實(shí)有效。在存儲過程中需做到定期檢查與殺毒，確保檔案不被修改或是刪除。其次，要想確保電子檔案的安全性，采取相應(yīng)的系統(tǒng)軟件進(jìn)行安全保障，如安全協(xié)議、數(shù)字簽名技術(shù)等電子檔案存儲技術(shù)，對電子檔案的安全進(jìn)行保障。另外，除了技術(shù)上的支持外，還應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理員的安全意識，定期對電子檔案進(jìn)行安全檢查，從而做到能及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞或是安全隱患，及時(shí)消除電子檔案管理中的安全隱患，做到早發(fā)現(xiàn)早消除。最后還可以通過立法的形式對破壞或是盜取電子檔案的行為進(jìn)行約束。同時(shí)還可以運(yùn)用法律的形勢來確定電子檔案的法律憑證作用，從而為電子檔案管理提供相應(yīng)的法律依據(jù)。更好的保證電子檔案的真實(shí)與安全。

3.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子檔案的廣泛應(yīng)用，大量的電子文件也在相繼產(chǎn)生。這就使電子檔案的管理產(chǎn)生了一定的壓力，建立科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是當(dāng)今時(shí)代對電子檔案管理作出的要求。將電子檔案的形成、整理、鑒定以及歸檔儲存工作用科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行操作[4]。在為電子檔案規(guī)范有序管理的同時(shí)，也為電子檔案的調(diào)閱與使用提供了一定的便利。

3.3 培養(yǎng)高素質(zhì)、高專業(yè)的檔案管理專業(yè)人員

雖說大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理節(jié)約了大部分的人力成本，但是畢竟還是需要人員進(jìn)行操作處理的。而相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時(shí)對員工的需求來說，對電子檔案管理的操作人員的需求要更加專業(yè)。這就要求我們需培養(yǎng)一批能既懂檔案管理業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的人員，這也是當(dāng)前各企業(yè)檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急。對于檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，我們可以在招聘社會上符合條件的專業(yè)人士的同時(shí)，還可以對比較熟悉檔案管理或是專精計(jì)算機(jī)技術(shù)這種專精一門的員工進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，從而保證員工更加迅速的掌握電子檔案管理技術(shù)。另外，我們還可以對電子檔案管理的專業(yè)人才進(jìn)一步培訓(xùn)升級，在做好本身職責(zé)的同時(shí)，學(xué)會并設(shè)計(jì)出符合本企業(yè)實(shí)際情況的電子檔案管理軟件，從而更方便、快捷、高效的對電子檔案進(jìn)行存儲與管理。

3.4 規(guī)范數(shù)據(jù)格式的使用標(biāo)準(zhǔn)

隨著電子檔案管理產(chǎn)業(yè)的興起，各種格式的文件處理與儲存軟件也應(yīng)運(yùn)而生，而各個(gè)企業(yè)對軟件采用各不盡相同，這也導(dǎo)致很多企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)并不統(tǒng)一，對電子檔案的交流與共享造成了很大的困難[5]。因此，對大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，以及標(biāo)準(zhǔn)軟件的應(yīng)用，可以便利檔案管理的同時(shí)，對檔案內(nèi)容的調(diào)閱與整理工作起到了一定的簡化作用。

3.5 做好電子檔案的長期保存工作

上文我們分析了電子檔案存儲中遇到的問題，針對上述問題，在電子檔案的存儲中，我們需做到嚴(yán)格遵守安全措施的同時(shí)，還可以進(jìn)行檔案的備份存儲，避免一旦電子檔案發(fā)生損毀，造成不可挽回的損失。其次，我們還可以運(yùn)用移動(dòng)硬盤等存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，從而避免網(wǎng)絡(luò)攻擊對電子檔案造成的損失。再次，我們還需要對電子檔案的存儲設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)與病毒查殺，從而做到防患于未然。最后，雖說電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，成為檔案管理的主流，但是紙質(zhì)檔案還是有其可取之處的，對較為重要的檔案，在進(jìn)行電子存儲的同時(shí)還可以采取紙質(zhì)檔案存儲的方式或是微縮膠片等形式進(jìn)行多種方式的保存，為檔案加上更多的保險(xiǎn)。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的新形式下，我國的電子檔案管理行業(yè)迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，目前來看，電子檔案管理還存在著較多的問題，但這也是新事物發(fā)展的必經(jīng)階段。只有正確的認(rèn)識電子檔案管理中存在的問題，并積極的去面對并加以改進(jìn)，才能讓電子電感管理更加迅猛、健康的發(fā)展起來，才能讓電子檔案管理更加安全可靠。

參考文獻(xiàn)

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[2]張丹菊.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理研究[J].城建檔案，2016，（7）：68-69.DOI：10.3969/j.issn.1674-0289.2016.07.027.

[3]左平.大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔案管理與服務(wù)[J].通訊世界，2017，（3）：220.DOI：10.3969/j.issn.1006-4222.2017.03.164.

[4]李一，劉邦凡，何太淑等.論大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案管理[J].電子商務(wù)，2016，（10）：10，66.DOI：10.3969/j.issn.1009-6108.2016.10.005.

[5]商曉艷.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理創(chuàng)新[J].決策與信息（中旬刊），2015，（8）：184-184.endprint