淺析提高工程項目檔案文檔質量的措施和辦法

張敏

摘 要：隨著我國信息化社會建設水平的不斷提高，在社會生產經營活動中建立起一個科學合理的檔案管理工作體系越來越重要。而建設工程檔案資料是工程建設過程中形成的各種形式的紀錄，反映建設過程的完整信息，是工程質量的客觀見證，是建設工程竣工驗收、質量等級核定的必要條件而且，為建設工程質量問題提供準確、直接的責任信息。但是，目前由于我國工程項目檔案工作方面還存在一定的問題，因此就需要企業相關管理人員正確認識檔案管理中存在的問題，并積極探討解決的方式。

關鍵詞：工程項目；檔案文檔；質量措施

1 工程檔案資料質量管理的內容

工程建設項目檔案（也簡稱為項目檔案）是項目建設、管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。它是指工程建設項目在提出、立項、審批、招投標、勘察、設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程中經過鑒定、整理、歸檔后形成的對國家、社會和工程有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、電子、聲像等不同形式和載體的各種歷史記錄。

項目檔案是由建設單位（即項目法人、業主、發包人的統稱，下同）、監理單位和各參建單位共同形成的，是整個工程建設的真實記錄，是印證工程建設整個過程的原始憑證，是對工程建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及運行、維護、改建和擴建的重要依據，貫穿于建設工程全過程。始于建設工程立項、貫穿于審批、招標、投標、勘測、設計、施工、運營、決算、驗收、審計等全過程。

2 工程檔案資料管理中存在的問題

2.1 對檔案資料管理重視不夠

各工程參建單位遍存在“重建設、輕檔案”的思想，認為工程建設質量以實體為主，忽視工程檔案資料的管理工作，錯誤地認為工程檔案資料是為應付建設單位、質監站等檢查的，工程檔案資料管理與工程質量關系不大，有些單位沒有領導分管負責；沒有或虛設檔案資料管理制度；管理人員無證上崗，人員變動頻繁或無專人管理；不是隨工程施工進展收集整理檔案資料，而是在項目竣工驗收時突擊補編填充資料有的甚至在竣工驗收后補資料，嚴重影響檔案資料真實性、準確性、嚴肅勝

2.2 檔案資料管理制度不完善

在工程檔案資料管理方面，國家和地方政府部門均有相應標準、規定、規程和規范等但在工程施工承包合同中，關于工程施工檔案資料的收集和管理沒有明確、具體的約定在工程項目的各參建單位中，檔案資料管理制度沒有或形同虛設施工過程中不認真按照國家規定和合同約定，對檔案資料的收集和整理進行認真的檢查結果是施工過程中缺失的檔案資料，在檢查或驗收時臨時制作，并非施工過程中的記錄整理，因而真實性就無法保證。

2.3 從業人員綜合素質有待提高

參建單位的檔案資料管理人員不熟悉業務，缺乏相關的檔案資料專業管理知識在建筑行業中絕大部分是兼職資料人員，有的是施工員兼職，有的是臨時安排的在校實習人員，有的還兼職多個工地資料員的工作等，大多是未經培訓的無證上崗人員不熟悉工程建設相關法律、法規和技術標準，對工程檔案資料的收集整理程序不熟悉，缺乏建筑施工方面的專業知識，導致收集、整理檔案資料不符合標準，反復修改，不僅保證不了檔案資料的質量，而且還延誤了歸檔時間。

3 提高工程項目檔案文檔質量的措施和辦法

3.1 設計文件質量的控制

資料人員要了解各設計院的特點，做好驗核工作。驗核的要求包括：⑴清單與實物是否相符及目錄與內容是否一致；⑵圖紙的工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等是否與規定的一致；⑶本次來圖與歷次的來圖有無矛盾或錯誤；⑷代材單、變更單、工程聯絡單是否規范、有無重號或空號。接收移交目錄時要驗核該目錄及目錄下的所有文件，接收移交分目錄時要驗核整個專業的所有文件，接收移交總目錄或總分目錄時要驗核整個單元的所有文件。在驗核目錄過程中若發現問題要及時進行匯總、處理，不能及時處理的要做好跟蹤。

3.2 廠家檔案質量的控制

廠家檔案資料是由廠家提供，經采購方驗核后廠家移交的合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等不同類別的資料。這樣會出現兩種情況，一種情況是資料復雜繁多，涉及廠家又多，且各廠家提交的資料又各有其特點，情況復雜，因此廠家資料的驗核工作有不少難度。另有一種情況就是在廠家提交資料時，采購人員不予把關，將資料發給使用單位和管理部門后，這些部門也很少核實其完整性，造成長期以來工程管理部門只能是被動地接收資料，即交什么收什么。為避免廠家移交的檔案資料不齊全，給歸檔工作增加難度，因此，對廠家移交的資料應做到：①規范合同內容；②全面了解施工圖紙中應采購的設備儀器儀表情況，并進行匯總；③要求廠家單位及時移交商務合同及其技術附件，并把資料內容補充到匯總表中；④要求供使用單位及專業管理部門的資料提前移交，以掌握廠家資料、提供的進度和初步審核資料的情況，及時做好反饋和督促，以便做好廠家現場安裝調試資料的及時收集。

3.3 施工文件質量的控制

做好施工文件的質量控制，檔案資料管理人員、項目經理、監理工程師等都要各盡其責，檔案人員從檔案的角度進行把關，其他方則從工程內容上負責。項目資料員是項目管理和檔案管理的橋梁，應承擔比檔案人員更大的責任，不僅從檔案的角度把關，要從工程的角度把關。檔案資料管理是工程管理的一部分，工程的內容體現在項目圖紙之中，若干套圖紙構成一個完整的項目，這一點，項目管理、資料管理和工程監理都必須清楚，因而，項目管理單位應做到圖紙發放要嚴格按計劃，資料要嚴格根據圖紙的發放情況歸檔，如此，才能做好資料的收集工作。

4 總結

為了提高建筑企業對于各項建筑工程建設活動開展的科學管理水平，就需要企業做好工程項目檔案的管理工作，面對目前存在于我國工程項目檔案文檔質量中的問題，需要我們立足于實際情況，積極探討相應的解決方法。如何在項目管理過程中進行檔案資料質量的控制，對國內的工程項目管理來說是一個盲點，還需要有一個循序漸進的過程。或許解決的根本還在于，只有將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者，在規范管理和完善制度的同時，正確對待資料收集工作，才能更好地做好項目檔案的歸檔工作，通過建立完善的檔案管理方法，不斷提高工程項目檔案工作的信息化水平來實現工程項目檔案效率與質量的有效提高。

參考文獻

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