淺談信息化在科技檔案管理之中存在的問題與解決方法

摘 要：本文首先分析了科技檔案管理信息化的必要性：不斷提升科技檔案的社會性；科技檔案內容更加豐富和復雜；科技檔案管理是事業單位信息化建設和發展的關鍵步驟，然后分析了科技檔案管理信息化應用中存在的問題：專業的信息化科技檔案管理人才缺乏；信息化設備不足；企業對于科技檔案信息化不夠重視，最后分析了提高信息化條件下科技檔案管理效率的措施：加強科技檔案管理的人力資源建設工作；引進現代科技檔案管理設備；引進現代科技檔案管理設備。

關鍵字：信息化；科技檔案；管理；問題

科技檔案管理工作包含收集、整理、統計原始科技檔案實體等，是管理和開發利用科學技術檔案的專業化工作。科技檔案的信息化管理則是依據檔案管理和信息技術的要求，用硬盤或服務器來保存檔案信息內容，實現通過網絡直接利用和調取科技檔案信息。科技檔案信息化管理使傳統的科技檔案管理方式發生了巨大變化，使科技檔案的利用效率和使用價值大幅提高。通過使用計算機和信息技術，使網絡化管理取代了之前的手工管理，科技人員可以使用信息搜索快速找到自己需要的信息，減少了信息查找的時間，提高了檔案的使用效率，對科學技術的發展有一定的促進作用。

1 科技檔案管理信息化的必要性

（一）不斷提升科技檔案的社會性

當前，我國正處于快速發展的階段，由此，存在著諸多的不同的經濟組織形式、企業的經營模式能夠有著很大的區別。這種情況下，科技成果的社會化傾向和轉化效率得到了不斷提高，并還會得到繼續利用和改進。科技成果的應用和科技檔案管理之間存在著密切的聯系，這就要求科技檔案管理也需要具有社會化的性質。科技檔案管理不能簡單地認為只是管理科技資料，還需要順應時代的發展需求將管理方式開放化，增強科技檔案管理的社會性，因此信息化十分有必要。

（二）科技檔案內容更加豐富和復雜

隨著近些年來信息化技術的迅猛發展，傳統工業與信息技術產生了碰撞和結合，使傳統工業得到了發展。例如生產過程自動化不斷得到加強，企業生產中逐漸開始使用自動化監測等。科技檔案管理的管理對象和服務對象都具有著社會化的特點，這就使得科技檔案的來源十分廣泛、內容十分復雜。傳統的科技檔案管理收集和處理科技情報資料十分單一，但隨著信息化技術的發展和應用，加快了科技信息的傳遞速度，擴大了科技信息的使用范圍。社會化的科技檔案管理具備的更加豐富、使用更加廣泛的內容對信息化要求很大。

（三）科技檔案管理是事業單位信息化建設和發展的關鍵步驟

事業單位的科技檔案信息化管理，主要依靠現代化的信息處理和網絡等高新技術。所以，只有通過及時、有效和全面地進行科技檔案的信息化改造，才能充分簡化信息資源的開發和利用過程，才能不斷提升事業單位的生產管理能力和核心競爭力。而在實際的改革過程中，事業單位自身應該及時地把握機遇，快速、高效地進行科技檔案的信息化建設和管理，才能緊跟時代步伐，為事業單位的管理、研發提供助力。以食品藥品檢驗所的科技檔案信息化管理為例，只有在最短的時間內盡快地保管藥品檢驗的檢驗數據和結果，才能有效地使食品藥品檢驗對社會提供更為周到的服務，才能全面實現科技檔案的電子化和網絡化。因而，為了加強藥品科技檔案信息的建設，必須運用當前的科技信息化建設手段，進行全面科學的建設。

2 科技檔案管理信息化應用中存在的問題

作為企業以及世界科學技術發展的見證者，科技檔案中包含著科學技術發展過程中的啟迪和經驗教訓，具備著十分重要的歷史性價值，即使當前用不到，但在將來某個時間還會用到。作為現代科技檔案管理的方向，信息化具備著十分重要的價值，但仍存在一些問題。主要包括以下幾種：

（一）專業的信息化科技檔案管理人才缺乏

科技檔案管理的效率隨著信息技術的發展和應用得到了大幅提高，但隨之而來的就是檔案管理部門專業高技術人才的缺乏，尤其是同時具備檔案管理和信息處理能力的人才。專業人才的缺失導致科技檔案的使用效率受到很大影響，無法充分發揮自己的作用和價值。目前許多檔案管理人員仍采用傳統的檔案管理方法，缺乏對信息化技術的了解。許多科技檔案管理部門缺乏信息化管理的觀念，導致科技檔案管理質量很差。由于缺乏專業人才，導致許多企業引進的現代化信息設備得不到充分利用，科技檔案信息化和數字化更是無從談起，嚴重影響了信息化技術在科技檔案管理中的作用。

（二）信息化設備不足

許多企業并不重視科技檔案管理信息化的工作，使得企業內科技檔案管理設施投入經費過少，得不到及時地更新換代，這樣也就無法建立和應用檔案信息化系統，嚴重影響了檔案信息管理的服務性和開放性，無法實現企業內部資源共享。此外各企業之間使用的檔案管理軟件也不盡相同，不統一的規格導致軟件缺乏通用性，無法實現兼容。目前尚未有能夠完全統一檔案信息管理的軟件和文件檢索軟件，這也干擾了檔案信息化技術的應用和推廣，阻礙了科技檔案管理信息化的發展。

（三）企業對于科技檔案信息化不夠重視

部分企業并沒有意識到科技檔案管理信息化的重要意義，不重視科技檔案管理信息化的建設和應用。沒有把科技檔案信息化作為企業管理的主要內容。目前許多企業沒有制定完備的科技檔案信息化規劃、應用、發展處于盲目狀態，準備、決策、實施等存在缺陷。一些企業的科技檔案管理觀念十分落后，無法在科技檔案管理工作中應用現有的信息化技術。

3 提高信息化條件下科技檔案管理效率的措施

科技檔案管理模式在計算機技術和信息技術的發展應用過程中發生了巨大的變化。科技檔案管理的信息化應用對現代化企業發展具有著十分重要的促進作用。因此企業需要重視科技信息化檔案信息管理工作，充分發揮科技檔案的作用。可以采取以下措施進行改善：

（一）加強科技檔案管理的人力資源建設工作

企業管理人員要改變原來的觀念，重視科技檔案信息化應用工作，做出合理的規劃方案，將科技檔案信息化建設作為企業管理的一個重點進行。這一過程中需要嚴格按照現代檔案管理的要求，解放思想，轉變原有觀念，做好規劃安排。企業內應當設立配備專業科技檔案管理人員的科技檔案管理部門，建設具備專業檔案、信息技術處理的人才隊伍，定期開展相關培訓活動，使檔案管理人員及時了解最新技術，不斷提高管理人員的業務素質、知識水平和業務能力，加快科技檔案管理的信息化應用。

（二）引進現代科技檔案管理設備

科技檔案信息化和數字化的基礎就是現代的科技檔案管理設備。企業必須加大檔案管理系統的資金投入，使檔案管理系統得到不斷完善，使其能夠更好的為企業服務。系統日常維護和升級過程都需要與專業的軟件公司進行合作，檔案管理信息化系統對硬件也有十分高的要求，因此必須保證充足的資金投入。科技檔案管理的軟件和系統的選擇必須充分考慮企業自身狀況，系統可以與辦公自動化系統聯系起來，保證其通用性。系統應具備良好的兼容性和便于升級的性能。充分利用現代科技檔案技術，保證科技檔案案卷、文件的輸入、查詢和維護工作順利進行，使文件利用率得到大幅提高。利用原文輸入和掃描。將科技檔案上傳到科技檔案信息化管理平臺，實現科技檔案的快速檢索和查詢。

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作者簡介

孫水來，檔案助理館員。