電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的比較分析

許琳

摘要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，會計檔案也開始向著電子化的方向發(fā)展。但值得注意的是，電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案有較大的差異，還要結(jié)合實際需求進(jìn)行會計資料歸檔管理?；谶@種認(rèn)識，本文從格式、存儲、提取、保護(hù)和管理成本幾個方面對電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案進(jìn)行了比較，從而為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：電子會計檔案；紙質(zhì)會計檔案；比較

能否較好的進(jìn)行會計檔案管理，關(guān)系到財會人員能否保持較高的工作效率。而就目前來看，財會人員在工作中將接觸到兩種會計檔案，即紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案。為更好的進(jìn)行不同檔案的利用，還要加強對電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的比較分析，進(jìn)而更好的開展有關(guān)工作。

一、電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的格式比較

比較兩種檔案的格式可以發(fā)現(xiàn)，二者檔案格式依托紙張和磁盤等不同的載體，所以擁有不同的格式。相較于電子檔案，紙質(zhì)檔案格式單一，只能以文字和圖表形式對會計信息進(jìn)行固化。比如，需要采用一致的會計憑證編號。而這樣的檔案格式較為完整，能夠傳遞完整的信息。不同于紙質(zhì)檔案，人們無法直接從光盤等載體上獲得信息。但是，電子檔案的格式多樣，包含.txt、.jpg、.dbf、等多種。借助計算機(jī)工具，會計人員能夠完成多種格式的讀取。按照國家檔案局要求，不同種類的會計檔案應(yīng)該按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)進(jìn)行歸檔。比如，財務(wù)檔案需要采用XBRL-FR標(biāo)準(zhǔn)，賬簿檔案需要采用XBRL-GL標(biāo)準(zhǔn)。就目前來看，國內(nèi)使用的大型會計信息系統(tǒng)將利用大型數(shù)據(jù)庫完成會計資料信息的存儲，這意味著其電子會計檔案擁有復(fù)雜的文件格式，甚至出現(xiàn)多種格式“復(fù)合”的情況。對于會計人員來講，則會給數(shù)據(jù)的處理帶來一定的麻煩。因此，在電子會計檔案管理上，還應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行會計檔案電子格式的選擇，以便為電子會計檔案的利用和管理提供便利。

二、電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的存儲比較

在檔案存儲方面，由于紙質(zhì)檔案的紙張存儲有一定要求，所以還要嚴(yán)格按照這些要求進(jìn)行檔案管理。具體來講，就是要在14-20℃和50%-60%濕度條件下進(jìn)行檔案存儲，并采取措施對檔案進(jìn)行防潮、防水、防塵、防火等處理。不同于紙質(zhì)檔案，電子會計檔案的存儲提出了更多要求。但在環(huán)境溫濕度等方面，電子會計檔案和紙質(zhì)檔案同樣提出了一定的要求。以環(huán)境濕度為例，如果環(huán)境濕度過高，將導(dǎo)致紙張因氧化而強度變低，出現(xiàn)字跡模糊、擴(kuò)散等問題，并導(dǎo)致紙張壽命縮短。對于電子會計檔案來講，則會出現(xiàn)電子載體變形的情況，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法順利讀寫。除了光盤等載體的存儲有防水、防光和防火等要求外，電子檔案存儲對環(huán)境溫濕度、防靜電、防磁性等方面也有一定要求。以磁場為例，對于紙質(zhì)會計檔案來講，磁場不會對其產(chǎn)生任何影響。但對于電子會計檔案來講，磁場的存在將導(dǎo)致文檔消磁，進(jìn)而導(dǎo)致檔案存儲的會計信息丟失或無法識別。除此以外，電子會計檔案還要預(yù)防人為破壞和侵入，需完成獨立存儲設(shè)備的配置，并確保檔案的安全性和獨立性。如果企業(yè)需要利用遠(yuǎn)程方式進(jìn)行檔案訪問，還要確保會計軟件供應(yīng)商能夠確保檔案的使用安全。此外，企業(yè)需完成電子會計檔案的備份。從存儲空間上來看，電子會計檔案占用的空間明顯較小，而紙質(zhì)會計檔案需要大量的空間存儲保管，需要管理者耗費較多的時間和精力進(jìn)行檔案保存。

三、電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的提取比較

在檔案提取方面，電子和紙質(zhì)會計檔案也存在一定的差別。如果需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的移交，還要完成對應(yīng)清單手冊的編制，并按照手續(xù)進(jìn)行簽字移交。在移交的過程中，應(yīng)確保原卷封裝狀態(tài)得到保持，并按照清單完成文件數(shù)量清點，以確保資料的完整性。在進(jìn)行電子會計檔案提取時，接收人要對檔案電子數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行確定，并確認(rèn)數(shù)據(jù)是否安全、可用[1]。為達(dá)成這一目的，還要按照校驗規(guī)則進(jìn)行檔案驗證。具體來講，就是利用軟件完成檔案可用性的驗證，確認(rèn)檔案能否順利打開。在操作正確的情況下，檔案應(yīng)當(dāng)被順利打開，才能確定檔案具有可用性。在電子會計檔案的安全性檢查上，需要反復(fù)利用病毒掃描軟件檢查，以確認(rèn)檔案中是否存在危害文件。針對財務(wù)報告和會計憑證等檔案，還要確認(rèn)憑證號碼是否連續(xù)、報表與賬簿關(guān)系是否對應(yīng)等內(nèi)容。在實際檢查時，還要借助軟件完成文件檢測，以確認(rèn)檔案是否存在危害。最后，還要對電子簽名的是否合法進(jìn)行確認(rèn)。

四、電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的保護(hù)比較

在檔案保護(hù)方面，紙質(zhì)會計檔案無需刻意采取有關(guān)技術(shù)進(jìn)行保護(hù)。但是，檔案在收集、利用和存儲等環(huán)節(jié)中都存在遺失或損壞的風(fēng)險。從檔案入庫開始，還要重點進(jìn)行檔案保管。不同于紙質(zhì)檔案，電子會計檔案的保護(hù)工作將始終開展。從電子會計資料獲取開始，就要采取措施對資料的形成和傳輸進(jìn)行保護(hù)，以免資料的真實性受到影響。從檔案存在以來，就要對檔案數(shù)據(jù)的存取性、完整性等方面進(jìn)行保護(hù)，以免檔案數(shù)據(jù)被破壞或篡改。因為這些問題的出現(xiàn)，并不僅僅將導(dǎo)致某部分會計資料無法讀取，很可能導(dǎo)致所有會計數(shù)據(jù)信息無法讀取。比如病毒的存在，就有可能通過篡改其它程序嵌入自身拷貝，并感染其它程序，繼而使電子會計檔案無法使用。就目前來看，如何增強電子會計檔案的抗病毒能力也是加強電子會計檔案保護(hù)的重要問題。針對這一問題，有專家提出了“雙套制”，即同時建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。由于會計檔案不屬于擁有永久保存價值的資料，所以可以利用該制度提供保護(hù)。此外，在電子會計檔案保護(hù)方面，還要使記賬憑證、會計報告和賬簿等內(nèi)容間的邏輯關(guān)系得到保持，以確保會計人員能夠輕松進(jìn)行各種資料的調(diào)用。

五、電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的管理成本比較

從管理成本上來看，電子和紙質(zhì)會計檔案的管理顯然將產(chǎn)生不同的成本。在紙質(zhì)檔案管理上，從會計資料歸檔后，就要在庫房管理方面支付相應(yīng)的人工費用和管理費用，消耗的資金較少，并且相對固定。而在電子會計檔案管理上，需要在環(huán)境建設(shè)、磁盤管理、設(shè)備維護(hù)、人員管理等多個方面進(jìn)行費用的支付，費用結(jié)構(gòu)相對復(fù)雜。而由于具有一定的復(fù)雜性，所以檔案管理成本擁有較大的變化浮動范圍。此外，由于會計資料將得到不斷積累，因此系統(tǒng)運行、維護(hù)和升級也將產(chǎn)生較高的費用，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理成本不斷提升[2]。針對這種情況，企業(yè)還應(yīng)引入云存儲技術(shù)，以便使電子會計檔案管理成本得到適當(dāng)降低。采用該技術(shù)，可以利用專業(yè)云計算服務(wù)供應(yīng)商提供的軟硬件完成電子會計檔案存儲，無需進(jìn)行檔案的運維管理，所以能夠加強檔案成本管理。但對于大中企業(yè)來講，還應(yīng)實現(xiàn)電子會計檔案的統(tǒng)籌管理，以便在降低檔案管理成本的同時，滿足有關(guān)規(guī)定的檔案建設(shè)要求。

六、結(jié)論

通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在格式、存儲、提取、保護(hù)和管理成本方面，電子會計檔案和紙質(zhì)會計檔案都存在較大的差異。而為確保會計檔案資料能夠得到更好的保存，還應(yīng)采取“雙套制”，即同時進(jìn)行紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案的管理，并對二者進(jìn)行聯(lián)合使用，進(jìn)而為會計工作的開展提供更多保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁靜.電子會計檔案管理與紙質(zhì)會計檔案管理的比較分析[J].民營科技，2017，04：107.

[2]蔡玲玲.電子檔案與紙質(zhì)檔案保護(hù)的比較分析[J].黑龍江史志，2013，15：92.

（作者單位：中國電信股份有限公司安徽分公司）