讓工作輕下來

劉炫

日復一日的工作，就像怪獸般吞噬你的時間，耗盡你的能量。所以，想要看上去毫不費力，你不僅要很努力，更要懂得斷舍離——取其精華，棄其無用，才能來去自如。

抓住重點

當年，馬克·帕克出任耐克CEO不久后，就致電好友喬布斯尋求建議，喬布斯則回復說：“耐克擁有一些世界上最好的產品，一些能引起人們欲望的產品。但你們也制造著糟糕的產品。你們需要擺脫糟糕的產品，專注于優秀的產品。”

可以說，正是喬布斯高效而精準的前期布局，為蘋果奠定了成功的基石。1997年，重返蘋果電腦暫代執行長的喬布斯開始有系統地把公司一一拆解、分析組成要項。他提出了在當時頗為激進的“前進計劃”：開發并銷售兩組產品——筆記本電腦及桌上電腦。每組兩款，分別針對一般普通消費者和專業人士；大刀闊斧砍掉其余的事業部——包括噴墨打印機、熒幕、軟體、掌上型裝置等多達40余種產品線。在“超級單品”概念尚未被提出的時代，喬布斯已經開始認識到，如果依然按“遍地開花”的方式來經營，不出6個月就會破產。所有跟目標無關的研究計劃統統要裁撤，即刻終止的計劃多達數百項。

人力資源重組也是“前進計劃”的重要環節。和Google一樣，蘋果公司的研發工程師都在研究一些有趣的東西，但沒有人愿意做苦工去選定一項產品，并持續推動讓其上市。為了遏制“過分發散的創造力”，你所認為的不斷創新的蘋果，其實裁掉了大批員工。

對銷售渠道的整合與布局也是蘋果成功的重要因素之一。從直營和渠道定價營銷策略到零售和在線商店，蘋果公司在消費電子領域用一種不同于其他公司的獨特方式銷售自己的產品。他們從不把產品肩并肩地和競爭對手的產品放在一起，而是牢牢掌控著自有渠道，遏止坊間銷售，如此才能維系蘋果所獨有的定價策略。

羅列任務清單

這個傳統的方法仍舊能在一定程度上幫到你，但你最好對它進行優化——隨身攜帶日程本，辦公桌上也備一份行事歷，將每日的工作任務記錄下來，及時查看，做完劃勾。重要的工作早上做，輕松的工作在疲勞時或等待項目確認的空檔利用碎片化時間完成，下午則分配一些次要但耗時的內容。不過實際上，一些真正富于決策性的關鍵方案，據說很多優秀的企業家都是在夜間獨立完成的。

明確屬下職責

優秀的老板能一眼洞察員工們的所長，所謂的因材施教、因地制宜，其實在工作中也是一樣。給員工分配其擅長的工作，能夠縮短其不必要的學習、適應與掙扎時間，提升工作效率，降低情緒成本。如果給一個擅長分析研究的人做與人接待的工作，而給擅長舞袖的人枯燥的清點工作，既浪費時間，又拉低整體水平。自愿為先，切勿讓員工帶著不情不愿的態度工作，他不會投入精力，只會越來越糟。

屏蔽無用信息

假想自己被關進了“小黑屋”，漫無目的地瀏覽網頁并不能幫你解決實際問題；而屏蔽干擾信息的來源通道，則能有效治愈拖延癥。當面臨要么接受單一信息要么不接受任何信息兩種選擇時，你只能選擇前者。這也是為什么所有的洗腦課程幾乎都是在一個封閉的、不與外界接觸的環境下進行的原因。除非必要，無需保證即時聊天工具一直在線。養成每日固定時刻登陸的習慣，別人自然懂得只在某一時刻才能找到你。

對抗拖延

只有做到了“明日事今日畢”，生活中才能有更多的閑暇時光。每周的前4天，如果你能做到盡全力與惰性抗爭，提升工作效率，到了周五，你就能享受一天額外的假期。

彈性工作制看上去很美，實際上助長了我們的惰性。以大多數媒體人與廣告公司創意人員的作息為例：上午一覺睡到十點鐘，十一點左右晃到公司，想到還有1小時就是午餐時間，便無法集中精力處理工作。緊接著是歡樂的團隊聚餐，下午三點，重新回到座位，開始緊張的大會、小會，與瞌睡作斗爭……最后，每天加班到凌晨。算算你實際的有效工作時間吧，你會明白，這些痛苦都是自找的。所以，盡管我們的工種經常需要在夜晚開工，寧愿給員工們安排超出加班時間的倒休，也堅決不執行彈性工作制，要知道，懶惰比積極更容易傳染。

我們總是對眼前的、即將取得激勵成果的事情充滿興趣，而對有長遠影響的事情不甚關心。你總能見到有人因為擔心肥胖而改變食譜，卻很少見到他為了預防癌癥而戒煙。理由很簡單，贅肉近在眼前，抬頭不見低頭見，而肺癌往往幾十年后才會發作。或許我們可以借鑒一下洗腦課程的幾項要點，給自己的惰性“洗個腦”。

保持亢奮狀態

喊口號是我們常見的洗腦手段，很多傳銷組織都會有“早課”，每天用一套“舞蹈+朗誦+唱歌”來開啟一天的亢奮。在辦公室大發神經顯然不太合適，但條件允許的話，不妨試試說“我要開始了！”來給自己一個強大的心理暗示。實際上，“中國合伙人”新東方的成功，也歸功于這一類的洗腦術。這種極端的方式適用范圍比較小，且有損你的光輝形象。大多數人只要在心中明確目標，暗自加油打氣即可。相比之下，我們更推薦你通過晨間運動的方式讓大腦和身體亢奮起來。

施加雙向壓力

如果你無法集中精神，不妨給自己制造些壓力，比如，給團隊伙伴作出承諾。具體到每項任務要完成的時間，并且明確排期。很快你就會被時間表不自覺地推著走了。洗腦課程幾乎全部都是集體課程，而且要由“老學員”來帶“新學員”。因為人是適應力極強的群體性動物，為了獲得安全感，人們會跟隨大部分人的做法行動。當你思力窮竭又渾身犯懶的時候，不如叫上你的團隊來個工作進度分享。他們不一定會提出什么支持和見解，但至少會給你群體壓力。最后，強迫自己把集中精力工作變成一種習慣，你會發現，整個過程都沒那么困難了。

定期組織workshop

并非只有4A公司的創意人員才需要workshop，召集各部門核心成員來一次階段性匯報，不僅可以舉全員之力解決棘手的問題，更能夠形成有效的監督機制。Workshop的頻率不宜太高，建議每月一次足矣，可以根據以下步驟進行安排：

1.開始之前，所有的策劃人員都要進行全方位的資料搜羅，這種創造能力的集體訓練法一般以8～12人為宜，也可略有增減 （5～15人）；

2.推定一位主持人，1～2名記錄員，讓每一個人的思維都能得到開拓；

3.討論的時間以30～45分鐘為宜；

4.在討論過程中，遵循兩個原則：匿名和禁止打斷對方發言。可以先匿名書寫觀點，并讓每個成員都試圖把所有匿名觀點都看做是自己提出的，盡力去理解、闡釋、并附加新的含義，才能確保不會有好想法被遺漏。然后收集所有觀點，進行充分、非評價性的、無偏見的交流，歸納以下幾點：自由暢談、延遲評判、禁止批評、追求數量。

高效溝通

很多時候，你發現無法通過看似有理有據的事實說服他人。因為問題并不是處在事件本身，而是你的溝通流程和闡述方式上。把握好幾個關鍵點，能幫我們省去很多工夫。

1. 看準你要搞定的人到底是誰。別在沒有決定權的人身上浪費時間。

2. 理清闡述邏輯。事先從提案中精煉出對公司最有利的部份，列出一副樹狀圖，然后充分發揮你的反推能力，先從結論和成果入手。否則，沒等說到關鍵環節，對方就已經聽不下去了。

3. 二選一法則。讓他可以選擇你已設定好的兩個備選答案中的任意一個。如果你問“您方便什么時候答復我”，那就別期待能在短期內得到回應，將提問方式變為“您方便今天下午回復嗎？”這樣才是有效溝通。

巧妙地派活兒&收活兒

在任務下發時明確時間節點，以及期望達到的效果，并提醒大家在過程中即時保存工作成果記錄，以便與事后匯報總結。以上這些要求看似平淡無奇，實際上，幾乎沒有團隊leader能在最初就一次性把它們全部要求清楚的。很多時候你會抱怨收到的東西不是自己想要的，在此之前，請先嘗試一次把話說全。而匯報總結其實是人人都覺得頭大的事，尤其是后期數據的整理。可以要求每個配合部門預先進行分項總結，再統一匯編。當然你可以跟對方說這項工作是體現對方工作成果的時間，公司的重要領導都會看到。在郵件抄送時，多賣幾個人情。

跨部門溝通，這樣更有效

1.請記住，跨部門合作，尤其是平級部門合作時，無論如何，郵件都是最差的溝通方式。不要動不動就一封郵件發過去提出要求，即使你的語氣緩和，充滿客套話，對方也只會認為又多了一件麻煩事兒而已。

2.最好預先打電話或是親自過去，了解對方手頭的項目，共同探討執行難度，再達成一致性結論后，再假裝發一個請求郵件，并收到意料之中的同意回復。

3.中途有任何難纏的問題，都優先通過私下溝通解決，再補充成郵件正文。既然如此，為什么大家都還提倡發郵件？因為郵件是“證據”。但就因為是證據，那么先別輕易留下把柄，而只把它當做事畢的結論性證據就好。

別在這兩處浪費時間

抱怨與吐槽

遇到麻煩，如果你首先想到的不是解決方案，而是怨天尤人，時間就這樣悄無聲息地溜走了。郵件大戰這種事情相信很多人都經歷過，字字斟酌，你來我往，化文字為殺器，好一場痛快淋漓！當你為自己的聰明機智與說話的藝術叫好時，不妨先冷靜一下，問題解決了嗎？

太及時回應

如果你不是客服人員，恐怕不必及時回應任何人的任何需求。手中職能范圍越大，每天找上門的人就越多，分機、OA還是其他即時通訊設備時刻保持在線，你就會不斷被打擾。樹立一個固定的溝通習慣：比如只在每天下午14點～16點間集中保持在線，處理問題。日子長了你就會發現，同事會在這個時間段內非常積極高效與你溝通，其實什么事情也沒耽誤。

優化環境

大部分職場人會在辦公桌前度過70%的工作時間，也就是說，伏案工作耗去的時間跟睡眠差不多。試想一下，假如你的床上堆滿了枕頭和衣服，每天休息前都要刨出一片空地，睡在伸不開手腳的地方……任憑誰都無法忍受這樣的睡眠環境，那么同理，也請別如此待自己的工作環境。

對有些人來說，一張雜亂的辦公桌似乎是自己工作努力的表現，他們經常會用類似“我真的忙到沒有時間收拾”這種借口來敷衍自己。但事實上，一個注重工作效率的人，根本無法允許自己在直達目標之前，浪費太多的時間在辦公桌上搜索和尋找。而且大部分時候，這些雜物還會不知不覺地抓走你的注意力。

首先，你要做的是趕緊動手，扔掉你辦公區域內可見的、跟工作無關的廢棄物，把那張桌子本來的紋理露出更多。然后是那些煩人的文件夾，比起把各種文件分類，更重要的事情是要讓你的文件夾堅挺地豎起來。否則，它們橫躺在桌面上，一不小心就會變成杯墊，重要的信息就此雪藏。需要時再去找，就變成一場桌面地震。接下來是名片，試試把每天收到的新名片歸檔到手機App里，這其實只需要5分鐘——如果你不是每天都參加兩個百人大趴的話。當然了，你還可以在App里備注對方的特征，方便隨時找到TA。最后，別忘了你的電腦桌面，作為辦公桌上最有存在感的物品，電腦桌面的打開方式決定你是否能清爽應對一天的工作。意思是，即使你的辦公桌干凈整潔，但要一直面對的屏幕上，卻連個屏保也看不清，滿是未命名的文件和圖片時，電腦也會對你感動失望，直到拖垮你的效率。

日企高管教你整治工作環境

孟捷 豐田汽車（中國）有限公司高級主管

那些打亂我們辦公環境節奏的，往往并不是些辦公用品。有時候一張汽車海報都能讓你激動半天，但環顧四周，又找不到合適的位置。只能變成某個文件夾里的存貨，有些人就直接塞進某一本雜志，直到忘得干干凈凈。還有一種，就是別人送的雞肋禮物。不過，我對雜物的處理方式很簡單，辟出最下面那塊抽屜，把暫時扔不掉的東西收進去，每個月清理一次。至于那些節日收到的快遞禮物，就不要放在辦公室里等“拉仇恨”了，當然是越快搬回家越好，或者挑兩件順眼的，送給辦公室的同事。

1.選用4色圓珠筆。

辦公桌上的東西盡可能極簡，才能比較根本維持臺面。日企通常會給員工配備4色圓珠筆，紅、藍、黑、綠，減少空間又很實用。

2.電腦桌面手動分類。

選擇自動排序，讓LOGO可以移來移去，最上面一排，放正在處理的事情。第二排放處其他部門一些case。第三排是要預覽的郵件、網站和已經處理的事情。第四排放一個Mine的文件夾，是一些私人信息，也可以做一些桌面緩存。

3.下班后隨手清理

每天下班后都把不需要的東西順手帶走，把機密和緊要文件鎖進抽屜，不僅是對一天工作的梳理，第二天工作時也會更有條理。你的職位越高，掌握的公司機密就越多，為了防止小人作弊，這么做也是穩妥之舉。

升級裝備

生命本就在于運動，但在過去的50多年來，辦公家具一直迫使我們長時間以靜止狀態進行工作。大部分職場人平均每天的入座時間長達8個小時，據權威機構Gallup研究表明，其中86%的工作者都存在體重超標或至少患有一種慢性疾病的問題。長時間坐著工作，無疑是導致這種現狀的罪魁。

人體運動學家James Levine博士指出，“當你坐著的時候，身體機能的運作會放緩，而健康風險則會增加。當你站起來或者活動的時候，就能重新激活你的身體機能”。Gallup研究指出，在工作中靈活切換坐姿與站姿可為個人和企業帶來很多益處，包括提升21%的工作效率，減少48%的安全事故發生率以及為公司帶來22%的盈利增長。這使得很多辦公家具都摒棄了傳統的理念，通過人性的設計和強大的技術，讓使用者在辦公室工作時能同時進行更多運動，一“站”式解決各類辦公健康問題。

QuickStand Lite?坐/立兩用工作站

這款具有高適應性的辦公空間工具，適用于協作性和公用辦公桌的工作環境，同樣也適用于家庭辦公室。

創新的平衡機制可讓不同身高的使用者自由自在地隨時轉換坐姿與站姿，產品具高度可調節范圍，如鍵盤平臺總高度調節高達510毫米（20英寸）；顯示器高度調節達140毫米（5.5英寸）。其毫不費力即可使用的功能，鼓勵使用者積極運動一整天，緩解長時間工作帶來的疲憊，更能有效促進員工工作積極性。

強度與穩定性

可調節鍵盤平臺和顯示器支架在打字時可提供卓越的穩定性。主組件可支撐最重達 11.3公斤（25磅）的單個或雙顯示器，讓使用者輕松調節高低，自如切換姿勢工作。優異的穩定性讓使用者在鍵盤操作或顯示屏調整高度時易如反掌，使用者無需因遷就產品的固定設定而犧牲自主活動的可能，完美貼合人體工程學的特性。除此以外，通過使用最少的工具和組件，它還能轉化成使用者理想的配置。

多功能性

高適應性讓它能被加載到任何現存的、高度固定的桌子上。其鍵盤平臺猶如提供了一張額外的小桌面，且產品占用面積極少，加上自帶的電纜管理系統能夠讓你輕松保持工作桌面整潔，從而為使用者帶來更多的工作空間。外觀上也傳承了Humanscale審美上的極簡主義，讓工作站呈現更強烈的現代感。獨特的可調節性更能完美適應家庭和企業工作空間、臨時性公用辦公桌、協作工作站以及辦理登記區。

Diffrient Smart座椅

這張以獨特線性設計為亮點的座椅融合了Humanscale革新性的傳感網技術，使它的三面板靠背像一件完美貼合的定制襯衫一樣，提供出色的腰部支撐。憑借Humanscale的體重感知、自鎖角度調節機制，Diffrient Smart可依照每一位使用者自動調整，并為任何一種姿勢提供完美的支持。秉承環保與節約用料的理念，Diffrient Smart座椅組裝僅僅包含了七個配件：椅背、扶手、座墊、承軸、調節器、底盤和腳輪。

Gigabyte Smart Lamp光驅臺燈

也許你的筆記本比起部長的Thinkpad沒多大差別，只是少了個光驅，那在公司就可能會有很多事兒干不了。而這個很奇葩的臺燈，直接搭載了一個光驅結構。對接上電腦之后，這個軟肋就從根兒上被解決了。而且你也不會覺得它礙事，晚上它還可以照明嘛！

Chuck書架

如果你的書籍、文件流動性很大，那不妨看看這個沒有多少存在感的書架。它就是幾片薄木板，兩頭用活動栓軸固定著。想放書的時候撥開兩片相鄰的木板，然后把書塞到里頭就可以了。除了書本，小飾物什么的也可以往上放，擺幅畫出來也沒多少難度。

Float工作臺

憑借其創新型專利設計，解決了高度可調節辦公桌存在的一些問題和局限性，其優越的易用性和安全特性可以輕而易舉地適應各種高度和重量。臺面下巧妙地安裝了恒力彈簧，不僅可以根據坐姿高度和站姿高度隨時調節，也幾乎能滿足所有用戶的人體工程學需求。它主要由可回收的鋼材制造，100%無甲醛，生產過程中盡量減少零部件的使用并簡化制造工藝使用，因此壽命更長且綠色環保。

Royal VKB Table Island Tidy 軟木托盤

就像你有自己的辦公區域，同理，手機、平板等配件也渴望有“畫地為牢”的權利。這個軟木制的托盤就很適合做它們的家，它采用了一體成型壓制技術，支持防水，而且有高矮不一的靠板。這意味著數碼產品可以站在這個托盤上，想用的時候取拿也更加方便。

設計師教你布置辦公室

顯而易見，在那些常見的家居風格中，簡潔的北歐風格更容易讓人放松下來。但其實我們不僅僅只做這類產品，其他風格的產品一樣能夠滿足你的需求。當然，辦公室的布置也是如此，辦公家居的風格是非常重要的，用不同的顏色和不同的材質會帶來不一樣的感受。舉個例子：如果你是使用那些比較鮮亮的顏色，那你就會有那種非常快樂、愉悅的、精神飽滿的感覺，它會給你帶來更加飽滿而充沛的精力，如果使用一些比較接近自然的元素，比如木頭的顏色，無論深淺，再搭配樹葉般的綠色，就會讓你非常的平靜，非常的放松。