對煤炭企業非生產性支出管理的探討與實踐

隨著煤炭市場的逐步回暖，煤炭企業對非生產性支出的管理和控制有所放松，導致非生產性支出增長的勢頭逐步顯露。由辦公室作主管的招待費、車輛管理費、辦公用品及辦公設備費等管理費用有較大的壓縮空間，大眾煤礦在實踐中總結出了以精益求精為抓手的非生產性支出管理辦法，從細節著手，眼睛向內，強化車輛管理，優化辦公用品、耗材管理流程，嚴格招待費管理，大力降低了非生產性成本。

一、以精益求精對抓手加強辦公室相關非生產性支出管理實踐的內涵

大眾煤礦辦公室，在工作中堅持以精益求精為抓手，結合企業當前生產經營狀況，對車輛管理、辦公耗材維修、招待費用管理等分管項目各類費用進行調研分析，并對車輛管理辦法、辦公用品、耗材管理辦法、招待費管理辦法重新進行梳理和修改，在確保服務質量不斷提高的同時，優化管理流程，加強相關費用的細節管理，減少非生產性支出，從而進一步降低成本，減輕公司經營壓力。

二、主要做法

（一）創新車輛管理，強化公務車輛管理

隨著企業車輛改革的推薦，大多企業的公車都有所減少，為提高用車效率，辦公室要加強車輛管理，統籌安排，在車輛減少的情況下，確保不影響領導和各部門的用車需求。

1.對全部運行車輛進行統籌管理。隨著車改的推進，多數企業運行中的公車數量有所減少，導致出現領導專用車閑置與非領導專用車用車緊張的現象。大眾煤礦辦公室作為車輛管理的主管部門，在確保不影響領導用車的情況下，取消了領導專用車，對所有運行車輛進行了統籌管理。同時推行駕駛員行車日志。要求駕駛員把每天出車情況記錄下來，記錄內容包括出車時間、出車地點、用車人、返回時間、里程數等方面，并不定期對駕駛員行車日志進行抽查，確保公車公用。

2.推進司機安全風險金績效考核。對司機每月出車次數與安全風險抵押金兌現掛鉤考核，大眾礦以每月司機安全事故為否決指標，每個司機每月25次出車趟數為基準，（出車趟數不分遠近，跑長途在外的一天按兩趟計算）達到25次風險金按全額發放，達不到25次的，按照一次核減20元折算，充分調動司機的出車積極性。

3.制定車輛油耗定額，每月進行考核。根據車輛用油實際情況，制定每一輛公務車的油耗定額，每月對車輛油耗依據定額實行考核。如該車輛月底考核在定額上下5%以內不獎不罰，超出定額上下5%以外的按超出的部分獎罰，獎勵按照實際節油價格的50%進行獎勵，處罰按照超出定額油耗實際價格的100%進行處罰，激發駕駛員節約用油的積極性和主動性。

（二）“化零為整”，統一辦公用品、耗材管理

一線煤炭生產企業，除管理部室外還有多個生產區隊，辦公用品、耗材消耗量比較大，以往部室辦公用品和耗材由辦公室進行管理，區隊辦公用品由區隊使用隊伍費自行購置，同時存在少數部室自行購置辦公用品之后再進行報銷的現象，管理比較混亂，針對這種情況大眾礦辦公室“化零為整”，對區隊和部室所有辦公用品進行統一管理，統一招標、統一采購，由辦公室統一發放，管理制度化、程序化、規范化，從而降低采購費用，減少浪費。

1.化零為整，統一管理

辦公室對區隊和部室辦公用品、耗材統一進行采購、發放，禁止各單位私自購買辦公用品。大眾煤礦要求各單位每月月底定時上報辦公用品申領計劃，辦公室統計后，結合實際需求統一采購，各單位每月按照定額標準進行領取。同時，禁止各部室私自采購辦公用品，對私自采購的辦公用品，報銷時辦公室將不予以登記、報銷。

2.優化流程，堵“漏洞”。

多數企業辦公耗材、辦公設備維修采區外包形式，一般由2家到3家公司輪流定期到公司對辦公設備進行維修，多家單位容易造成重復維修、維修后職責不清，大大降低了維修效果。為了防止此類現象的發生，大眾煤礦辦公室由原來的事后控制轉變為事前控制和事后同時控制，辦公室變原來加粉程序（廠家上門加粉—各單位簽字確認—辦公室確認登記確認），為廠家供打印粉給辦公室—各單位到辦公室登記、領取—廠家加粉，變原來的維修流程（廠家上門維修—區隊簽字確認—報辦公室登記、確認）為區隊上報需要維系設備—辦公室登記—廠家維修—各單位確認——辦公室確認，優化管理流程后，杜絕了重復無效維修、加墨現象的發生，同事提高了維修效率，確保部室、區隊設備壞損、缺粉及時能夠維修、加粉。

3.嚴格考核，強職責。

辦公室要根據各部室在崗人員對各部室辦公用品、耗材費用重新進行定額，增人增費、減人減費，每月進行對各部室辦公用品、耗材費用進行統計考核；每月統計一次，上一月超額的將從下一月的定額中扣除，每季度進行一次全面考核，每季度總費用不得超過當季度3個月定額的總和。

（三）“雙管”齊下，嚴格內、外招待費審批管理

1.辦公室要嚴格把關內部招待審批程序，上級檢查需安排工作餐時，由對接部門根據實際就餐人數填寫內部招待審批單，經分管領導及總經理批準后，由辦公室統一安排工作餐，除此之外，任何人不得免費就餐，

2.對外招待方面，對招待費使用進行定額管理，實行事前審批制度，外部招待經辦人必須事先填寫《外部招待審批單》，經分管領導初審后，報經營副總經理及總經理復批。公司領導批準后，經辦人到綜合辦進行登記備案，然后方可進行招待，不事先進行登記備案的外部招待，報銷時綜合辦一律不予登記蓋章。通過實行公司招待費定額管理、嚴格招待管理，嚴格招待審批程序，切實降低公司招待費用。

三、管理效果及推廣意義

大眾煤礦推行以精益管理為抓手的非生產性支出管理實踐，非生產性支出大幅降低，其中2017年車輛通行費同比減少0.35萬元，車輛維修費同比減少4.93萬元，汽車油費同比減少7.87萬元；科室和區隊辦公用品和耗材費用同比年減少 21.36萬元；外部招待費同比減少8.64萬元。

以精益管理為抓手的非生產性支出管理實踐，不但降低了非生產性成本，而且全面提高了辦公室人員的自身服務能力和工作效率，提升了辦公室管理能力；統一管理辦公用品和耗材，從根源上解決的隊伍費管理混亂的問題，同時在保證各部室、區隊正常辦公的情況下，使辦公資源充分得到合理的利用；引導員工樹立節約意識，實現從“要我節約”到“我要節約”的轉變，值得其他單位學習借鑒。

參考文獻：

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作者簡介：申韶娟（1987-），女，山西長治人，本科，主要從事辦公室文書工作以及檔案管理、辦公用品管理、招待費管理等工作endprint