淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

段蕾

摘 要：近年來，隨著信息時代的到來，各個行業(yè)都有強調(diào)信息化建設(shè)，對于檔案管理工作來說也是如此。由于檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要，高效利用檔案成為檔案發(fā)揮作用的關(guān)鍵。為此，信息時代下必須要對檔案管理工作進行創(chuàng)新。本文也就此進行探討，在介紹信息化檔案管理工作的基礎(chǔ)上，提出了具體的創(chuàng)新對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理工作 創(chuàng)新對策

隨著網(wǎng)絡(luò)科技的不斷提升，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代已經(jīng)到來，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，提高了信息處理的速度，為經(jīng)濟活動節(jié)約了成本，推動了經(jīng)濟的發(fā)展。而檔案管理作為一個企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。為此，企業(yè)必須要采取措施，加大檔案信息化建設(shè)力度，對企業(yè)的檔案管理進行創(chuàng)新，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，提高檔案管理的水平。

一、現(xiàn)階段信息時代下檔案管理信息化的相關(guān)內(nèi)容

1.1信息時代下檔案管理信息化的含義

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，人們生活離不開網(wǎng)絡(luò)的支持，互聯(lián)網(wǎng)正影響著人們的生產(chǎn)和生活，同時，也對企業(yè)生產(chǎn)管理產(chǎn)生影響。其中，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理便是檔案管理信息化的體現(xiàn)。現(xiàn)階段，利用信息技術(shù)處理檔案、接收檔案、收集保存檔案信息資源等都屬于檔案管理信息化的體現(xiàn)。另外，由于現(xiàn)階段，檔案管理問題成為了影響企業(yè)發(fā)展、城市發(fā)展的關(guān)鍵，實現(xiàn)其檔案信息化非常關(guān)鍵。目前，檔案管理信息化的主要任務(wù)就是促進信息資源的共享，提高檔案信息利用效率。要想完成這個任務(wù)，有關(guān)部門必須要意識到檔案管理信息化的重要性，積極推進信息化管理，并加大人才的利用，才能推進其順利實施。

1.2信息時代下對檔案管理工作進行創(chuàng)新的意義

首先，隨著信息時代的到來，對檔案管理工作進行創(chuàng)新可以幫助企業(yè)從人工化向智能化的轉(zhuǎn)變。加大信息技術(shù)的應(yīng)用，可以減少人力資源的投入，減少人們的工作量，而加大技術(shù)的應(yīng)用，這種管理模式會突破傳統(tǒng)管理的缺陷，利用現(xiàn)代化服務(wù)方式，可以幫助有關(guān)部門及時上傳檔案信息，從而實現(xiàn)資源共享。另外，對檔案管理工作進行創(chuàng)新是時代發(fā)展的必然要求，是滿足信息化時代下人們需求的主要手段。推進檔案管理信息化，建立數(shù)字化檔案室有利于人們迅速獲取信息，適應(yīng)新形勢的需要。最后，在檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)的人員會設(shè)置一些身份驗證、信息 驗證等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)的設(shè)置可以對訪問者的身份進行確認(rèn)后，才可以允許相關(guān)的管理人員進行訪問，這樣會最大程度上保證檔案管理工作的安全性，避免信息泄漏。

二、信息時代下創(chuàng)新檔案管理工作，提高其管理效率的有效措施

2.1合理使用資金，開發(fā)管理平臺

信息化建設(shè)其實就其本身來說，就是借助于計算機和相關(guān)的系統(tǒng)，對檔案進行整體管理的方法。首先，要想進行信息化建設(shè)，必須要投入大量的資金，通過利用資金來開發(fā)一些管理平臺，管理人員通過這些平臺就可以進行檔案管理，這是信息化建設(shè)的目的。另外，有關(guān)部門也要招聘一些專業(yè)的技術(shù)維護和工作人員，開發(fā)管理平臺，并促使有關(guān)機構(gòu)購買較好的硬件設(shè)備，以支持信息化的進程。最后，其實，信息化建設(shè)的實現(xiàn)必須要借助于各種硬件設(shè)備，通過這些設(shè)備搭建一個管理平臺工作的環(huán)境。為此，相關(guān)部門必須要購進先進的設(shè)備，保證設(shè)備的處理效率，可以滿足自己的工作需求和發(fā)揮管理平臺的實際作用，這樣的硬件設(shè)備才是具有價值的。

2.2加大人才培養(yǎng)和引進力度，努力提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)和能力將會直接影響檔案管理工作的水平。為了提高檔案管理水平，有關(guān)部門需要加大人才培養(yǎng)和引進力度。為此，首先，相關(guān)部門需要加大檔案人員培養(yǎng)力度，讓相關(guān)的管理人員定期參加一些技能培訓(xùn)，這樣會提高人們的素質(zhì)。另外相關(guān)部門需要加大人才引進力度，讓自己的人員和相關(guān)人才進行技術(shù)交流，尋找自身的差異才能做好檔案信息化建設(shè)。最后，相關(guān)部門需要建立相關(guān)的考核和激勵制度。一方面，對檔案管理人員的素質(zhì)進行考核，查看員工的個人能力。另一方面，相關(guān)部門需要采取一定的獎勵措施，鼓勵優(yōu)秀的人才進步，這樣才能為檔案信息化建設(shè)做出貢獻。

2.3完善檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的科學(xué)性

為了推進檔案管理工作的創(chuàng)新必須要對檔案信息化管理手段進行創(chuàng)新，完善檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的科學(xué)性。為此，首先，有關(guān)部門需要創(chuàng)新檔案管理手段，利用現(xiàn)代的電子檔案進行信息的收集、記錄等等，這種管理手段會提高管理效率，推進檔案管理的創(chuàng)新進度。另外，有關(guān)部門還需要對檔案管理進行規(guī)范，建立相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。例如，在檔案管理過程中，管理部門需要規(guī)范電子檔案的形成、歸檔等具體步驟，并對檔案的存儲方式也進行一定程度的規(guī)定和創(chuàng)新，這樣才會提高檔案管理的科學(xué)性。最后，有關(guān)管理部門還需要規(guī)定統(tǒng)一的格式和代碼，這樣會為檔案的安全性提供保證，保證電子檔案的安全儲存。

2.4更新信息化檔案管理理念，提高檔案信息化管理意識

要想使檔案管理工作進行創(chuàng)新，要從檔案管理人員自身開始做起，這些人員需要更新自身的觀念，提高創(chuàng)新意識。為此，首先，管理人員必須要重視檔案信息化管理工作，加大教育力度，向檔案人員傳輸信息化管理思想，更新他們的管理觀念，讓檔案管理人員接受新的管理方法，這樣才能促進檔案管理人員思想意識的轉(zhuǎn)變。另外，檔案管理人員必須要樹立創(chuàng)新意識，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代的管理方法，了解現(xiàn)代的檔案管理新技術(shù)，這樣才能提高創(chuàng)新意識，跟上時代的步伐，推進檔案管理工作的創(chuàng)新。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要，為此，在這種情況下，檔案管理工作必須要進行創(chuàng)新，引進信息化技術(shù)，合理使用資金，開發(fā)管理平臺，加大人才培養(yǎng)和引進力度，努力提升檔案管理人員素質(zhì)，完善檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，更新信息化檔案管理理念，提高檔案信息化管理意識，才能推進檔案管理工作的創(chuàng)新。

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