科研外協管理流程初探

許小明

摘 要：本文針對科研企業外協過程中出現的流程長、環節多、責任得不到落實的問題，設計了外協立項、合同談判、外協過程管理及建立信用檔案等流程方法來提高外協管理效率。這些流程中明確了具體的實施要求、責任部門，使得外協管理要求得到了落實和明確，從而減少了文件簽署流程，避免了部門之間的糾紛，從而提高了外協管理效率。

關鍵詞：外協 流程 控制 管理

中圖分類號：F426.48 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）08（b）-0190-02

科研外協指科研院所將自己承擔的科研項目中的一部分設計、加工、測試等業務委托給其他有能力完成的單位。隨著我國科技事業的大力發展及國際市場多元化的激烈競爭，科研院所完全依靠自身能力已無法滿足當前科研項目研發周期短、技術高精尖的新要求。因此，整合社會資源，進行科研外協將是大勢所趨[1]。但科研企業由于外協的內容多為技術含量高的研究內容，其外協經費很難估算且外協的結果也很難給出量化的評估。從而導致外協決策慢，使得原來很有必要的外協審簽流程變得拖沓冗長。所以，本文試著從外協的管理流程入手，對科研外協管理進行初探。

按照管理的普遍原理，落實責任、明確項目相關利益方是管理的第一要務，所以，在明確外協管理流程時，首先要明確外協項目的第一責任人，明確第一責任人的責、權、利。在科研企業中，由于項目負責人全權掌管著項目的人、財、物，所以，外協項目的第一責任人理應為項目負責人。但是，現代企業中項目負責人不可能都為企業責任人，如果外協項目充分授權給項目負責人，則勢必會帶來監管風險。綜合以上考慮，所以應當在科研企業中建立有監管的科研外協項目責任人制。這些監管措施包括管理問責、例行審計等。問責制又稱官員問責制，概而言之，就是對那些該干好而沒有干好工作的官員追究責任，對政府官員實行權責統一的制度化要求，其實質是通過各種形式的責任約束，提高官員的責任意識，限制和規范政府權力和官員行為，最終實現權責一致的目的。該理論來源于孟德斯鳩的理論、委托-代理理論和權責對等理論。企業例行審計，是指由企業內部組織的、以資產經營責任制等內部控制制度執行情況為主要內容的定期檢查、監督和評價活動，其旨在拓寬審計領域，消滅審計“盲區”，加大審計力度，促進企業誠信守約、求真務實、依法經營、規范運作[2]。

外協的管理流程主要分為外協立項、合同審簽、外協控制和外協驗收等四個環節。

外協立項是外協管理的開始，是后續工作開展的基礎。在外協立項過程中需要著重解決外協項目立項和外協單位選擇的必要性問題。外協項目立項的必要性需要項目團隊經過充分的論證，這些論證可以從本科研企業目前的能力狀況、外協項目對整個項目的意義、外協項目需要著重解決的問題等方面進行闡述。外協單位選擇的必要性問題需要外協團隊經過對潛在的供應商進行充分、廣泛的調研，調查內容包括但不限于潛在承擔方的公司注冊登記情況、相關資質、企業性質、人力資源、經營業績、財務狀況、行業聲譽、以往信用情況等。項目負責人簽署完外協立項后，就進行項目立項的公示環節。公示的范圍至少為本企業范圍內。采取各種渠道鼓勵員工對公式的內容提出疑議。在公示期內，如無異議，則由外協主管項目部門宣布進入合同的審簽環節。

合同的審簽環節主要包括：供應商選擇方案的確立、供應商的選擇、合同條款的談判及最終的簽署。供應商選擇方案的確立由企業法務團隊和科研外協項目團隊負責。在該過程中，項目團隊負責向法務團隊提供供應商選擇方案的判斷依據，最終由法務團隊確立供應商選擇方案。供應商的選擇就是按照供應商選擇方案確立的潛在供應商。完成供應商的選擇后，進入合同條款的談判及最終簽署環節。談判前，應收集談判對手資料，了解談判對手情況，同時需要關注國家相關法律法規、行業監管、產業政策、同類產品或服務價格等與合同談判內容相關的信息，涉及的材料有合同立項申請材料、合同相對方正式報價、合同技術談判材料、合同背景材料、有關資信調查資料、市場比價資料等相關材料。合同談判包括技術談判與商務談判兩個過程，其中技術談判為商務談判的前提。參與合同技術談判的人員在技術談判中應對技術協議相關條款負責，具體包括技術要求、交付時間、交付成果、驗收方法等條款的完整性和準確性。參與合同商務談判的人員在商務談判中應重點關注商務合同與技術協議的匹配性、合同金額的合理性、合同關鍵節點選定的合理性、合同進度的可行性及合同變更或解除條件等。最終形成的合同一般包括標的、數量、質量、價款（或報酬）及收支方式、履行期限、地點和方式、保密事項、知識產權、違約責任、合同生效、變更、提前終止及爭議解決的方法。

外協控制和外協驗收流程，實際上是一個項目管理流程。作為外協的甲方需要用現代的項目管理方法對項目進行管理控制。在實施科研外協過程之中時，科研院所應對供應商實施動態管理，充分發揮外協管理部門、質量管理部門和科研技術部門的作用，加強科研外協過程監督管理。具體地，科研院所應加強各部門之間的相互配合，如外協管理部門負責保持與外協方的有效溝通，督促外協項目按照所簽署的合同或協議開展工作。質量管理部門負責供應商質量保證能力的考查及科研外協過程質量跟蹤，科研技術部門負責明確具體的技術指標與要求等。同時還應加強對供應商的監督管理，外協管理部門應會同質量管理部門、科研技術部門定期或不定期對供應商進行管理、質量、技術等方面的能力檢查。另外，在項目驗收時，應按標準程序嚴格組織驗收工作。編制驗收大綱，對供應商交付的成果進行全面復檢，確認其合格后才確定合同履約的完成。首先，應按合同要求進行外觀、數量、文件資料（供應商提供的使用說明、檢驗報告、檢測數據、出廠合格證等相關證明文件）的檢查。然后，由專職的檢驗人員按照驗收大綱，對合同技術指標、功能性能、規格尺寸、外觀和缺陷等內容逐項檢查，做好原始記錄并存檔，經驗收人員驗收合格及簽字后方可辦理出入庫手續。最后，經驗收確屬不合格的，應視情況做出退貨、局部返修后回用等解決方式。在將驗收信息反饋給供應商，要求供應商分析原因，限期整改，杜絕此類問題再次出現的同時，做好供應商的信息整理工作。

最后，做好承擔方的信息檔案的建設工作，根據承擔方的資質能力、承擔項目的情況、應用反饋等方面設計一套標準化的打分系統，以不斷地提高承擔方的外協能力。

外協管理實際上也是一種項目管理。許多科研企業外協陷入一種流程越來越長、簽署部門越來越多但過程越來越成為形式的一種尷尬的境地。究其原因，就是一種責任落實不到位。雖然簽署越來越多但簽署的人員的責任卻越來越小或者模糊。所以，應當建立第一責任人制，給與第一責任人相應的權利和義務。并加強外協管理的制度建設，圍繞外協管理的立項、合同簽署、過程控制和驗收及承擔方信用檔案的建立等環節明確主要工作內容和要求。第一責任人制并不是放棄監管，準確的說應該是監管下的第一責任人制。

參考文獻

[1]崔惠絨，梅東濱.加強科研機構外協業務管理的思考[J].當代經濟，2015（29）：66-67.

[2]周煉.論大型國有企業例行審計的實施[J].企業家天地，2012（6）：72.endprint