利用Excel制作簡易投票系統

于佳含

摘要：投票系統的主要設計思路是將評委在計算機上投的電子票，通過Excel軟件中的公式進行匯總、統計，從而實現提高效率及準確率的目的。本文對利用Excel制作簡易投票系統問題進行了相應探索，并根據實際操作給出了一定建議。

關鍵詞：Excel 投票系統 匯總 統計

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）20-0194-02

人事工作中，每年年終都會對本單位各部門進行年終考核，學校通過對各部門本年度工作業績成果進行相應打分，最終評選出優秀單位并給予相應獎勵。隨著民主選舉的深入人心，考核多以投票表決的方式來進行。投票方式一般有兩種，一種是采用人工方式進行唱票、 計票和統計，一種是利用計算機對投票進行處理。前者耗費人力物力，且準確率低，后者自動化程度高、 準確率高，隨著辦公自動化水平的提高，后者逐漸成為處理投票問題的首選辦法。雖然計算機在投票領域有專門的投票系統可以對整個流程進行專業性把控，但這種投票系統制作成本較高，如果缺乏制作條件，則可能需要從其他途徑進行購買。如何利用現有Excel軟件制作簡易投票系統，降低人力物力成本的同時提高選舉統計的工作效率，就是本文要討論的問題。

一、設計思路

專業投票系統可以對現場投票情況進行實時統計，而Excel軟件進行統計的簡易投票系統則無法做到這點。簡易投票系統是在投票全部結束后對打分票進行統計，其基本設計思路為“測評票→匯總票→統計票”，即每位評委一臺電腦，投票時評委對電腦上的測評票進行操作，工作人員投票結束后對各個電腦上的測評票進行匯總，利用Excel公式對投票結果進行計算。

二、實施方法

（一）測評票

（1）測評票制作。

如圖1所示，制作一張簡單的電子打分票，為方便后期匯總統計，不建議設置表頭名稱及合并單元格，另外還需刪除同一工作簿中的其他工作表，僅保留測評票工作表，并將工作表下方名稱由“Sheet1”改為“測評票”。按照投票順序將各單位排列，首列字段分別為“序號”“單位名稱”和用于填寫評委號碼的單元格，并對相應注意事項進行標注。為規范打分結果，應對打分欄設置數據有效性。假設評分在70至100之間，則打分欄所在單元格數據有效性設置方法為：①選擇Excel菜單欄“數據”選項卡，點擊數據驗證；②在彈出的設置選項卡中，將“任何值”改為“小數”，“數據”選擇“介于”，最小值填“70”，最大值填“100”；③在出錯警告選項卡中，錯誤信息內容填寫為“請輸入介于70至100之間的數字”。這樣就可以有效避免分數的錯誤輸入，保證打分結果的規范性。

（2）投票注意事項。

打分表制作好后，在正式投票前需要對評委進行簡單的培訓。評委知道自己的評委號碼后，首先需要對測評表的文件名進行修改，文件名為評委號碼，例如“25.xls”。修改完文件名后，評委打開測評票，在指定單元格輸入自己的評委號碼，例如“評委25”。這樣，文件名為評委號碼且文件內容也標有評委號碼的測評票就可以進入下一步操作了。

（二）匯總票

投票結束后，將所有標有評委號碼的測評票工作簿匯總到一個文件夾中，然后利用Kutools插件及INDIRECT函數將所有數據匯總到匯總票工作簿中。

（1）利用Kutools插件將所有測評票工作表匯總至匯總票工作簿。

Kutools是一款可以大大提高Excel工作效率的插件，安裝Kutools之后打開Excel，在菜單欄中會出現“企業”面板，點擊“匯總”按鈕，在彈出的選項卡中選擇 “復制多個工作簿中的工作表到一個工作簿中”，點擊“下一步”，選中所有需要匯總的測評表工作簿，點擊“下一步”，根據個人需要設置相關條件或者直接點擊完成。匯總后的所有測評票工作表將以“測評票（2）、Sheet1、Sheet1 （2）、Sheet1 （3）……”等名稱依次排列，為方便后續的匯總操作，需統一工作表名稱，即將“測評票（2）”改為“Sheet1 （0）”，將“Sheet1”改為“Sheet1 （1）”，同時在最前方新建匯總票工作表，如圖2、圖3。

（2）利用INDIRECT函數采集匯總數據。

通過以上操作，所有測評票工作表已全部放在匯總票工作簿中，通過觀察不難發現，每個工作表下方標簽的名稱都是按規律排列，如果想采集每個測評票工作表中的數據，需要采集公式根據工作表名稱的規律而進行變動，這就應用到了INDIRECT函數。

INDIRECT函數是間接引用函數，可以把一個字符表達式或名稱轉換為地址引用，通過Excel拖拽的方式進行規律性改變，從而達到批量引用不同工作表、單元格數值的效果。下面以圖2為例，對采集測評票工作表數據的公式進行分析。

C2采集第一個測評票，即“Sheet1 （0）”工作表中C2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （0））'！C2"）”，C3采集“Sheet1 （0）”工作表中C3的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （0）'！C3"）”，C4采集“Sheet1 （0）”工作表中C4的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （0）'！C4"）”……

D2采集第二個測評票，即“Sheet1 （1）”工作表中C2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （1）'！C2"）”，D3采集“Sheet1 （1）”工作表中C3的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （1）'！C3"）”，D4采集“Sheet1 （1）”工作表中C4的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （1）'！C4"）”……

E2采集第三個測評票，即“Sheet1 （2）”工作表中C2的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （2）'！C2"）”，E3采集“Sheet1 （2）”工作表中C3的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （2）'！C3"）”，E4采集“Sheet1 （2）”工作表中C4的值，公式為“=INDIRECT（"'Sheet1 （2）'！C4"）”……endprint

基于以上公式分析，圖2中公式排列如下：

（三）統計票

（1）利用TRIMMEAN函數計算投票結果。

將以上匯總結果保存后，新建副本，表名改為統計票，在單位后新插入兩行，分別命名為平均分和名次，隨后可以通過TRIMMEAN函數對匯總結果進行統計，如圖5。TRIMMEAN函數可以從數據集的頭部和尾部除去一定百分比的數據點，然后求其平均值，非常適用于投票中經常出現的去掉幾個最高分及最低分的情況。其語法為TRIMMEAN（array，percent）。array 表示需要進行篩選并求平均值的數組或數據區域，percent表示計算時所要除去的數據點的比例。例如本文涉及的投票系統，假設共有30個評委進行投票，所有打分票中需要去掉2個最高分，2個最低分，以文學院的平均分所在單元格C2為例，從評委1到評委30的區域范圍為E2至AH2，則公式可以寫為“=TRIMMEAN（E2：AH2，4/COUNTA（E2：AH2））”，如圖5-1。

（2）利用RANK函數對投票結果進行排名。

在名次列可以通過RANK函數對投票結果進行初步排名。其語法為RANK （number，ref，order）。number表示需要排名的單元格名稱，ref表示排名的參照數值區域，為防止參照數值區域隨著公式拖拽變動，需要絕對引用，order值為0或1，代表排列順序。以文學院名次所在單元格D2為例，則公式可以寫為“=RANK（C2，$C$2：$C$13，0）”，為方便查看是否有并列的情況，可以在D列設置突出顯示重復值，點擊開始選項卡中的“條件格式”，選擇“突出顯示單元格規則”，選擇“重復值”，點擊確定，得到結果如圖5-2，其中突出顯示的外國語學院和化學學院表示并列第二名。

三、小結

本文中的簡易投票系統在實際工作中取得了較好的效果，基于現實中的成績及經驗，本文對打分制投票的統計問題提供了一定的解決思路，通過計算機投票、匯總、統計，將減少人力物力的投入，同時有效地提高選票統計的工作效率和準確率。

參考文獻：

[1]伍昊.你早該這么玩Excel[M].北京：北京大學出版社，2011.

[2]Excelhome.實戰技巧精粹：Excel2010 函數與公式[M].北京：人民郵電出版社，2014.

[3]Excelhome.Excel2010實戰技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2013.

責任編輯：于蕾endprint