提高門診藥房交班及盤點工作效率

——陳 琳 吳 燕 種朝陽 梁少麗 李亞軍

提高門診藥房交班及盤點工作效率

——陳 琳 吳 燕 種朝陽 梁少麗 李亞軍*

引入FOCUS-PDCA，對門診藥房交班及盤點工作效率低進行原因分析，從開發(fā)軟件、優(yōu)化系統(tǒng)、管理責(zé)任落實到人、加強制度學(xué)習(xí)等方面進行改進。使交班時間由60 min縮短至20 min，盤點時間由120 min縮短至60min。運用FOCUS-PDCA后，門診藥房交班和盤點工作效率均大幅度提高。

FOCUS-PDCA；門診藥房；交班；盤點；工作效率

First-author's address The First Affiliated Hospital of Xi’an Medical University，Xi’an, Shaanxi, 710077, China

門診藥房工作是醫(yī)院整體運行的重要一環(huán)。隨著門診量的增多，排隊候藥現(xiàn)象日益嚴重。提高門診藥房工作效率刻不容緩。交班和盤點是門診藥房工作人員的重要崗位職責(zé)。交班即對門診藥房常用及易混淆藥品進行數(shù)量清點；盤點即對門診藥房所有藥品進行數(shù)目清點及有效期檢查。交班和盤點占用藥房工作人員大量時間，尤其是交班工作，嚴重影響了門診藥房工作效率。為了更好地服務(wù)于患者，提高工作效率，西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院藥劑科門診藥房引入FOCUS-PDCA，取得了較滿意效果。

1 現(xiàn)狀及原因

門診藥房每天面對大量患者，不僅承擔著門診患者的藥品調(diào)劑工作，還負責(zé)藥品分裝等工作。門診藥房全體成員對工作中存在的問題進行討論，通過投票，將“提高門診藥房交班及盤點工作效率”確定為持續(xù)質(zhì)量改進課題，同時成立CQI(Chartered Quality Institute，持續(xù)質(zhì)量改進)小組。

CQI小組依據(jù)《藥劑科工作制度》《門診藥房逐日交班及盤點制度》《藥品調(diào)劑管理制度》等，明確盤點流程為：人員分工→盤點→數(shù)據(jù)核對→登記。通過對交接班及盤點時間統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，門診藥房逐日交班及盤點工作效率較低。對此，組織門診藥房全體成員對問題原因進行打分，統(tǒng)計結(jié)果表明：在人員、設(shè)備、制度、環(huán)境等方面均存在問題，見圖1。

經(jīng)小組討論分析，確定4條主要原因：(1)電子貨位與藥架貨位無法同步編輯，即盤點表上顯示的藥品順序與實際每個藥架藥品貨位順序不匹配；(2)藥品貨位存放不合理，一些同類藥品未集中放置；(3)門診藥房工作人員對制度執(zhí)行不到位，交班及盤點不認真，盤點結(jié)果有待確認；(4)藥品貨柜管理責(zé)任不明確，未責(zé)任到人。

2 PDCA實踐

2.1明確改進方案與目標

針對存在問題，在進行制度學(xué)習(xí)和查閱文獻資料[1-2]后，采用頭腦風(fēng)暴法，經(jīng)小組討論分析，對交班和盤點工作效率進行改進，制定詳細工作計劃：與信息科溝通，經(jīng)組長批準，對藥品貨位進行分類編程管理；對全體工作人員進行制度培訓(xùn)，增強責(zé)任意識；貨柜管理責(zé)任到人。小組每月召開1次會議，對上月工作進行匯總，并對下一階段工作制定計劃和方案。

圖1 門診藥房交班及盤點效率低的原因分析

同時，針對門診藥房實際，設(shè)定此次項目改進目標為：交班時間≤20min，盤點時間≤60min。

2.2方案實施

門診藥房通過以下措施進行質(zhì)量改進：(1)開發(fā)軟件，對貨位進行分類編程，使藥品與貨位一一對應(yīng)；(2)對信息系統(tǒng)定期進行優(yōu)化和維護；(3)藥品貨柜管理責(zé)任到人；(4)加強貨位管理，藥品及時歸位，貨位有變動及時通知；(5)對藥房全體人員加強制度培訓(xùn)，增強責(zé)任意識；(6)對新員工加強培訓(xùn)，促其快速熟悉貨位；(7)落實制度，增強工作人員責(zé)任心；(8)加強日常監(jiān)督管理等。

2.3效果檢查

在每周交班時間中抽樣2次檢查結(jié)果，取每月平均值為衡量指標；以每月盤點時間為檢查結(jié)果，取每月盤點時間為衡量指標。經(jīng)統(tǒng)計，交班時間由60min縮短為20min，盤點時間由120min縮短為60min，均達到了改進目標，提高了交班及盤點工作效率。

2.4持續(xù)改進

確保門診藥房工作人員熟練使用開發(fā)軟件，貨位分類編程，使藥品與貨位一一對應(yīng)，藥品貨柜責(zé)任到人，每人均能及時整理貨柜，使每種藥品保持有序擺放及合理歸位。將軟件使用及貨柜管理責(zé)任到人，并應(yīng)用到以后的工作中。

與此同時，在本次PDCA循環(huán)中也發(fā)現(xiàn)了該軟件存在一些不足，如缺少藥品批號和有效期信息。擬在下一次質(zhì)量改進過程中增加藥品批號及效期管理警示信息。

3 結(jié)論

FOCUS-PDCA是進行質(zhì)量管理的有效方法，目前已被應(yīng)用于醫(yī)院等級評審中[3-5]。《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則(2011版)》充分運用PDCA理論，體現(xiàn)了醫(yī)院評審不僅關(guān)注結(jié)果，而且更加關(guān)注質(zhì)量持續(xù)改進[6-8]。藥劑科將PDCA循環(huán)理論運用到門診藥房交班和盤點工作中，大大提高了門診藥房工作效率。

然而在此過程中也遇到了一些問題，比如盤點時間為下班前1 h，工作人員注意力不集中，工作狀態(tài)不佳；患者未及時取藥或退藥，導(dǎo)致信息系統(tǒng)查詢不準確等，不能及時準確地對藥品進行盤點。對此，可以積極鼓勵藥房工作人員，合理安排工作時間，避免疲勞工作；對未及時取藥或退藥進行登記，方便盤點查閱等。在下一輪PDCA循環(huán)中，計劃增加藥品批號及效期管理警示信息，繼續(xù)加強盤點管理，進一步優(yōu)化盤點效率，使藥房工作更加精準、有效。

此次實踐證明，PDCA循環(huán)是門診藥房工作可采用的良好的質(zhì)量管理工具。在今后的工作中，也可將PDCA循環(huán)理論運用到藥房其他項目管理中，比如加強門診藥房患者用藥教育及門診藥房精麻藥品管理等，從而提高門診藥房工作效率以及服務(wù)質(zhì)量，提高患者滿意度，進而提升醫(yī)院服務(wù)水平。

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The FOCUS-PDCA was introduced to analyze the causes for the low efficiency of duty shift and inventory check in the outpatient pharmacy, and improvements were made from aspects of the development of software, systems optimization, implementation of the management responsibilities, strengthening the learning of regulations, etc. The shift time decreased from 60 min to 20 min, and the inventory time decreased from 120 min to 60 min. The use of FOCUS-PDCA effectively improved the efficiency of duty shift and inventory check the outpatient pharmacy.

FOCUS-PDCA; Outpatient Pharmacy; Duty Shift; Inventory Check; Work Efficiency

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.5.04

陳琳吳燕種朝陽梁少麗李亞軍*

李亞軍西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 陜西 西安 710077

ImprovementoftheDutyShiftandInventoryCheckEfficiencyinOutpatientPharmacy/CHENLin,WUYan,ZHONGChaoyang,etal.//ChineseHealthQualityManagement，2017,24(5):09-10

李亞軍：西安醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院院長

E-mail：liyajun9@hotmail.com

2016-10-21

修回日期：2017-04-20

責(zé)任編輯：吳小紅