事業單位人事檔案管理中的新思路分析

摘要：在經濟飛速發展的今天，事業單位也被提出了更高的服務要求，其中，人事檔案管理作為事業單位工作中的重要環節，全面反映了事業單位員工的工作狀態、個人經歷和才能成績，是上級領導對干部進行選拔和任用的重要依據，對事業單位的運行狀態和服務質量有著重要的影響。近年來，事業單位正在努力進行工作的改進，在人事檔案管理方面進行了一定的增強，但是還存在很多的問題，本文將從事業單位人事檔案管理的現狀出發，尋找其解決方式。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；改進

近年來，隨著事業單位人事制度的不斷改革，事業單位的人才和服務質量也得到了提高，但是事業單位現有的人事檔案管理制度存在很多的漏洞，使得當前事業單位的人事檔案管理效果不佳[1]。想要把事業單位人事制度改革的成果切實的落實到實處、提高事業單位的辦事效率，就要對人事檔案管理進行改革，本文就針對該問題進行探討，希望能夠促進事業單位的人事檔案管理工作。

一、提高事業單位人事檔案管理的必要性

1）是人力資源管理的社會價值的體現。人事檔案管理工作是依據國家法律履行社會職能的重要工作，其特殊的社會屬性決定了其特殊的意義。事業單位的人事檔案管理包含了事業單位員工的身份、資歷和社會表現等情況，事業單位根據這些情況對員工進行人事調整，進行待遇、薪資和社會保證等的制定，對員工的個人發展和事業單位的運行有著重要的意義。2）是深化人力資源改革的保證。事業單位由于其本身的性質原因存在很多的固有弊端，管理上也存在很多的漏洞，人事檔案管理工作也存在很多的問題，比如事業單位崗位設立的不合理、人員冗雜，人員的配備與崗位需求不相符等，使得事業單位的結構存在很大的問題，造成了人才的閑置和機構結構的臃腫，最終導致了事業單位的工作效率低下、做好事業單位的人事檔案管理工作能夠幫助事業單位的人員配置更加合理化，對于精簡機構設置、提高機構的運行效率有著積極的作用。

二、當前事業單位人事檔案管理存在的問題

1）對人事檔案管理工作的認知不夠。在我國的事業單位中，人事檔案管理機構一直都是比較默默無聞的機構，不像其他的部門經常會做出突出的成績，所以在很多的領導和其他人看來，檔案管理工作與單位關系不大，就是簡單的抄寫資料，與單位其他部門之間的關系不緊密，無法對單位產生效益，平時根本無人問津[2]。所以現在的很多事業單位領導都會忽略了檔案管理工作的重要性，在進行單位的整體工作規劃時經常都會忽略該部門，最終造成單位的檔案管理工作滯后。

2）管理水平不高，基礎設施薄弱。由于我國對事業單位進行了改革，所以現在的很多事業單位員工都是競爭上崗，所以在素質和能力上都有了很大的提高，但是檔案管理部門不同。很多單位的檔案管理部門都是由其他部門的工作人員進行兼職的，本身并不具備專業的檔案管理工作能力，日常工作也不盡心，所以檔案管理工作的效率很低。很多的單位由于不重視檔案管理工作，所以在基礎設施上也存在很多的問題，很多的單位檔案管理室都是把辦公室、倉庫和圖書館融合在一起，并且沒有配備專門的防盜、防火、防水措施，對檔案的保護管理工作不到位，使得很多的檔案發生丟失或者損毀，嚴重影響了檔案的完整性和真實性。

3）檔案收集工作缺乏力度。檔案收集工作主要是檔案的歸檔，這方面主要存在這幾個問題：一是檔案歸檔工作不完善，員工的專業素質低下，檔案的歸檔不及時；另一個問題是檔案收集不完善；三是檔案的真實性和穩定性不夠，有些單位在進行檔案資料的收集和整理過程中，工作不到位，材料的真實性有待考證，部分檔案存在雷同現象，這就影響到了檔案的后期利用。

4）檔案的利用效率低下。事業單位的人事檔案記錄著單位工作人員的工作信息、經歷和個人資料，對于人員的升遷變動和獎懲有著一定的參考作用。但是現在的很多事業單位在檔案資料的利用方面存在很大的問題，現在的的事業單位人事檔案還是重保密輕使用的狀態，不懂得對檔案進行使用。

三、事業單位人事檔案管理的創新方法

1）加強組織領導，增強檔案管理意識。單位要切實地加強檔案管理意識和相關的組織領導，將加強檔案管理作為單位的日常工作進程中，對其進行相應的規劃。單位的領導者要從根本上增強對檔案管理工作的重視程度，加強相關領導工作，把檔案管理工作上升到單位的戰略高度，建立相關的管理小組，單獨對其進行管理，并選派領導直接負責，對檔案管理工作進行相關的詢問和關注，定期進行相關的考核，建立完善的檔案管理制度及相應的審核機制，促進人事檔案管理工作的規范化[3]。

2）加強基礎設施建設，完善管理制度。要建立專門的檔案資料管理室，并加設專門的鐵制檔案柜、 檔案密集架、 計算機、 復印機、 空調器、 去濕機、 滅火器等較為先進的檔案保護設備， 并安裝防盜門窗， 防光窗簾， 管理室要做到防水、防火、防潮等基本的要求，加強對檔案的保管[4]。現在隨著技術的進步，很多單位的檔案保管都采用電子方式，即用計算機建立專門的數據庫，這樣既方便又對檔案進行了備份，便于后期的使用、抽調。要建立和完善人事檔案管理制度，健全檔案功能，保證檔案的真實性和完整性，為以后的使用提供更加完善的資料，為單位的人事調動等提供更加準確的參考資料。

3）加強檔案收集工作，提高檔案管理質量。單位要加強人事檔案的收集工作，提升檔案的管理水平。隨著我國事業單位的員工上崗和考核機制的建立和健全，人事檔案作為重要的人事參考資料對企業有著重要的作用，所以檔案的收集工作也應該更加的仔細認真，檔案的收集人員要加強檔案資料的收集，并具備一定的鑒別能力，對相關的事實進行仔細的核查，保證檔案資料的真實性[5]。

四、結語

當前我國的事業單位正進入轉型發展的關鍵時期，人員的錄用、調動、獎懲都是將來的重要工作內容之一，所以加強對人事檔案的管理是必然的，加強檔案管理工作，建立完整的檔案管理制度，增強檔案工作的利用率，能夠為事業單位的人員調動和工作質量起到積極的作用。

參考文獻：

[1]張玉曉.事業單位人事檔案管理的創新思路分析[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2012，10：5657.

[2]曲健.事業單位人事檔案管理的新思路[J].辦公室業務，2013，10：126+124.

[3]蔣榮蓉.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2013，19：182.

[4]李鳳娟，牛穎.關于事業單位人事檔案管理創新思路的探討[J].黑龍江史志，2015，01：272.

[5]張哲冰.事業單位人事檔案管理創新思路思考[J].才智，2015，32：248.

作者簡介：嚴紅利（1983），女，土家族，重慶秀山縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。