Excel函數在學生信息表及學生成績分析表中的應用

摘要：越來越多的學校課程考核發生了很大的變化，無形中也加大了對成績處理的難度，還有大量的學生信息的處理，這是一個費時費力的工作。傳統的方法不僅效率慢還易出錯，已經越來越讓教師們頭疼了。面對這一問題，excel函數隨之應用到各個學校以及辦公領悟中，占據了不可動搖的地位。excel相關函數的使用大大提高了工作效率和數據信息后期處理的準確性，成為辦公環境下當之無愧的寵兒。究竟是怎樣的魅力，怎樣的便捷，讓excel的地位無可替代，本文我們針對如何整理學生信息和學生成績分析進行深入的研究和討論。

關鍵詞：excel函數；數據信息管理；excel的應用

隨著excel函數的推廣以及應用，為很多學校甚至是辦公人員得到了很大的便利，讓excel函數在文字處理軟件中獨占鰲頭。excel函數的使用不光有求和、求平均值等這些簡單的應用，excel函數作為數據信息處理的手段，它的功能是十分強大的，在學校里，應用的很多是一些簡單的計算方法，其實在辦公工作中，很多理工科等精通的人才用來管理復雜的數據信息、表格等，還用來建立小型的數據庫，來進行更繁瑣的數據信息計算。所以說excel的出現，是文字處理軟件的一個里程碑的發明。

一、excel函數的概述

excel通常被人們稱為電子表格，是把表格、圖形、計算于一體的軟件，是目前辦公自動化最重要的軟件。除了學校，還有很多國際公司等大型公司也是作用excel來進行辦公的。但是目前很多人都只是停留在制作表格和進行圖形分析這些簡單的流程中，其實excel最強大的地方在于對數據信息進行自動的處理計算，對于excel進一步的深入的應用還需要加強。

excel的主要功能是通過預定義的公式，使用特定的參數，然后按照順序或者結構自動的處理數據信息的計算。還可以用他們對某個部分進行的數據信息進行處理，例如計算平均值、求和、按一定順序排序都是學校對學生數據信息和學生成績統計的常用的方法，屢試不爽。

excel函數一共有11種，有數據庫函數、文本函數、日期與時間函數、邏輯函數、工程函數、查詢和引用函數、財務函數、統計函數、信息函數自定義函數、數學和三角函數，其發展的前景還是很可觀的。

二、excel函數的應用

（一）excel在學生考試成績的總體評估統計中的應用

1）參加考試人數的統計。將人數放入單元格，插入“計數函數”，選定要計數的區間，回車即可。2）學科總分的統計。要求出學科總分，只需要選定要計算的單元格，插入“求和函數”，選定單元格，回車。3）學科平均分的統計。選定要計算的單元格，插入“平均值函數”，在選中單元格，回車。4）學科及格人數統計。先選定要計算的單元格，插入“COUNTIF函數”，當彈出一個對話框，輸入要統計的區間，在點擊右邊的矩形框，輸入及格條件，點擊確定即可。5）學科及格率統計。選中要計算的單元格，并輸入相應的公式，運用計數函數加上計數區間，就可以算出及格率了，及格的人數也隨之算出啦。6）每個學科的優生人數統計。計算方法和計算及格人數差不多，首先選中單元格，插入“COUNTIF函數”，不過參數要改為大于80，這樣就能算出每科的優生了。7）每個學科的最高分查詢統計。先選擇要把最大值放入的單元格，然后選中右擊插入“MAX函數”，并且輸入公式，回車就能得到最高分了。

（二）excel在考試成績里對班里學生個體成績的統計評估的應用

excel對學生個體成績的統計的應用。，首先要把語文、英語、數學等學科的成績放入相應的單元格，選定要計算的同學的相應的單元格，插入“求和函數”，回車即可得到該同學的總分，如果選中該同學的總分單元格按照控制炳往下拖或往上拖，也可以算出其他同學的總分。

三、excel在應用中應注意的問題

為了更好的應用excel，在使用過程中應該注意一些問題。例如：1）設置錄入錯誤警告，如果輸入的數值不在設置的范圍內，系統就會自動發出警告，辦公人員就可以及時發現問題，及時改正，將失誤的概率降到最低。首先選中菜單欄里的數據，然后打開數據有效性面板，點擊設置，然后輸入合適的數值，這樣在輸入成績的過程中就不會出現夸張的數值了。2）設置重復錄入提示。為了防止重復輸入學生的姓名，可以在姓名所在的列進行重復錄入提示。首先選中學生姓名所在的單元格，點擊格式，打開條件格式，在條件格式的公式里輸入條件求和函數，同時在格式里設置背景顏色和樣式，點擊確定，在重復點擊一次確定，就可以了。3）設置隱藏數據0。為了防止表格中因為太多的0而使表格看起來很模糊的問題，可以設置隱藏數據0，讓表格更加清晰。首先選中要設置的單元格，打開菜單欄中的“格式”，然后打開“單元格格式” 在點擊“數字” ，點擊“分類”，點擊“自定義” ，點擊“類型”，在“類型”中輸入“0——0”，最后點擊“確定”即可。4）建立模板。很多表格都是重復使用的，比如學生的成績單，這樣的表格就可以復制之前的表格，建立一個模板，這樣在輸入成績的時候只需要修改數值就可以了，不會在麻煩的去重新的建立表格了。首先按右鍵重新建立一個工作表，然后打開之前的工作表，選中表格，復制，然后打開新建的工作表，右擊粘貼，就完成了復制工作表的任務了，建立了模板，工作就方便多了。

四、結論

excel的應用，讓教師們擺脫了傳統的人工計算的復雜過程，提高了工作效率，也大大降低了出錯率，而且還為學校的學生信息管理帶來了極大的便利。還可以復制模板，不必為了制作表格耽誤時間，讓信息管理不在是一個費時費力，讓人頭疼的工作了。

在辦公室的工作里，當然也少不了它的身影，無論是簡單的操作，還是復雜的系統，都是辦公人員離不開的重要軟件。應該更加深入的了解excel函數，了解它更多的功能，為以后的工作帶來更大的便利和更高的效率。

參考文獻：

[1]尚振國，王華.Excel在控制圖中的應用[J].中國質量，2016，04：8385.

作者簡介：呂昆（1985），男，漢族，河南濟源人，畢業于河南理工大學計算機科學與技術專業。