針對合同管理中軌道交通工程檔案完整性管理機(jī)制的探討

高艷霞

摘要：結(jié)合實際對合同管理的軌道交通工程檔案完整性管理的機(jī)制內(nèi)容進(jìn)行分析，首先闡述合同管理軌道交通工程檔案管理的完整性主要內(nèi)容；其次，在分析檔案完整性管理難點的同時，提出了相關(guān)完整性檔案管理的措施，希望研究之后能夠給相關(guān)的工作人員提供一定的參考，從而保證軌道交通工程能夠有效的開展。

關(guān)鍵詞：合同管理；軌道交通工程；檔案完整性；管理機(jī)制

城市軌道交通通常來說都是比較大型的施工項目，其不僅關(guān)系著城市交通狀況的改變，同時也會促進(jìn)城市的發(fā)展和進(jìn)步。城市軌道交通項目的建設(shè)工期比較長，參與單位多且文件資料量大，所以檔案管理人員有著非常大的工作壓力。比如，某地區(qū)的地鐵1號線工程，建設(shè)周期就達(dá)到6年之久，在整個施工過程中形成大量的檔案資料，已經(jīng)超過兩萬兩千卷。這還僅僅是一條地鐵線路，如果繼續(xù)建設(shè)城市軌道交通線路，必然會產(chǎn)生更加大量的檔案資料。

一、概述

現(xiàn)代會計學(xué)中有一個勾稽關(guān)系的概念，其主要的意思就是說在會計資料中，任何一部分內(nèi)容或者數(shù)據(jù)都會與其他的內(nèi)容或者數(shù)據(jù)存在某種內(nèi)在的聯(lián)系，也就是說任何一個數(shù)據(jù)都是獨立存在的，但是存在一定的相互影響，如果發(fā)現(xiàn)勾稽關(guān)系不成立或者出現(xiàn)差異，那就能夠判定該會計信息是虛假信息，或者是不準(zhǔn)確信息。將該概念引入到城市軌道交通的檔案資料管理中，除了項目實施的可行性報告、可行性批復(fù)以及城市交通規(guī)劃圖等政府部門批復(fù)文件之下，其他的檔案資料都會與工程的合同存在某種聯(lián)系。這種情況的存在，主要是因為我國目前實施的是項目經(jīng)理人管理制，很多的工程在實施的過程中都會存在分包的形式，將不同專業(yè)委托給不同的單位來進(jìn)行施工，其中最為主要的就是勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位，這些單位的工作開展也都是以合同為基礎(chǔ)的。

二、合同管理軌道交通工程檔案管理完整性分析

以某地的地鐵1號線工程為例分析，在工程的合同簽訂前，需要進(jìn)行合同立項審批；立項之后，主管單位需要采取招標(biāo)等方式來確定施工單位；合同簽訂后由有關(guān)部門嚴(yán)格管理合同實施過程；合同實施完成之后，由相關(guān)部門檢查驗收；合同執(zhí)行完成由財政與審計部門進(jìn)行結(jié)算。在整個合同執(zhí)行階段，所有的資料都必須制作成工程文件資料的形式，由檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的分類管理，從而形成城市軌道交通工程檔案。從上面分析可以發(fā)現(xiàn)，在合同檔案管理中需要建立如下檔案賬：

一是合同管理部門要制作簽訂合同臺賬，其中包含了整個項目中所有與分包公司簽訂的合同，全面的整理制作臺賬；

二是合同管理部門向檔案部門移交合同文件清冊，主要是所有合同文件的明細(xì)分類賬；

三是檔案管理部門的歸檔合同賬，即檔案管理部門根據(jù)所接收到的文件資料整理；

四是合同授予過程檔案賬，合同授予方式主要指的是招標(biāo)過程、談判過程、采購過程等制定的合同，其中包含了合同簽訂過程的所有資料，也包含調(diào)查分析與其他單位的資料等；

五是合同履行成果檔案賬，即檔案部門所有參與到項目中的單位在合同執(zhí)行過程中所有的技術(shù)文件資料，其中包含了咨詢服務(wù)、施工階段、監(jiān)理工作等所有檔案資料；

六是合同管理部門制作的項目審結(jié)清冊，即整個項目在結(jié)算過程中所形成的檔案資料清冊；

七是歸檔合同結(jié)算檔案賬，即工程實施當(dāng)?shù)氐呢斦c審計部門根據(jù)檔案資料所形成的項目結(jié)算資料，同時也有建設(shè)單位的內(nèi)部審結(jié)資料。

三、完整性檔案的措施

上述的城市軌道交通檔案是項目實施過程中所必不可少的，直接反應(yīng)整個項目的實施階段實際情況，從而也就有了對于檔案完整的客觀評價依據(jù)。主要做法如下所示：

第一，將合同簽訂部門所制定的臺賬與檔案移交管理部門的檔案資料進(jìn)行對比分析，總結(jié)出其是否存在差異，從而可以確定檔案資料是否具備完整性；

第二，對比合同管理部門的移交的合同清冊與合同賬目，從而可以保證在整個檔案合同歸檔、整理時的全部達(dá)到要求，資料完整、準(zhǔn)確；

第三，對比檔案管理部門所整理的檔案管理臺賬與合同執(zhí)行過程中的檔案賬目，并且需要了解在招標(biāo)、采購、施工環(huán)節(jié)中檔案存在的差異，從而可以確定整個環(huán)節(jié)中的檔案資料是否具備完整性；

第四，對比合同檔案賬與合同執(zhí)行結(jié)果的檔案賬，并且需要掌握所有文件資料的整體情況，檢查是否存在有漏項、錯項等問題，確保所有檔案資料完整、準(zhǔn)確；

第五，對比分析歸檔合同檔案與結(jié)算項目清冊的項目是否一致，從而可以了解合同結(jié)算過程中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和工作進(jìn)度，同時需要將已經(jīng)完成的結(jié)算項目進(jìn)行全部歸檔記錄，避免出現(xiàn)項目的遺漏；

第六，對比整個合同檔案與階段資料，從而可以了解結(jié)算過程中的檔案整體狀況是否符合要求，并且需要催促將沒有整理歸檔的檔案存檔。經(jīng)過上述檔案資料的對比可以確定城市軌道的交通檔案資料是否具備完整性、準(zhǔn)確性，管理人員也能夠了解整個項目實施的全部過程，對于后續(xù)的工作也能夠有明確的依據(jù)，從而可以根據(jù)檔案的實際情況來進(jìn)行檔案資料的催繳。對于存在不準(zhǔn)確的檔案資料需要發(fā)回相應(yīng)的部門進(jìn)行核實與確認(rèn)。

為了充分做好檔案管理工作，還應(yīng)該從以下幾個方面出發(fā)進(jìn)行：

其一，合同簽訂、工程驗收以及結(jié)算等過程都是關(guān)系著各方利益的環(huán)節(jié)，所以必須要保證所有的數(shù)據(jù)非常的準(zhǔn)確，同時也應(yīng)該做好檔案管理工作，記錄整個環(huán)節(jié)，并且將其作為施工項目管理工作的重要環(huán)節(jié)，不能存在檔案資料缺失的情況，確保其能夠真實反映工程實際情況；

其二，檔案管理工作并不僅僅是檔案管理部門的職責(zé)，如果只是通過檔案管理人員來開展檔案管理工作必然會導(dǎo)致其不全面，也容易出現(xiàn)錯誤，所以需要上述的工程部門全部參與到檔案管理工作中，以確保工作質(zhì)量達(dá)標(biāo)；

其三，從上文中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作需要在項目實施的各個階段來進(jìn)行，檔案管理部門為主，同時還需要建立完善的檔案核查管理制度，定期組織人員檢查檔案歸檔情況，直到工程合同關(guān)閉。

四、結(jié)語

城市軌道交通項目具有較高復(fù)雜性，涉及到多個專業(yè)，但是在合同執(zhí)行過程中，應(yīng)該充分做好檔案管理工作，需要各個部門積極配合，然后加強審核管理，從而保證檔案的準(zhǔn)確性和完整。

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（作者單位：鄭州市軌道交通有限公司）