淺談檔案管理的保密工作

摘要：檔案記錄著一個(gè)組織或個(gè)人所有重要的信息，它的安全保存與管理是一個(gè)組織能否正常運(yùn)行的前提條件，也是維持其核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵一步。一些檔案直接存放著企業(yè)或者組織關(guān)鍵技術(shù)資料，只有對(duì)其進(jìn)行有效的保護(hù)才能保持企業(yè)的領(lǐng)先地位，其關(guān)鍵性不言而喻。從大格局角度來(lái)看，也就是在國(guó)家立場(chǎng)分析，對(duì)檔案的保密工作是國(guó)家與國(guó)家之間開(kāi)展競(jìng)爭(zhēng)的重要戰(zhàn)場(chǎng)，如果國(guó)家機(jī)密遭到竊取，落入敵對(duì)勢(shì)力手中，那就將對(duì)國(guó)家安全構(gòu)成嚴(yán)峻的威脅。就小的角度來(lái)看，比如在公司層面進(jìn)行分析，這也是左右公司發(fā)展前途的戰(zhàn)略行為。文章以企業(yè)的檔案保存與管理工作為切入點(diǎn)，對(duì)該項(xiàng)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并且針對(duì)此類問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密；問(wèn)題；對(duì)策

伴隨著社會(huì)的進(jìn)步，公平公正公開(kāi)的理念深入人心，對(duì)信息公開(kāi)化的呼聲日漸高漲，這就給檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，與此同時(shí)，在信息化時(shí)代各利益階層越來(lái)越重視對(duì)信息的獲取，如何做到既滿足信息公開(kāi)的需求，又不損害保密原則，成為了各組織工作的重點(diǎn)。

一、現(xiàn)在企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

就當(dāng)前情況反映的問(wèn)題來(lái)看，在檔案管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種涉及保密的問(wèn)題，這些問(wèn)題暴露了管理工作的不完善之處，例如相關(guān)人員對(duì)保密工作的認(rèn)知不夠深刻、對(duì)于檔案在轉(zhuǎn)運(yùn)或保存過(guò)程中遺失的問(wèn)題未能有效處理和將信息泄密成為盈利手段的不良行徑等。

1.對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視。在人為因素上看，現(xiàn)在企業(yè)的保密工作者沒(méi)有相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)和警惕性，他們并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)于整個(gè)團(tuán)隊(duì)的重要性。在制度上，組織必須具有相應(yīng)的管制規(guī)章制度，這點(diǎn)國(guó)內(nèi)很多企業(yè)做的很好，然而由于保密工作者的態(tài)度問(wèn)題，不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ骺隙〞?huì)帶來(lái)一些紕漏，這將會(huì)給檔案管理帶來(lái)很大的麻煩。

2.檔案資料遺失問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。社會(huì)的進(jìn)步帶來(lái)了一體化工作的推進(jìn)，企業(yè)逐漸成長(zhǎng)為集團(tuán)，一個(gè)現(xiàn)代化產(chǎn)品勢(shì)必會(huì)涉及多學(xué)科、數(shù)個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)，這就導(dǎo)致一個(gè)問(wèn)題，保密人員根本意識(shí)不到其他領(lǐng)域工作的重要性，就會(huì)缺乏安全意識(shí)。這樣一來(lái)，檔案資料就會(huì)被其在無(wú)意間泄露出去，釀成悲劇。另一方面，保密人員自身有強(qiáng)烈的保密意識(shí)，但是工作太具有隨意性，處理過(guò)的檔案不按要求進(jìn)行存放，這也為其他人員泄密提供了可能性。

3.現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的使用，雖然給檔案管理提供了便利，但也加大了泄密的風(fēng)險(xiǎn)。信息技術(shù)的推動(dòng)下，信息管理系統(tǒng)孕育而生，并迅速移植到了企業(yè)之中，好的方面就是，省去了檔案袋分類處理過(guò)程中的人力勞動(dòng)，大大提高了辦公效率，而另一方面，信息安全問(wèn)題將是隨時(shí)懸在保密工作者頭頂?shù)睦麆Αｏ@然，在現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，如果單純依靠殺毒軟件和身份驗(yàn)證的措施依然不能保證自身網(wǎng)絡(luò)安全。如何在信息化條件下做好檔案管理工作，將是技術(shù)人員必須克服的挑戰(zhàn)。

4.企業(yè)內(nèi)部員工進(jìn)行泄密的情況屢禁不止。社會(huì)逐利思潮的興起，勾起了拜金主義者的人性欲望，使得私下機(jī)密信息交易活動(dòng)頻繁發(fā)生。甚至，極端主義員工以偷竊的手段獲取公司機(jī)密，而后進(jìn)行倒賣獲取暴利，很遺憾，這些行為存在于各個(gè)公司之中，并且難以根除。

二、如何做好企業(yè)檔案管理和使用過(guò)程中的保密工作

1.強(qiáng)化對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的制度化建設(shè)，按照檔案的重要性進(jìn)行等級(jí)劃分，不斷優(yōu)化保密團(tuán)隊(duì)的配置。在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)，必須成立具有專業(yè)素養(yǎng)的保密工作團(tuán)隊(duì)。做好制度層面的建設(shè)，制定相關(guān)規(guī)章制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。當(dāng)然，任何工作沒(méi)有監(jiān)督是不行的，企業(yè)應(yīng)該強(qiáng)化檢查力度，對(duì)保密工作進(jìn)行隨時(shí)抽查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就要進(jìn)行嚴(yán)肅處理。相應(yīng)的，國(guó)家也對(duì)檔案管理保密工作出臺(tái)了相應(yīng)的法案，企業(yè)應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，其中重要的一點(diǎn)就是，對(duì)檔案采取層級(jí)劃分，并根據(jù)不同層級(jí)采用不同安保措施。特別要預(yù)防他人進(jìn)行檔案查閱和使用時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)泄露問(wèn)題。

2.對(duì)檔案保密工作人員進(jìn)行保密法制宣傳教育，提高其法律意識(shí)。檔案保密工作者是企業(yè)穩(wěn)步向前發(fā)展的衛(wèi)士，在企業(yè)保持核心競(jìng)爭(zhēng)力的方面承擔(dān)關(guān)鍵角色，對(duì)于當(dāng)前甚囂塵上的泄密活動(dòng)，加強(qiáng)企業(yè)檔案保密工作者的法律意識(shí)責(zé)任意識(shí)變得尤為重要。要強(qiáng)化懲處措施的宣傳，使不法分子警鐘長(zhǎng)鳴。只有擁有高尚的職業(yè)道德、高超的專業(yè)素養(yǎng)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?zé)任意識(shí)，才能切實(shí)承擔(dān)企業(yè)檔案保密工作的重任。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理和保密工作。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理上的大規(guī)模應(yīng)用，給保密工作帶來(lái)了很大的隱患。在國(guó)家層面上，應(yīng)該完善法律法規(guī)建設(shè)，制定并落實(shí)信息安全保護(hù)法，在企業(yè)層面上要加強(qiáng)信息安全意識(shí)，依法上網(wǎng)。其次，在公司檔案管理部門(mén)應(yīng)該配置工作嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的員工進(jìn)行管理，落實(shí)責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)監(jiān)管力度。再次，不斷對(duì)檔案管理的系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，將定期與不定期檢查結(jié)合進(jìn)行，對(duì)其中的bug進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，逐漸強(qiáng)化系統(tǒng)的安全性能，當(dāng)然，定期更換密碼也是一個(gè)很好的保密措施。最后，還是在制度上進(jìn)行處理，將保密工作者的職責(zé)進(jìn)行分工，達(dá)到相互牽制相互監(jiān)督的目的，防止重大機(jī)密的泄漏。

4.加強(qiáng)信息使用過(guò)程檔案的保密工作。在企業(yè)中，檔案存在的目的就是為了更好地服務(wù)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)，維持其核心的競(jìng)爭(zhēng)力，所以，只有合理的利用檔案，才能將保密工作的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。如果只是為了怕影響保密，而去限制檔案的使用，就會(huì)有本末倒置的嫌疑。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們不難發(fā)現(xiàn)，只有做好檔案的保密管理工作，才能確保其安全性，如果保密工作出現(xiàn)問(wèn)題，那對(duì)公司的發(fā)展將會(huì)是毀滅性的影響。故而，企業(yè)必須要將檔案管理與保護(hù)工作納為工作的重點(diǎn)，優(yōu)化進(jìn)行檔案管理時(shí)的保密工作，在制度上搭建一個(gè)科學(xué)完善的管理體系，定期加強(qiáng)對(duì)保密人員的專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的專業(yè)素養(yǎng)，提高他們的責(zé)任心，唯有如此，方可杜絕泄密事件的發(fā)生，繼而提高檔案管理保密工作的水平。

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作者簡(jiǎn)介：

褚小琳，女（1973-04-11），民族：漢，籍貫：重慶市合川，當(dāng)前職務(wù)：副科級(jí)，當(dāng)前職稱：館員，學(xué)歷：本科，研究方向：燃?xì)夤こ虣n案管理。