基于優化人力資源配置的視閾談人事檔案管理

黃保華

[摘 要] 傳統的人事檔案管理主要職責在于對各個人事檔案進行管理或托管，保障檔案管理的完整性。這種人事檔案的管理方法已不再適應當前社會發展的需求，人事檔案的重要作用未被充分激發。在持續缺乏與時俱進的發展優勢的情況下，人事檔案的管理在時代的發展中將會面臨更大的危機與挑戰。在當前人事檔案管理日漸成為人力資源管理的重要組成部分的情況下，如何積極探索從人力資源配置的角度來加強人事檔案管理，成為了人事檔案管理領域的重要研究課題。據此，先從人事檔案管理中優化人力資源配置的意義出發，再分析基于優化人力資源配置的角度下做好人事檔案管理的措施，以期研究結論能為人事檔案管理部門提供一些參考性建議。

[關鍵詞] 優化；人力資源；配置；檔案；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 071

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0167- 02

1 前 言

我國經濟發展的不平衡問題已經是老生常談的話題，東部沿海地區經濟發展的迅速性，使得中西部地區的勞動力還是向東遷徙。無論是體力勞動者，還是腦力勞動者在人才的區域流動性上都呈現類似的特點。在人才不斷流動，而地區經濟發展卻急缺人才的情況下，人才的不合理利益和不合理分配便成了較為常見的問題。對于當地人才的配置和開發，人事檔案管理部門可以以其所掌握的數據的形式給予相關部門一定的參考建議。人事檔案部門是對當地人才儲備、分配和流動情況掌握最為緊密的單位，能夠為相關部門提供準確、全面、科學的人才管理數據，指導相關部門合理的分配人才資源，掌握地方人才流動現狀。

2 在人事檔案管理中優化人力資源配置的意義

2.1 提高人事檔案利用效率

在人事檔案管理中融入優化人力資源配置的理念，能夠讓人事檔案管理機構清晰明了地掌握人事檔案的宏觀信息和微觀信息。傳統的人事檔案管理，在于妥善地保管或托管相關人員的人事檔案，對人事檔案的內在信息或重要信息了解較少。新時期的人事檔案不應該成為躺在檔案室里的檔案柜上的陳列品，而應該充分發揮人事檔案的信息作用，為當地的經濟建設和人才發展提供科學的、可靠的、及時的、全面的、系統的人才數據信息。當地相關部門能夠通過人事檔案管理部門提供的第一手資料，了解本地區的人才儲備、人才分配和人才流動情況，根據這些信息及時掌握當地經濟建設中存在的一些隱含的問題，了解本地區的發展留不住或吸引人才的根本性原因，從而更好地指導招商引資和加快當地的經濟建設等。

2.2 利用檔案開發人才資源

人才不合理的利用，不合理的分配成為了地方經濟建設中人才結構性缺乏的因素之一。當前各地方在政策的號召下，開始加快當地的經濟建設，而經濟建設和項目的開展需要相關對口人才的支持。地方相關部門在人才引進等方面，需要進入大型招聘市場，面向所有人才進行對口人才的招聘，但往往因為招聘單位地理位置和非一線或省會城市等原因，缺少了一定的吸引力。進而出現以高薪吸引人才加入，但人才穩定性卻不足的現象。人事檔案管理單位是對當地人才分配和流動信息掌握最為緊密的單位，對當地人事檔案的管理與統計，能夠為當地相關部門的人才招聘和人才建設提供一定的參考信息，讓相關部門能夠通過人才檔案有針對性的開發和培養穩定性較強的相關人才。

2.3 合理促進人力資源流動

各個單位在工作的過程中，因為編制的增加，或因為工作需要而進行人手的借調，均需要相關人員的人事檔案作為相關聘用或借調的依據。不同的單位個人在日常工作的表現中，所表現出來的優秀潛質，或做出的優秀成績，均會被其相關領導記錄在其個人檔案中，以警察隊伍為例，交警序列中的警察同志在日常工作中所表現出來的盡職盡責、任勞任怨、機警勇敢等優秀品質，在日常檔案中記錄后，在刑偵警察序列中如果需要具備這樣品質的同志來臨時參與某項大型治安活動，那么刑偵警察便可以通過對人事檔案的了解，來判斷是否借調這樣的同志加入該項活動。人事檔案在基于優化人力資源配置的角度進行管理，會讓人事檔案成為指導各個崗位用人、調人，或促進人才合理流動的重要參考信息。

3 基于優化人力資源配置視閾的人事檔案管理策略

3.1 建立動態性人事檔案管理制度

人事檔案管理中心對人事檔案的管理還處于固定化模式管理階段，檔案管理缺乏動態性和靈活性。對于檔案的接受和轉移手續繁雜，需要檔案相對人根據自身所提供的相關信息，進行程序繁雜的資料提供和各種證明。在部分檔案相對人對自身檔案重要性認識不足，或缺乏充足的時間去處理檔案的轉移和接受工作時，往往會造成檔案的轉移和管理效率低下，地方檔案管理部門無法及時接受相關人才的檔案信息，進行造成檔案信息的延遲性，給當地人才的信息統計造成數據不準確的問題。對此，檔案管理部門應該建立動態的人事檔案管理制度，將所有可能出現的檔案轉移和接受問題進行全面預測，提前告知檔案相對人做好檔案轉移的資料準備，從而提高檔案轉移和管理效率，既保障了檔案被及時轉移和接受，也保障了檔案的完整性和真實性。

3.2 利用大數據技術掌握人才信息

檔案管理部門通過對人才檔案的統計與分析，為當地的相關部門提供相應的人才儲備、分配等相關數據信息。這個工作過程需要大數據技術來予以支持。在檔案管理進入信息化階段后，人才檔案的接受、調閱、管理、儲備和流動等，均會通過信息系統進行及時記錄。同時檔案信息中所出現的轉移單位等信息也會相應的顯示出來，單位在對人事檔案進行管理的過程中，為便于檔案的分類和查找，可以對檔案按照學歷層次、單位層次、畢業學校等指標進行劃分，這樣的分類和管理能夠讓大數據信息，及時根據這些結構化和非結構化信息對人才檔案進行信息的提取、分類、統計與分析，最終得出相應的大數據分析結論，這些結論對于當地相關部門而言是一種人才信息的預測，能夠判斷出當地人才的核心信息，以及人才流動的動向特點，從而有的放矢地進行人才的開發和培養。

3.3 切實提高檔案管理人員的素質

檔案管理崗位的技術含量較低，檔案管理人員在面對新時期的發展要求時，應該積極提高檔案管理的服務水平，對檔案相對人的服務水平，相關信息技術能力和其他相關業務素質。當前情況下，檔案管理人員的服務意識和服務能力還存在一定的不足，被動工作的狀態較多，主動服務的狀態較少。在檔案轉移、交接和管理工作中，往往會因為自身的信息預判能力不足，導致檔案相對人需要反復地奔走于各個機關之間，使得檔案無法如期進行轉移。對此，檔案管理部門應定期培養檔案管理人員的業務素質，提高各檔案管理人員的服務水平和信息技術使用能力等，使檔案管理人員既能適應新時期人們對政府服務意識的要求，也能適應新時期下新的工作方式。

4 結 語

綜上所述，人事檔案的管理應在基于人才優化配置的角度下進行管理，需要充分利用信息技術和大數據技術，將人事檔案中的相關信息進行提取、整合與分析，從而從人事檔案大數據中得出具有預測價值的人才信息。讓相關部門能夠通過人事檔案信息及時了解到當地的人才建設和留置人才的不足之處，從而及時找出相應的解決辦法，提高人才的利用率。

主要參考文獻

[1]郝淑紅，人事檔案管理與人力資源開發的關系[J].赤子，2016（24）：120.

[2]吳瑩，論如何提升人事檔案管理效能[J].蘭臺世界，2014（54）：150.

[3]郭大偉，人事檔案管理優化配置的實踐探索[J].現代商業，2012（2）：58-59.

[4]戴云云，關于人事檔案利用價值的思考[J].蘭臺世界，2015（35）：184.