新時期會計檔案管理工作探究

摘要：隨著計算機技術(shù)的普及，會計工作趨向現(xiàn)代化發(fā)展。在這樣的前提下，會計工作逐漸向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變。相應(yīng)的會計檔案管理也需要隨著會計檔案的演進跟進。現(xiàn)代化會計檔案能夠減輕工作人員的勞動強度，還能夠改善傳統(tǒng)會計檔案管理工作的許多弊端和缺陷。但是會計檔案現(xiàn)代化的過程并不是一蹴而就的，需要在摸索中不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。本文對現(xiàn)代化背景下的會計檔案管理工作做了相關(guān)的研究。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；會計；會計檔案

一、會計檔案的現(xiàn)代化

會計檔案工作是企業(yè)檔案管理工作中必不可少的重要組成，它真實的記錄著企業(yè)的會計數(shù)據(jù)，為日后的會計核算工作提供依據(jù)。會計檔案管理是任何單位的管理工作中不可或缺的重要組成部分，有其特有的科學(xué)價值和存在屬性。而現(xiàn)代化的會計檔案則是指各級各類單位對本單位在辦公過程中由各種電子設(shè)備生成的有保存和利用價值的聲音、圖像等的得到歸檔的電子文件。電子會計檔案能夠及時歸檔，接受方便；能夠較為齊全的進行歸檔，但是所利用的存儲空間卻比普通會計檔案小的多，方便管理；由于電子會計檔案通過電子軟件進行管理存儲，方便共享；利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠釋放會計檔案工作人員的雙手，釋放壓力，提高效率。

會計檔案現(xiàn)代化實現(xiàn)了會計檔案資源的合理配置，把現(xiàn)存會計檔案進行數(shù)字化建設(shè)，提高重要會計檔案的保護程度和利用率。

二、現(xiàn)代化會計檔案管理工作面臨的問題

（一）會計檔案管理地位低下。企業(yè)自身如果不能正面處理會計檔案現(xiàn)代化過程中存在的問題，任由其進一步擴散，原本的問題隱患將會在工作進程中盡情發(fā)酵，給企業(yè)帶來更加嚴(yán)重的損失。在對以往的應(yīng)對情況的研究看來，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層對會計檔案現(xiàn)代化帶來的影響不夠重視，單薄的意識使企業(yè)不能夠積極尋找新的方式方法解決問題，不能夠準(zhǔn)確把握檔案管理工作發(fā)展規(guī)律，缺乏對檔案管理走向的靈敏度，企業(yè)的工作也大多以盈利為主，會計部門對于他們的現(xiàn)代化檔案建設(shè)也沒有重視起來。因此，最終出現(xiàn)了會計檔案現(xiàn)代化進程緩慢，不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

（二）會計檔案管理落后于其他工作。雖然現(xiàn)在大多企業(yè)已經(jīng)把會計檔案現(xiàn)代化建設(shè)明確歸為一項基礎(chǔ)性工作，但是由于檔案現(xiàn)代化建設(shè)的服務(wù)性質(zhì)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)上至領(lǐng)導(dǎo)、下至工作人員都對現(xiàn)代化會計檔案信息化建設(shè)對企業(yè)產(chǎn)生的效益和價值抱有懷疑態(tài)度。因此，在大多企業(yè)中，現(xiàn)代化會計檔案信息化建設(shè)處在一個不顯山不露水的尷尬境地，成為給其他管理工作做陪襯的綠葉，為其他管理工作做鋪墊。在實際扶持工作的落實中，檔案現(xiàn)代化建設(shè)的實際職能和作用被削弱，處于一個較為低下的位置。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)待提升。據(jù)調(diào)查顯示，雖然部分企業(yè)已經(jīng)開始聘請專業(yè)的現(xiàn)代化會計檔案建設(shè)人員進行檔案的收集、分類、歸檔等日常管理工作。但是不可忽視的是，仍然有很多企業(yè)的檔案建設(shè)人員的專業(yè)知識與技能水平過低，對現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握能力也很低。就此影響了現(xiàn)代化會計檔案建設(shè)的速度與質(zhì)量，最終影響企業(yè)管理水平的提高。

三、會計檔案管理工作現(xiàn)代化改進建議

（一）加深會計檔案現(xiàn)代化認(rèn)識程度。會計檔案管理作為會計建設(shè)一門專業(yè)性很強的工作，此項工作要求檔案管理人員必須要涉獵廣博的專業(yè)知識，只有強化會計檔案管理，才能做好新時期的檔案管理工作。

現(xiàn)代化會計檔案管理工作是會計建設(shè)過程中的重要組成部分，需要檔案管理人員具備極其廣泛的專業(yè)知識。而且只有真正得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，是現(xiàn)代化會計檔案管理工作有效進行的重要依據(jù)。企業(yè)的會計主管部門如果能夠定期檢查現(xiàn)代化會計檔案，并高度重視其科學(xué)化建設(shè)，以企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃為目的，這樣才能引起相關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視。作為檔案管理人員，應(yīng)該充分發(fā)揮其管理職能，必要性的向領(lǐng)導(dǎo)宣傳會計檔案現(xiàn)代化對于單位健康發(fā)展的重要性，從而引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注。

（二）加強會計檔案管理人員培訓(xùn)。如今企業(yè)最缺少的就是復(fù)合型的現(xiàn)代化會計檔案管理人才，專業(yè)知識與能力的不足和學(xué)習(xí)能力的缺乏嚴(yán)重拉低了檔案現(xiàn)代化建設(shè)水平。而掌握現(xiàn)代化管理技能和信息技術(shù)是高效完成檔案管理工作的基礎(chǔ)。

因此，雙管齊下的培養(yǎng)現(xiàn)代化會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，加強工作人員的繼續(xù)教育，為現(xiàn)代化會計檔案管理部門擁有高精尖的檔案管理人員而努力，是企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門應(yīng)該高度重視的。不僅如此，由于現(xiàn)代化會計檔案工作的特殊性，要求檔案管理人員必須擁有高度的責(zé)任心和使命感，以及相當(dāng)高的耐心。因此在培訓(xùn)過程中，應(yīng)該注意陶冶檔案管理人員的情操，培養(yǎng)他們的思想道德素質(zhì)，打造一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)管理隊伍。

（三）建立現(xiàn)代化會計檔案運行機制。對現(xiàn)代化會計檔案管理工作的改進離不開管理制度的建設(shè)與完善，只有規(guī)范了檔案管理制度，才能保證檔案管理工作運行機制的良性循環(huán)。因此，所屬企業(yè)的現(xiàn)代化會計檔案管理工作人員都應(yīng)當(dāng)掌握檔案管理制度知識，強化現(xiàn)代化會計檔案建設(shè)意識，學(xué)習(xí)了解關(guān)于現(xiàn)代化會計檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合本地具體實際情況，對現(xiàn)代化會計檔案工作的管理做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對各部門應(yīng)歸檔的檔案材料要按照相關(guān)規(guī)定保證能按時、按量、按質(zhì)歸檔，從而確保專職人員對現(xiàn)代化會計檔案建設(shè)的順利進行。檔案室也應(yīng)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真保存、接收檔案，確保檔案的完整性。

（四）建設(shè)現(xiàn)代化會計檔案循序漸進。在基礎(chǔ)建設(shè)階段，首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案部門全員的思想觀念，使全員認(rèn)可現(xiàn)代化會計檔案的優(yōu)勢，現(xiàn)代化會計檔案的地位得到穩(wěn)固，為接下來的開發(fā)與建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。其次，要加強檔案管理的技術(shù)投入。現(xiàn)代化會計檔案的建設(shè)離不開技術(shù)的支持，只有不斷引進新興高科技技術(shù)，才能為現(xiàn)代化會計檔案建設(shè)提供完整的服務(wù)。另外還要不斷深入研究現(xiàn)代化會計檔案建設(shè)原理，明確建設(shè)目標(biāo)，才能為現(xiàn)代化會計檔案建設(shè)提供參考。最后充分利用數(shù)字檔案，數(shù)字檔案已經(jīng)興起多年，檔案建設(shè)也取得了一定成效，現(xiàn)代化會計檔案可以說是數(shù)字檔案的一種提升，只有充分利用數(shù)字檔案的優(yōu)勢，才能又快又好的建設(shè)現(xiàn)代化會計檔案。

四、結(jié)束語

完善會計檔案工作，推進會計檔案現(xiàn)代化建設(shè)需要一個漫長而久遠(yuǎn)的時間，需要在建設(shè)好頂層設(shè)計的基礎(chǔ)上，有條不紊，循序漸進的進行。

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作者簡介：隋明莉（1969.4—），女，籍貫：山東省乳山市，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于山東省行政管理學(xué)院，現(xiàn)有職稱：助理會計師。endprint