加強高校檔案管理工作的思考

茍煜林

[摘 要] 高校檔案管理在一定程度上影響著其他工作的有序展開，是學校綜合競爭力評價的一大因素。完善人才培養模式需要高校檔案管理體系做好后期輔助，做好檔案查詢利于服務人才、服務校友、服務地方，需要高校檔案管理體系做好長期輔助，學校領導要重視學校檔案管理工作的開展，提高學校管理效率。

[關 鍵 詞] 高校；檔案管理；工作思考；發展潛力

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）31-0240-01

檔案管理工作在一定程度上促使經濟發展，經濟發展目標要求我們完善檔案管理體系，檔案管理涉及社會經濟發展各行各業，需要引起我們的重視。教育層面檔案管理影響著社會未來人才水平，檔案管理手段要及時跟進時代步伐，借助現代管理手段提高自身檔案管理水平，加快學校檔案管理現代化步伐。校領導要深入檔案管理工作垂直管理層面，及時糾正管理中的一些錯誤，適時加大投入，進行深入思考，提出符合檔案管理發展的新方向。

一、當前高校檔案管理的現狀

（一）高校檔案管理職能面臨新的挑戰

1.現代信息技術轉移傳統檔案管理重心，檔案管理工作人員面臨著機遇與挑戰。依托現代化信息技術，檔案管理工作人員不再像以前那般苦守在庫房收整上架，不斷進出庫房查閱利用，而是以現在計算機技術為基礎，進行大規模計算和分析，不斷向檔案管理數字化邁進，進而依托現代信息技術，最終轉向檔案管理信息化，實現檔案信息資源的合理整理、分類、高度共享。

2.傳統檔案管理的作用愈加微弱，應及時轉變自身檔案管理模式，跟上時代發展潮流。積極采購檔案管理相關設備，完善自身基礎設施，同時要求檔案管理工作人員及時跟上時代發展步伐，完善自身相關知識庫，組建高素質管理團隊，配備高水平設備，從而讓檔案管理達到事半功倍的成效。

3.把握傳統檔案管理與現代檔案管理之間的矛盾是現代管理工作人員面臨的一大新挑戰，兩種管理手段之間互相取長補短，開闊了檔案管理工作人員的視野。在現代計算機技術大數據基礎上，融合傳統檔案管理手段當中的精華，讓檔案管理在傳統與現代兩種方式優勢交叉之中實現新突破。同時傳統檔案管理與現代檔案管理之間的順利過渡也是值得好好研究并實踐的。

（二）高校檔案管理人員專業能力仍有較大提高空間

依托現代計算機技術檔案管理新模式，要求檔案管理工作人員及時跟上現代信息技術步伐，要求檔案工作人員掌握一些基礎設施。我國目前大部分高校檔案管理工作人員依然停留在傳統檔案管理模式與現代化檔案管理模式中間的過渡階段，各個高校的條件環境不同，沒有一種非常成熟的適用于絕大多數高校檔案管理的過渡模式，所以都在摸索中不斷學習前進，檔案管理工作人員難以從目前繁重的收整、查閱、利用等工作中脫身，全力學習現代化檔案管理模式，在一定程度上也制約了高校檔案管理水平的提高。另一方面是檔案管理數據范圍依然狹小，沒有融進高校各個工作方面，例如高校數據庫等，一些重要領域沒有切實利用現代信息技術去規范整理，在一定程度上制約了高校管理的進步步伐。

學校檔案管理種類較為全面，檔案管理工作人員涉及的數據面多樣，需要高校提高自身辦學水平，完善自身管理體系，根據教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》，不斷引進相關領域的專業人才，并且對現有檔案管理工作人員進行定期或者不定期培訓，專項提升管理工作人員能力，提高檔案從事人員現代化信息管理水平。

二、提高高校檔案管理水平的措施

高校檔案管理要根據《高等學校檔案管理辦法》進行整體規劃，學校要根據未來發展方向優化檔案管理結構，發揮檔案管理這一重要組成部分對整個學校的價值。利用檔案管理整合信息資源，全方位促使學校走在教育界前端。學校檔案管理水平在一定程度上反映學校辦學綜合水平，也反映學校人才培養體系的成熟程度，校領導要高度重視學校檔案管理體系的完善。檔案管理不僅是一個團隊的智慧結晶，更是全校師生智慧的薈萃，高校要開放檔案管理環境，面向全體師生征集完善檔案管理的意見或者建議，聚集廣大人才的智慧，提高自身的管理水平，也向外界彰顯學校包容的文化底蘊。

三、進一步加強規范，完善管理體制和工作體制

檔案管理要有明確制度指引，學校要注重打造一流管理團隊，讓檔案管理工作水平在原則和人才引導之下循序漸進地提高。（1）學校集中管理檔案工作，垂直體系掌握檔案管理各項動態，健全檔案管理制度，避免因為權力分散而造成檔案管理工作疏忽，帶來一些數據錯誤或者是不嚴謹等情況。（2）加強兼職檔案員的培養，便于全面及時收集學校各類檔案，充盈檔案管理人才庫，提高檔案管理工作效率。（3）完善檔案管理體制，學校要實現從檔案數據到檔案數據評估一條龍管理體系，確保檔案管理工作循序漸進地展開，數據可靠，當數據出現明顯錯誤時，責任落實到個人，讓員工在這種壓力之下規范自身檔案管理工作，端正自身對待檔案數據的態度，及時準確全面收集學校發展數據，進行科學分析。（4）完善檔案管理工作評估體系。檔案數據要經過再三檢驗，確保數據科學嚴謹，才有利于學校提高辦學水平。可靠的檔案評估小組有利于后期保障管理信息化需要，也在一定程度上減輕了檔案管理工作人員的壓力，將他們從庫房中解放出來。

參考文獻：

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[2]石為群.新形式下如何做好高校檔案管理工作[J].杭州科技圖書情報，2008（2）.