高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的必要性及對(duì)策研究①

鄭良梅，蒲建萍

[摘 要] 在高校的管理中，學(xué)籍管理有著至關(guān)重要的地位，而隨著高校的發(fā)展，學(xué)籍管理面臨的數(shù)據(jù)量越來(lái)越龐大，也越來(lái)越復(fù)雜，因此，高校學(xué)籍管理的信息化建設(shè)與改革就變得勢(shì)在必行。從學(xué)籍管理信息化建設(shè)的必要性出發(fā)，立足于學(xué)籍管理信息化現(xiàn)狀，對(duì)學(xué)籍管理信息化建設(shè)提供了幾點(diǎn)建議。

[關(guān) 鍵 詞] 高校；學(xué)籍管理；信息化建設(shè)

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）31-0012-02

高校學(xué)籍管理指根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)學(xué)生的入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格進(jìn)行考核、記載、控制和處理的活動(dòng)。學(xué)籍管理是高校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容，它貫穿于學(xué)生從入學(xué)至畢業(yè)的整個(gè)過程，與學(xué)生的切身利益密切相關(guān)，同時(shí)，對(duì)維護(hù)高校正常教學(xué)秩序和把控人才培養(yǎng)質(zhì)量至關(guān)重要。由于學(xué)籍管理工作具有特殊性，其工作涵蓋范圍廣、數(shù)據(jù)信息龐大，并且隨著社會(huì)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，取得高校學(xué)習(xí)資格的人不斷增加，高校所設(shè)置的專業(yè)也在不斷的豐富，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式已很難適應(yīng)當(dāng)前高校發(fā)展的普適性要求，因此，高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)與改革勢(shì)在必行。

一、高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的必要性

眾所周知，隨著國(guó)家的不斷發(fā)展，高校教育改革的不斷深入，我國(guó)的高等教育已經(jīng)從之前的精英教育轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟊娊逃絹?lái)越多的人通過高考等形式進(jìn)入了大學(xué)學(xué)習(xí)。目前，各高校在校生人數(shù)不斷上升，專業(yè)設(shè)置日益分化、細(xì)化，辦學(xué)模式逐漸走向多樣化，學(xué)籍管理工作面臨著嚴(yán)峻的技術(shù)挑戰(zhàn)和管理困境。若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式，使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案、大量運(yùn)用紙質(zhì)資料對(duì)學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行管理，勢(shì)必會(huì)造成人力、物力等管理成本增加以及管理過程中容易出現(xiàn)差錯(cuò)，資料不易存檔，工作效率不高等問題。[1]在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，運(yùn)用信息化手段對(duì)學(xué)籍管理進(jìn)行改革成為必然選擇。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍工作的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，運(yùn)用其強(qiáng)大功能對(duì)學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)歷注冊(cè)等進(jìn)行查找、更新和維護(hù)操作，將會(huì)使學(xué)籍管理工作運(yùn)行穩(wěn)定、效率高，進(jìn)而提升整個(gè)學(xué)校教學(xué)水平和管理質(zhì)量，真正落實(shí)以學(xué)生為本的服務(wù)觀念。

二、高校學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）“學(xué)信網(wǎng)”管理功能日益突出

按照教育部《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》要求，2001年起對(duì)普通高校、成人高等教育畢（結(jié)）業(yè)證書及通過高等教育自學(xué)考試和高等教育學(xué)歷文憑考試取得的畢業(yè)證書實(shí)行電子注冊(cè)，建立全國(guó)統(tǒng)一的學(xué)歷檔案信息庫(kù)，畢業(yè)生的學(xué)歷信息可通過中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（簡(jiǎn)稱“學(xué)信網(wǎng)”）在線查詢。2004年起，教育部要求各高校對(duì)當(dāng)年的錄取數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)上審核，2005年開通了電子注冊(cè)模塊，2006年啟用了在校生管理模塊，2007年教育部要求各高校對(duì)取得學(xué)籍的新生進(jìn)行新生學(xué)籍注冊(cè)，并且省級(jí)教育行政部門需將新生注冊(cè)數(shù)據(jù)報(bào)教育部審核備案，只有具有學(xué)籍的學(xué)生才能獲得畢業(yè)證書。2008年，教育部進(jìn)一步要求各高校對(duì)在校生進(jìn)行“學(xué)年電子注冊(cè)”。而隨著各項(xiàng)規(guī)章制度的不斷完善，“學(xué)信網(wǎng)”的功能也在不斷的增強(qiáng)，特別是2017年來(lái)，隨著教育部第41號(hào)令也就是新的《普通高校學(xué)生管理規(guī)定》的出臺(tái)，教育主管部門將更多的權(quán)限下放給了高校，以學(xué)信網(wǎng)上上傳相關(guān)資料掃描件的方式對(duì)各高校進(jìn)行監(jiān)管，極大地節(jié)約了人力、物力、財(cái)力。

（二）學(xué)校內(nèi)部管理系統(tǒng)功能不足

學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)異常繁瑣、復(fù)雜的工作，“學(xué)信網(wǎng)”只能滿足學(xué)籍管理一部分的內(nèi)容，而更多的細(xì)節(jié)上的一些工作，比如成績(jī)管理、畢業(yè)生資格審查以及各種統(tǒng)計(jì)、報(bào)表卻很難實(shí)現(xiàn)。所以，越來(lái)越多的高校自行開發(fā)或者購(gòu)買包含學(xué)生基本信息、成績(jī)管理、學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)資格審核等功能的學(xué)籍管理系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)雖然很好地解決了高校在學(xué)籍管理工作過程中的一些具體問題，但是由于系統(tǒng)還在不斷的完善中，學(xué)生在辦理相關(guān)事項(xiàng)時(shí)，許多高校還是以“紙質(zhì)資料”為先，也就沒有真正的信息化。無(wú)論是“學(xué)信網(wǎng)”還是學(xué)校內(nèi)部管理系統(tǒng)，無(wú)疑都大大地提高了學(xué)籍管理的工作效率以及工作的準(zhǔn)確性，但是因?yàn)橄嚓P(guān)部門并未對(duì)高校使用的管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，其系統(tǒng)不能直接對(duì)接“學(xué)信網(wǎng)”，所以相關(guān)的管理人員不僅要根據(jù)上級(jí)教育主管單位要求，在學(xué)信網(wǎng)上對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行管理與維護(hù)，同時(shí)還要根據(jù)高校自身的實(shí)際需求在高校內(nèi)部使用的系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行學(xué)籍信息的管理與維護(hù)，這也就直接造成了學(xué)籍管理工作人員的重復(fù)勞動(dòng)，加大了學(xué)籍管理勞動(dòng)強(qiáng)度，也影響了工作效率。

（三）學(xué)籍管理人員整體素質(zhì)亟須提升

由于學(xué)籍管理工作的重要性，高校內(nèi)對(duì)學(xué)籍管理崗位的工作人員大多要求專人專崗，減少了管理人員的流動(dòng)性，所以，在高校內(nèi)，學(xué)籍管理的工作人員大多對(duì)學(xué)籍管理的專業(yè)知識(shí)較為熟悉，但是在對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用上卻較為局限，特別是在全球信息化的時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，若管理人員沒有較高水平的計(jì)算機(jī)知識(shí)水平，那么無(wú)論是在“學(xué)信網(wǎng)”平臺(tái)操作還是運(yùn)用學(xué)校內(nèi)部管理系統(tǒng)時(shí)都難以滿足日常管理需求。

三、優(yōu)化高校學(xué)籍管理信息化建設(shè)的建議

（一）落實(shí)“信息化”理念，優(yōu)化學(xué)籍管理工作程序

“信息化”建設(shè)絕不僅僅是口頭的標(biāo)語(yǔ)，而是要將“信息化”建設(shè)真正貫徹落實(shí)到學(xué)籍管理的各項(xiàng)工作中去，不斷推動(dòng)學(xué)籍管理信息化進(jìn)程，優(yōu)化學(xué)籍管理工作程序，提升學(xué)籍管理效果。當(dāng)下，許多高校已使用了學(xué)籍管理系統(tǒng)，由學(xué)籍管理人員在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息、異動(dòng)情況、畢業(yè)資格審核進(jìn)行維護(hù)和管理。但“信息化”建設(shè)的應(yīng)用水平不高，尚且停留在學(xué)籍管理部門內(nèi)部，未實(shí)現(xiàn)與高校其他部門之間的信息聯(lián)動(dòng)與共享。因此，高校應(yīng)重視“信息化”建設(shè)，不斷優(yōu)化學(xué)籍管理工作程序，提升學(xué)籍管理水平和質(zhì)量。[2]例如，學(xué)生辦理相關(guān)事項(xiàng)時(shí)，學(xué)生本人可直接在系統(tǒng)內(nèi)操作，學(xué)院各部門也可在系統(tǒng)內(nèi)審核，這樣可以極大地方便學(xué)生，也有利于學(xué)籍相關(guān)資料的存檔及管理。因此，高校學(xué)籍管理的信息化建設(shè)，可以將信息的互動(dòng)在實(shí)際操作中逐步實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而提升辦事效率、服務(wù)質(zhì)量，更好地服務(wù)師生。

（二）完善系統(tǒng)功能，加強(qiáng)學(xué)籍管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)

由于高校內(nèi)部使用的學(xué)籍管理系統(tǒng)各不相同，管理系統(tǒng)無(wú)法直接對(duì)口“學(xué)信網(wǎng)”，導(dǎo)致學(xué)籍管理存在許多重復(fù)性工作。相關(guān)主管部門可制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，或統(tǒng)一研發(fā)實(shí)用性較強(qiáng)的管理系統(tǒng)，而這一系統(tǒng)又可直接對(duì)接“學(xué)信網(wǎng)”，使相關(guān)的管理人員在對(duì)學(xué)校內(nèi)部使用學(xué)籍管理系統(tǒng)中學(xué)生學(xué)籍信息管理與維護(hù)的同時(shí)對(duì)“學(xué)信網(wǎng)”中學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行管理與維護(hù)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)之間的交互及合并，減少學(xué)籍管理人員的重復(fù)勞動(dòng)，提高學(xué)籍管理工作效率。系統(tǒng)研發(fā)、管理人員多交流還應(yīng)與學(xué)籍管理人員溝通、交流，針對(duì)學(xué)籍管理基層人員的工作需求做出針對(duì)性的設(shè)計(jì)，不斷完善系統(tǒng)功能，及時(shí)更新系統(tǒng)功能，增強(qiáng)管理系統(tǒng)的實(shí)用性。

（三）提升學(xué)籍管理人員的綜合素質(zhì)

學(xué)籍管理是高校管理工作中的重中之重，學(xué)籍管理崗位人員的業(yè)務(wù)水平和整體素質(zhì)直接關(guān)系到高校學(xué)籍管理工作的質(zhì)量，因此，各高校應(yīng)結(jié)合學(xué)籍管理工作的要求，打造一支思想覺悟高、工作認(rèn)真刻苦、實(shí)事求是地為學(xué)生服務(wù)的學(xué)籍管理工作隊(duì)伍。[3]同時(shí)，學(xué)籍管理人員自身也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新的有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章、制度，形成新的學(xué)籍管理觀念，做到照章辦事，切實(shí)維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益。學(xué)籍管理工作人員還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，不斷提高信息化技術(shù)水平，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法更好地為學(xué)生服務(wù)，并為高校的日常教學(xué)及管理工作做好基礎(chǔ)信息服務(wù)工作。

參考文獻(xiàn)：

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