如何做好煤炭企業采購業務內部控制

聶愛俠

我國煤炭資源豐富，煤炭儲存量位居世界前面，煤炭是國民經濟發展的基礎能源，與人們的日常生活、生產息息相關。采購是企業生產、銷售、供應的第一道環節，采購業務直接關系到企企業內部供給平衡。加強煤炭企業采購管理，可以有效的降低企業生產成本，提高企業經濟效益。本文主要分析了煤炭企業采購業務流程以及如何加強煤炭企業采購業務內部控制。

一、煤炭企業采購業務流程

采購業務主要是滿足企業正常生產需求，從市場上獲取企業產品所需的生產資源，從而維持企業正常的經營活動。煤炭企業作為一般的市場主體，采購流程如下：第一，遞交采購申請書。企業各個部門根據生產需求向企業的財物部門和物資供應部門遞交采購申請書。第二，擬定采購方案。采購申請書批準以后，財物部門按照生產量和需求量制定采購方案，并將采購方案遞交企業決策層審批，審批通過以后才能制定采購訂單。第三，根據采購訂單確定供應商，簽訂購物合同。煤炭企業所需的物資比較多，所以涉及的資金比較多。采購訂單確定以后，面向公開招投標，從中選擇信譽好、質量過硬的材料供應商，并與其簽訂訂購合同，合同中要明確雙方的權利義務。第五，按照合同要求，供貨廠家按期將材料物資供應給煤炭企業，材料到貨以后，采購部門對物資進行驗收，驗收合格以后才能登記入庫，并與供應商結算。與一般的采購活動相比，煤炭企業采購業務有自己的特點： 煤炭企業采購的物資沒有原材料，一般都是煤炭生產過程中所需的輔助機械設備、生產工具和材料；其次，每天企業的采購物資相對來說比較穩定，指需要按照生產所需物資的種類和數量采購。

二、如何做好煤炭企業采購業務內部控制

（一）加強對采購合同的審核。采購合同是維護企業自身利益的有效保障，在制定采購合同的是要根據采購計劃確定采購供應商、采購價格、采購方式等作出詳細的說明，明確采購合同雙方的責任和義務，并按照權限簽訂采購合同。在審核采購合同的時候，如果出現一些復雜的法律關系，要及時咨詢法律專家，并組織煤炭企業的管理者對其進行嚴格的審核，從而根據企業實際履職情況，對合同中沒有明確的地方進行補充，如果發現合同中侵害了企業的利益，也要及時修正，以免造成合同糾紛問題。

（二）建立有效的采購業務控制制度。根據煤炭企業采購業務流程要求，煤炭企業必須建立物資采購內部控制制度。首先建立物資材料采購業務監督小組，由企業主管領導擔任組長，生產、技術、財物、采購等多個部門領帶成為監督小組的成員。監督小組制定物資采購內部控制制度，并對采購部門的業務進行日常監督。物資供應部門制定月、季、年采購計劃書以后，采購業務監督小組要及時審查計劃書，檢查計劃書是否與財務部門編制的所需生產物資計劃書一致，是否與財務部門審核的預算一致。只有通過監督小組批準以后，供應部門才能按照計劃執行。

（三）做好市場調研。采購管理人員根據煤炭企業日常生產過程中所需的物資材料的市場分布、生產廠家、價格等情況進行綜合性調查分析，對所有物資材料的價格、質量、交貨情況以供應商的資質、經營情況等進行綜合考核和評估，根據評估結果，及時更換和淘汰供應商，并經過采購業務監督小組的審核以后，及時更換企業的供應商。此外，還可以通過計算機信息技術，建立物資材料信息平臺，將采購計劃信息與企業庫存變動信息、物資結算信息等信息反映在企業的信息平臺，采購部門管理人員根據這些信息及時了解企業的物資使用情況，從而根據物資變更情況及時采購物資材料，確保生產順利進行。在物資采購招投標過程中，煤炭企業必須根據市場變化和采購計劃制定相應的招投標計劃，大宗物件可以采用招投標的方式，制定招投標的范圍、標準、實施程序，確保招投標的公平公正。小件的物品可以通過電子商務的方式進行采購，如今電子商務發展如火如荼，而且物美價廉，產品種類豐富，通過網絡的方式也是解決采購有效手段。

（四）提高采購業務人員的綜合素質。采購業務人員是采購工作具體的執行者，如果采購人員的綜合素質低，在工作中，為了個人利益出現以權謀私，欺上瞞下徇私舞弊，那么勢必會給煤炭企業帶來巨大的經濟損失。所以，煤炭企業要加強對采購業務人員的管理，定期對采購人員進行業務培訓和思想政治教育，倡導誠實守信、愛崗敬業、積極奉獻的職業精神和社會責任感，不斷提升采購人員的綜合素養，降低采購過程中人員操作風險。其次，煤炭企業要加強風險防范意識，根據采購業務流程制定相應的風險防范意識。制定采購管理制度，采購人員必須按照管理要求工作，嚴禁采購人員收取商業賄賂。要求采購人員簽訂自律承諾書，防止采購過程中采購人員徇私舞弊。

三、結語

煤炭企業加強對采購業務的控制，能有效降低采購過程中存在的業務風險、操作風險、管理風險，明確采購職責，讓采購人員相互監督，防止采購人員侵吞企業內部資產等違法亂紀現象的發生，從而確保煤炭企業的利益。