關于企業檔案管理創新的思考

范天威

摘要：文章簡單介紹了檔案管理的重要性，羅列出了在企業檔案管理中存在的不足，并針對不足制定出了一定的改進措施，推進企業檔案管理工作步入新的臺階。

關鍵詞：檔案管理；管理模式；創新

隨著科學技術的不斷進步，企業檔案管理工作也在進行不斷的改革與創新，利用現代科技手段對企業檔案進行合理的改革已經是現階段企業刻不容緩的問題。

一、企業檔案管理創新關乎企業發展

在企業順利發展過程中企業檔案記錄著企業發展過程中點點滴滴，其中包括企業人力資源、產品信息、采購數據以及銷售數據等等，企業檔案真實的反應企業運營發展的過程，在企業發展過程中企業檔案起著舉足輕重的管理作用。

隨著時代的進步，科技的發展，檔案管理趨于電子數據化、智能自動化、互聯網互動化、信息集成化趨勢發展，有效利用現代信息技術創新發展，保存企業檔案并科學管理，是推進企業發展的必要手段。

二、企業檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理模式相對落后

由于企業檔案管理幾乎涉及企業生產各個重要環節，但是在實踐過程中依然存在人工記錄手動保存的現象，這在一定程度上影響了企業檔案管理工作，并且對檔案的準確度會造成一定的不良影響，在使用過程中會造成管理檔案出現一定的誤差。

（二）工作模式存在一定的誤差

一般情況下企業檔案管理都會執行分總模式，就是考慮工作的難易程度會進行先局部后總體的管理模式，這樣就避免了總體規劃的繁瑣程序，減低了檔案管理工作的難度，但是也伴隨著一系列的問題，那就是局部各項部門檔案無法進行統一，在溝通方面也存在一定的偏差，這樣的工作模式在一定程度上阻礙了企業的正常發展。

三、企業檔案管理創新思考

我們已經認識到了企業檔案管理在企業發展中的重要作用，也熟知現階段企業發展過程中檔案管理工作存在的不足問題，為了提高工作效率，減低企業檔案管理工作誤差，一定要科學的對企業檔案管理進行改革，并要進行創新，經過實踐與驗證一般從以下幾方面著手進行改革：

第一，針對企業全員進行檔案管理創新，利用企業管理制度將企業檔案管理落實在企業各個管理人員身上，制定相應的治理措施與獎罰制度，一旦企業檔案管理工作出現紕漏就要做出相應的懲罰，當然了對那些促進企業檔案管理工作的先進做法也會相應給予一定的獎勵，以鼓勵他們繼續保持良好心態不斷進步發展。

第二，清楚企業檔案管理中存在的問題，在發展過程中要逐漸規避重新制定管理工作模式，重新制定企業檔案管理模式，依據現代化科技手段有效對企業檔案管理進行改革，根據企業核心業務依次建立企業檔案管理模塊，推進企業檔案管理朝著科學、信息、數字化方向發展，有效促進企業各大模塊之間聯合互動，幫助企業檔案管理提升到新的管理高度。

第三，注重企業檔案管理的過程，站在企業發展的角度，一般管理者比較注重企業檔案管理中關鍵崗位的輸入與輸出工作，但是要想有效提高企業檔案管理的全面工作還應該注重企業檔案管理的過程，只有全方位對企業檔案進行管理才能真正的做好企業檔案管理工作。

第四，不斷完善企業檔案管理中不足問題，在管理工作實施過程中一定要及時總結工作的不足并及時改進，要有效采取措施將不足與缺陷問題扼殺在管理的萌芽狀態，用全新的工作方式與管理手段進行下一個階段的管理工作。

第五，借鑒各個時期國內以及國外企業檔案管理經驗，取其精華去其糟粕，不斷的推陳出新，全方位的提升企業檔案管理水平不斷提升。

四、利用創新手段進行企業檔案管理工作

（一）加快檔案管理信息數字化建設

隨著科技手段的不斷革新，企業檔案管理也在逐漸趨向電子形式，越來越多的企業采用無紙化辦公，企業檔案的管理也在不斷走向數字化，在管理過程中要及時利用電子數據庫，對企業檔案管理采用輸入、管理與輸出，利用現代化分析模式與手段對企業檔案進行有效分析，更加全面的提升企業檔案管理的利用效率。

（二）推進企業檔案管理自動化進程

在利用科學技術對企業檔案管理的同時要加快企業檔案管理的自動化進程，在科學技術的支持下，有效運用檔案管理技術中身份識別與自動掃描技術，有效對企業檔案進行管理，要借助計算機與網絡技術，有效的對檔案進行整理、收集、輸錄、輸出，現代化手段大大的提升了企業檔案的利用效率，并且大大節省了企業人力資本。

（三）加快檔案信息的集成化建設

檔案信息管理工作相對的集中以及系統，一般情況下就是有效的將企業各個環節各個部門的檔案管理工作組織聯系起來，檔案管理工作者可以通過一站式查詢系統有效的對企業檔案進行查詢，在查詢過程中，由于管理的合理性，可以有效避免對企業其他系統的破壞，保證了信息的完整與安全。

（四）加快企業檔案管理的互動化

企業管理涉及企業各個部門，要不斷完善企業各部門之間的互動，加強企業、員工、部門的信息共享與有效溝通，如此進行檔案管理工作有效提升了企業之間交流的順暢性以及全面性，提高了企業檔案信息的利用效率，實現企業最大經濟效益，增強企業核心競爭力與水平。

五、結語

在信息化時代大背景下，企業檔案管理工作也要不斷進行創新改革，在管理過程中要不斷利用現代化科技手段，提升企業檔案管理的核心技術水平，推進企業各部門之間相互溝通，合理運用各項資源，推進企業不斷向前發展。

參考文獻：

[1]王彥芳，王金才.關于現代企業管理檔案創新的思考[J].企業檔案工作聚焦，2012（06）.

[2]張靜怡.現代化背景下供電企業檔案管理改革研究[D].昆明：云南大學，2013.

（作者單位：黑龍江北大荒種業集團有限公司）