如何做好企業辦公室行政管理工作

趙志鑫?李暢

摘要：在一個企業當中，辦公室是非常重要的管理部門之一，是一個進行綜合服務的機構，在企業發展和運營的過程中往往能夠起到溝通上下、協調左右的作用，被稱作企業運營的中樞。企業辦公室承擔著公司的一些日常行政管理工作，是推動各項工作快速前進的服務中心；是企業進行內部溝通的紐帶和橋梁；也是企業進行外部聯絡的一個重要窗口。因此，理清辦公室管理職能，提高辦公室管理措施，是擺在辦公室管理面前一個必須要解決的問題。

關鍵詞：企業辦公室；行政管理；職能；措施

眾所周知，細節決定成敗。這句話恰如其分地指出了精細化管理對于企業發展的重大意義和深遠影響。隨著改革開放的不斷深入，市場經濟高度繁榮的背后，不可避免地因為經濟成分的多元化和多層次表現而具有復雜性，這促使現代社會各個企業去積極扭轉傳統粗放型的發展模式和競爭觀，并應該意識到細節競爭的重要性。所謂的細節競爭，就是廣義上的精細化管理，如何在辦公室行政管理工作中實現精細化管理，這主要體現在思想層面、制度層面和文化層面。

一、企業辦公室行政管理的職能

（一）協調內外關系的職能

企業行政管理是企業發展的根基，這類似于上層建筑和經濟基礎之間的關系，是一種依存度較高的唇齒關系。而企業行政管理所具有的繁瑣性、參謀性、服務性、綜合性、突發性意味著其需要做大量的基礎性工作來為領導的決策做必要鋪墊。因而，提升企業行政管理工作的精細度有助于幫助企業真正做到有的放矢和急緩有序。在這個部門運轉的過程中，辦公室需要對各項信息進行匯總和整理，保證這些信息具有調理性和準確性，另外辦公室還需要對企業基層組織運轉的情況進行監督和管理，如果出現一定的問題，就需要立刻進行協調和處理，這樣才能保證日常運行過程中處于一種高效的狀態。

（二）輔助領導決策職能

企業辦公室作為整個企業的核心系統，一定要注意對領導決策進行輔助和幫助。企業辦公室在處理日常行政事務的過程中，需要注意分擔領導的部分工作，讓領導在工作的過程中可以減輕壓力，首先因為企業辦公室需要接觸很多的人員，既有高層的領導者，也會有很多基層的員工，長期累積的過程中，企業辦公室是各類人員進行信息傳達和反饋的一個重要位置，企業領導在對公司發展方向和戰略籌劃的過程中，需要獲取基層的一些意見和建議。這時候企業辦公室就需要發揮其重要作用，另外企業辦公室在工作過程中，需要注意了解基層員工的問題，并且注意協助他們進行解決，這樣能夠對員工的工作狀態心理預期進行了解，所以，能夠給領導提供很多相關的行政策劃和調整方面的建議。

二、企業辦公室行政管理的提高措施

（一）樹立良好的工作態度

管理者和員工分別是企業行政管理工作的主要施體和受體。所以，作為常常處于企業管理工作之中被動位置的企業員工，應該樹立良好的工作態度，以提升其自身的理解力和行動力，從而更加貼合企業精細化管理的要求。在企業行政管理工作的精細化過程中，應該摒棄傳統的一言堂模式和家長制的行為作風，這樣才能為員工的人性化發展和發揮員工的潛能留有一定的空間，充分給予他們一定的話語權和適當的發聲機會。企業只有不斷發掘、吸收并培養高素質的行政管理人才，才能維護自身的發展，與時俱進。

（二）盡快篩選妥善的企業行政管理計劃

為了將我國企業行政管理局限效應消除，企業主管需要結合各類實際狀況和新時期行政管理特征，選定實用性價值較高的行政管理模式，具體就是督促領導將注意力集中在員工經濟利益服務層面之上。目前如若單純地進行企業不同業務機構和行政管理部門融合，有機強化企業第一線服務指導效能，對于克制以往衙門習氣未必會產生較深的實用性價值，企業行政管理在強行切入不同業務機構過程中，必然會引發他們強烈的反感排斥反應。因此，為了保障最新制定的行政管理體制能夠貼合實際，細致化考核驗證不同業務機構制度落實狀況，就需要集中一切技術手段跟蹤調查特定業務進展實況。

（三）通過提升員工自身素質來實現辦公室精細化

在現代化企業辦公室行政管理精細化理論提出的同時，對企業每一名員工、心態、綜合素質、專業技能掌握均提出了較高要求。從現實角度看，實現精細化的基礎目標便是將企業中每一名員工的綜合技能與專業素質融入日常工作中。所以在實現行政管理精細化管理的進程中，必須要不斷培養、引進一批高技能、高素質的專業性人才來實現真正的科學化、精細化與標準化。除此以外，為了能夠對工作成果與工作成績進行更加直觀的反映，還需要對每月制定出來的工作內容進行精細化分解與量化分解，確保工作環節中的每一個環節與步驟都精確到每一名員工。

（四）完善相應的行政管理制度

企業要想做好行政管理工作，相應的制度保障是必不可少的，只有具備了相應的制度才能確保管理能夠到位，從而才能真正做好企業辦公室行政管理工作。因此，企業辦公室在進行行政管理工作的過程中，還需要對相應的行政管理制度進行完善，一次來建立其企業辦公室行政管理機制，將企業辦公室行政管理作用真正發揮出來，從而才能有效的提高企業辦公室的工作效率。在對企業辦公室行政管理工作進行完善的過程中，一定要確保制度的合理性和科學性，同時，在完善制度之后，一定要將制度落到實處，謹遵制度面前人人平等這一原則，這樣才能促進企業辦公室行政管理工作的開展和實施，從而才能有效的促進企業的發展。因此，要想做好企業辦公室行政管理工作，不僅僅需要企業辦公室行政管理人員樹立良好的服務意識，還需要完善相應的行政管理制度，通過制度來進行相應的行政管理工作，以此來為企業提供良好的服務，真正將企業辦公室的作用發揮出來。

三、結束語

綜上所述，實現企業辦公室行政管理工作的精細化是一種順應時代發展潮流的做法，是具有前瞻性的。它是目前提升企業行政管理水平的有效途徑之一。作為一種新型管理模式，它適應于社會文明程度較高的國家，可以在社會分工越來越細化、崗位越來越專業化的情況之下，帶來良好的社會效益和經濟效益，最大程度匹配現代企業組織模式，使其不斷因為注入時代活力而變得生機勃勃，具有一定的生長空間和彈性。但是，行政管理工作本身具有一定的權威性，所以容易使得員工產生畏難情緒和叛逆情緒，在進行管理工作方式方法的改進和完善之際，應該盡量消解這一種強勢和定勢。

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（作者單位：中國兵器工業第214研究所）