試論如何提升人事檔案管理效能

曹靜

摘要：人事檔案管理工作是人事工作開展的基礎，目前人事檔案管理工作中出現諸多新狀況、新問題，直接影響了人事制度的改革發展，因此對人事檔案管理工作的加強十分重要。本文就當下人事檔案管理工作中存在的問題進行解析，最后提出相關解決策略。

關鍵詞：人事檔案 管理效能 提升

一、引言

檔案是社會文明發展的產物，對社會影響深刻，同時也一定程度標志著社會發展進步。人事檔案能否有效管理是人事工作基礎是否堅實的檢驗石，因而提高人事檔案的管理效率于人事工作的順利開展十分重要。因此，我們對人事檔案管理問題，需以科學眼光及科學的發展觀來判斷，逐步提高人事管理的效能。在實際工作中出現的檔案管理問題，我們應對其了解深入，且能根據問題進行具體分析，針對性的提出對策，達到提高人事檔案管理的品質，促進人事檔案管理工作有效的開展。

二、人事檔案管理工作的重要意義

人事檔案管理工作有十分重要的意義，不僅能優化人力資源，并且能促進單位基礎管理，具體如下：

（一）為人事管理工作提供真實信息。了解每個職員基本真實的個人信息，將這些個人信息當作管理者的參考依據，能方便人事的管理工作展開。

（二）人事管理工作的重要依據。對于管理者來說，人事檔案是十分重要的參考依據，在進行考核、選拔、未來人才梯隊建設、職員的績效考核等方面都有重要作用。

（三）對人力資源配置的優化作用。于企業等相關單位的發展中，人力資源管理工作是一種流動狀態，會跟隨時間發生改變，甚至會有人員及崗位的變動，在進行人力資源配置優化的關鍵時候有重要的現實意義。

三、當前人事檔案管理的現狀及問題

（一）人員檔案管理意識不強。因從業人員對人事檔案管理的思想意識不到位，經常會有無法應付的突發不良事情發生，直接導致工作落實不到位，管理者也缺乏對人事檔案管理工作的督導，不重視檔案工作，因管理意識的缺乏導致工作人員忽視于人事檔案管理性質、地位及作用，將人事檔案工作置于被動狀態，難于開展工作。

（二）制度欠缺。不管什么性質的活動，為讓其能夠有效有序的開展，應該制定合理的制度，檔案管理工作也是一樣，為取得穩定的發展，一定要制定相應的管理控制條例。然而由相關分析表明，現今國內諸多單位均無相應的管理控伐制度，但是往往出現的負面問題卻又都源于制度欠缺。如若要提升檔案管控效能，必須要完善相關制度，制定合理的管理控制系統。

（三）管理方式落后。在現實工作中，諸多單位的人事管理單位從業人員并不是專業出身，這就會直接影響現實工作中很多問題的順利解決。現今因科技水平發展快速，信息水平也很高，許多地區是采用無紙化辦公形式，借由電腦網絡開展工作，但是依然有諸多地區的檔案管理工作中還采用傳統手工辦公的形式，這種方式工作效率較低，也十分阻礙日常管理工作的開展。

四、提升人事檔案管理效能的具體措施

（一）積極搜集材料。進行材料收集工作過程中，一定要按照相應的法律條例開展。關乎到個人利益的合約等等相關資料也要進行收集，包括社會發展需求的資料也要逐漸補充和完善，這樣在保證人事信息多元化的同時也保證其內容逐漸豐富，將材料收集得愈加完整。

（二）積極開展鑒定活動。應積極的展開鑒定工作，提高對無頭檔案等得處理效率，將無意義的材料清理后去除，并且應將檔案內容進行優化處理，切實的提高人事檔案管理能力。

（三）做好保管活動。首先應明確具體的要素，將不盡合理不宜歸置的資料進行統一的存放，確保移交到相關部門的材料準確、效率；其次應積極促進新部門、新制度的建立。

（四）加強檔案傳遞。在進行管控檔案的同時，務必要認真控制其轉入及轉出的相關憑證材料，確保管控工作的專業素養較高，要完善補救錯漏突發情況的制度及創造較好的補救條件。

（五）完善制度，定期督導，全面提升人事檔案規范化水平。人事檔案的管理應采用相關制度進行維護，以此保證管理的質量。要定期對人事管理檔案工作進行督導檢查，成立干部人事檔案管理工作領導小組，同時應制定具體的工作計劃，每年進行不定期對各管檔單位的檢查工作，進行實地查看，且要提出具體的相關工作指導建議，逐步提升各管控部門的人事檔案管理水平。

（六）合理分配，整合資源，加大檔案方面的資金和硬件的投入。各單位要重視人事檔案工作的開展，適當加大干部人事檔案管理專項資金的撥入力度。合理利用資金，增添必要的辦公設施，想方設法改善檔案的保管條件。干部人事檔案管理部門要積極與財政和上級部門溝通協調，將專項資金列入財政年度預算，保證干部人事檔案管理方面的資金投入，為干部選拔任用提供堅強的組織保證。

（七）運用全新的工作方式和手段。因為傳統的人事檔案管理工作通常都是采用手工模式式進行的，在紙上進行日常辦公，這就導致了工作效率的低下。應該將信息化的科學技術運用到人事檔案的管理體系中去，做到信息化的管理模式，加快網絡建設。

人事檔案管理人員還應有較強的業務技能，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，檔案事業才能不斷興旺發達。加強領導，實現管檔水平的穩步提升，提升意識。

五、結語

除了制度手段上的改進，企業檔案管理人員也應不斷增強自己的學習意識與學習能力，不斷適應新的行業要求，在新環境中迎接新的挑戰。在信息化的時代中，計算機軟件已經逐漸深人到我們的日常生活工作中，人事檔案管理也應擅于利用新技術，有效提高人事檔案管理的效能，為各單位更好的發展鋪平道路。endprint