新形勢下高校會計檔案管理問題

楊元鳳

摘要：最近幾年，由于信息化水平持續提升，促使信息技術在多個領域當中得到了十分廣泛的應用。而信息化水平的提升推動了會計檔案內容和規模以及模式，還有管理方法方面產生了較大的變革。在去年年末的時候，財政部和我國檔案局修訂同時頒布了新會計檔案管理辦法，在今年的年初開始實行。

關鍵詞：新形勢 高校 會計檔案管理

建設社會注意和諧社會屬于構建社會主義現代化國家的內在需求，長期提供精準有效且完整的檔案服務，是黨和國家對于檔案管理工作提出的基礎性要求，并且也是其工作的基本目標。當前，隨著高校改革的持續推進，教學研究經費的不斷提高以及高水平人才引進數量不斷增多，促使會計檔案數量急劇增多。怎樣在新的實行下對于高校會計檔案實施有效的管理，這事每一個檔案管理工作者必須思考的問題。因此，下面將進步分析新形勢下高校會計檔案管理問題。

一、高校會計檔案管理工作中存在的問題

（一）對會計檔案重要程度認識不足。會計工作者通常只注重會計業務，忽略檔案管理工作。這通過觀察投入的人力和物力均能夠發現。在全部的財務工作人員當中，只安排一個或者是兩個人負責檔案管理的工作。工作量十分巨大，需要每天核對并裝訂上百本會計憑證，并且還要對會計檔案使用者進行接待，在年末和年初的時候還需要進行打印和裝訂等一系列的工作。另外，由于檔案管理人員專業水平不高，通常整理之后的會計檔案不符合規定，管理缺少科學性。針對檔案部門來講，會計檔案沒有給予應有的重視，檔案部門也只發揮出其保存的功能。

（二）管理制度不完善職責不明確。高校會計檔案管理重點是由兩個部門負責，分別是財務部門和檔案管理部門。當前因為大部分搞笑還沒有構建起健全的檔案管理機制，缺少對應部門的管理，并且工作者在會計檔案管理這方面責任不不明確，部門與工作這之間的責任不清楚。進而造成檔案管理十分混亂，檔案借閱十分隨意，不按照規定時間歸還，以及造成損壞這些情況存在，甚至會對其保密性和完整性以及安全性造成十分不利的影響。

（三）管理模式落后檔案質量較差。由于各大高校精細化管理水平不斷提升和信息技術的大力推廣，促使更多的路埃及資料產生和傳送和保存，使用電子數據的方式。進而慢慢構成大量電子會計資料，當時大部分高校會計檔案管理仍然在處于前信息時代，不具備專業的軟件用于信息管理以及檔案管理電子數據庫。對于信息技術的獨特優勢沒有最大限度的利用，還是使用紙質的檔案保存。對于檔案歸檔和編輯清冊，還有檢索這些還使用EXCEL、WORD這些基礎性的辦公軟件。隨著時代的進步，促使搞笑經濟業務逐漸復雜化，遺忘打印裝訂紙質這種憑證的程序既降低了財務工作的效率，并且還占用了極大的管理空間。另外，因為工作量大，還可能存在憑證裝訂長時間沒有裝訂，造成歸檔遲緩的現象，對于確保會計資料的完整程度造成不利的影響。遺忘檔案管理模式，既導致高校能耗和工作的成本提升，占用更多的資源，同時還沒有辦法確保會計檔案的質量。

二、新形勢下高校會計檔案管理工作策略

（一）增強高校會計檔案管理重要性認識。要求高校管理者必須要在思想方面對于會計檔案管理工作給予高度的重視，會計檔案不只記錄者其經濟業務，同時還是區分虛度經濟時間職責的根本證據。會計檔案管理這業應該提升自身的檔案認知，提升依照法律歸檔這種觀點，加強自身的業務素養。并且會計工作者屬于會計檔案采集整理的首要責任人，其對于檔案管理的書序程度，對于會計檔案的質量有著決定性的影響。所以，高校應該在一定的時間理對于會計工作者進行相關的培訓，讓會計工作者可以完全掌握歸檔的范疇和準則，嚴格的按照原則執行，從根本上讓會計檔案更加正規化，不斷加強立卷歸檔的質量。

（二）健全檔案管理機制提升制度化構建。健全的管理機制是實施高校會計檔案管理的前提，要求高校檔案管理必須要構建完善有效的會計檔案每一項管理條例，其中包含會計檔案歸檔和保存以及引用和銷毀等流程，明確規定會計檔案歸檔的范疇以及條件，理順檔案管理的程序，確定有關工作者的職責。

嚴格的實行會計檔案管理機制，這是高校對于會計檔案實施有效管理的重要保證。高校會計檔案管理者必須要認真的根據檔案管理工作提出的條件，在規定時間內裝訂會計憑證，將其歸檔，在一段時間內就要對其保存的情況進行檢查，禁止篡改的情況存在，防止檔案損壞。在會計檔案閱讀和復制以及借出的過程中，一定要嚴格的按照規定登記。針對那些隨便堆放和篡改以及損壞，還有泄密等行為必須對其進行嚴肅處理。從根本上做好會計檔案存放和使用的工作，提升會計檔案管理的應用效率。

（三）推廣使用電子會計檔案提升信息化構建。高校財務工作必須要給予電子會計檔案推廣和信息化構建方面應有的重視，最大限度使用網絡平臺以及相關管理軟件。讓會計資料有產生到歸檔和保存都可以利用信息化平臺完成。電子檔案管理需要以來高校已經擁有的會計核算系統，構建電子會計檔案管理的系統，讓其由接受和核對以及歸檔查閱能夠達到統一化的管理。

三、結束語

通過本文對新形勢下高校會計檔案管理問題的分析，以及提出的相應解決對策，使我們了解到高校會計檔案管理還存在著各種問題，必須要對會計管理工作給予應有的重視，加強工作人員對于這項工作的認識，完善管理制度，實現電子化會計檔案管理。只有這樣才能確保高校檔案將其真正的價值發揮出來。endprint