實(shí)踐人力、行政崗位面試技巧

關(guān)龍飛

人力資源、行政崗位，是企業(yè)的專業(yè)成本中心。 中小企業(yè)限于自身的發(fā)展局限，企業(yè)管理的專業(yè)化程度參差不齊，相互之間通用性不強(qiáng)，若和大企業(yè)相比，人才通用成本一般較高。下面以人力、行政兩類崗位的面試為例，旨在分享面試操作中的實(shí)踐技巧。

人力資源

人力可以分為兩小類崗位，一類是招聘、培訓(xùn)、員工關(guān)系，屬于經(jīng)常和人打交道的工作;一類是薪酬、績效，屬于和數(shù)字打交道的工作。因此，這兩小類崗位對人的要求自然就不同，對于前者，按照崗位素質(zhì)評價標(biāo)準(zhǔn)，一般重點(diǎn)考察項(xiàng)目是溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力、專業(yè)水平、綜合素質(zhì)等。

例如，考察的如果是專業(yè)水平，對于招聘而言，可以提問：

1.請問招聘面試測評工具有哪些？各自優(yōu)缺點(diǎn)在哪里？您使用過哪些？請舉個例子。

2.請問衡量招聘水平的指標(biāo)有哪些？都如何計(jì)算？您上年度的相應(yīng)指標(biāo)都是多少？

3.請問公司如何降低人力成本？對于您上一家公司而言，您認(rèn)為如何才能實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)？請舉例說明。

4.公司如果想在某省各個縣城招募一批駐在當(dāng)?shù)氐膬浣?jīng)理，請問您對公司的選才標(biāo)準(zhǔn)有什么建議？為什么？請問您如何完成招聘目標(biāo)？大概需要多久？為什么要這么做？

如果是考察其綜合素質(zhì)，其實(shí)是不需要專門設(shè)計(jì)問題的，從他進(jìn)入面試場合的開始，就可以通過觀察其面試前、中、后的言行舉止看出其基本的綜合素質(zhì)水平，這一點(diǎn)是HR的基本功，也是只能意會不可言傳的。這里可以簡單說一下可供觀察的細(xì)節(jié)：

例如：應(yīng)聘者的言談舉止是表現(xiàn)出略散漫還是落落大方？是謙恭有禮還是表現(xiàn)得缺乏教養(yǎng)？是面帶微笑、和藹待人，還是冷漠無情？是樂觀自信還是自卑緊張？神態(tài)、言語中是表現(xiàn)出斤斤計(jì)較還是豁達(dá)開朗？衣著打扮是否體現(xiàn)出職業(yè)氣質(zhì)以及對此次面試的重視程度。

當(dāng)然，對招聘這種以業(yè)績?yōu)榭己酥笜?biāo)的特殊管理崗位，對其工作經(jīng)驗(yàn)的質(zhì)量，或者說業(yè)績的考察也一樣重要。例如：

1.請問您公司人力資源部有多少人？負(fù)責(zé)招聘的有多少人？都招聘什么崗位？哪些崗位招聘最難？為什么？你和其他人是如何分工的？你去年的招聘完成率是多少？招聘合格率是多少？人均招聘成本是多少？某些崗位招聘任務(wù)，你用了多久完成？或者說人均招聘時間是多少？

2.請問您的崗位職責(zé)都有哪些？各項(xiàng)職責(zé)占用你的時間比例大概都是多少？

3.請問您去年招聘了多少人？主要是什么崗位？您用的招聘渠道都有哪些？招聘渠道各項(xiàng)占比是多少？為什么要這么選擇？您占用的招聘預(yù)算是多少？預(yù)算都是如何分配的？

以上問題可以充分說明其個人業(yè)績。例如，有的人表面上招聘質(zhì)量很高，用人部門很滿意，但可能他全年只招聘了10人，而沒有其他職責(zé)，這就說明他的業(yè)績反而很差，因?yàn)檫@10人本來可以用1-3個月完成，而他卻用了12個月。有的人招聘數(shù)量和質(zhì)量都很好，但招聘成本本來可以控制在10萬元以內(nèi)，他卻用了50萬，這就說明其招聘成本已經(jīng)完全湮沒了他的個人業(yè)績。有的人招聘數(shù)量和質(zhì)量看起來很普通，但實(shí)際上，他的招聘職責(zé)只占他全部崗位職責(zé)的1/3，其他70%的時間，他還要去做其他工作，這就說明其個人能力非同一般，需要作為重點(diǎn)關(guān)注。

有的人在上家公司獲得一次加薪升職，或超額年終獎和優(yōu)秀員工獎勵，但可能他的業(yè)績并不突出，貢獻(xiàn)很小，這些業(yè)績可能是他的下屬團(tuán)隊(duì)取得的，并不是他直接創(chuàng)造的，他在此項(xiàng)目上的實(shí)際貢獻(xiàn)很小，只是公司績效考核機(jī)制和公平用人方面有問題，這就需要重點(diǎn)追問和調(diào)查其業(yè)績背景。總之，我們招聘的重點(diǎn)對象絕非是有苦勞的人，而是有功勞者，并且要名副其實(shí)。

對于薪酬績效模塊。可以考察其專業(yè)素質(zhì)、心態(tài)、人格素質(zhì)等。尤其是專業(yè)素質(zhì)對于薪酬績效這類技術(shù)含量較高的模塊，尤為重要。可以重點(diǎn)考察專業(yè)知識，必要時通過筆試進(jìn)行考核。例如：

1.請問寬帶薪酬與薪點(diǎn)制薪酬的定義和優(yōu)缺點(diǎn)是什么？

2.請舉例說明企業(yè)年度調(diào)薪的思路和步驟。

3.請問年終獎如何進(jìn)行合理避稅？請舉例說明。

4.請問如何能在激勵員工提高績效的基礎(chǔ)上，最大化降低人工成本？請以你上一家公司為例，說明你的思路。

5.請問本市五險一金的繳納比例以及基數(shù)調(diào)整的大概時間段？請問調(diào)整基數(shù)需要做哪些工作？申報(bào)材料都有哪些？

行政管理

行政管理類崗位一般分為行政文秘、總經(jīng)理助理（秘書）、后勤管理等。這些崗位對人才的素質(zhì)要求基本相同，主要是溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、計(jì)劃與控制能力、文字表達(dá)能力以及綜合素質(zhì)等。

下面以組織協(xié)調(diào)和應(yīng)變能力的考察為例：

1. 假如明天上午科室里只有你一人，卻有以下五件事要處理，你打算怎么辦？

①你母親生病住院，于明天上午8：15分動手術(shù);

②單位領(lǐng)導(dǎo)要你明天上午8點(diǎn)帶著你負(fù)責(zé)起草的重要材料參加關(guān)于修改這份材料的討論會，會議時間約兩小時;

③單位辦公室通知各科室派人參加明天上午8點(diǎn)召開的“當(dāng)前社會治安形勢報(bào)告會”，并要求向全員傳達(dá);

④一周前你和兄弟單位的某同志約定，明天上午8點(diǎn)要洽談一個合作事項(xiàng);

⑤上級機(jī)關(guān)對口部門從后天起將對你科室的工作進(jìn)行為期兩天的檢查指導(dǎo)，他們明天上午9點(diǎn)到達(dá)，需要接待。

2. 校車安全演習(xí)，車上的小孩子以為真的出了安全事故，不停地哭喊，還用逃生錘弄碎了玻璃，圍觀的群眾也以為發(fā)生了安全事故，紛紛議論，你是這次演習(xí)的負(fù)責(zé)人，該如何處理？

以上問題是考察組織協(xié)調(diào)和應(yīng)變能力的典型考題，一般給應(yīng)聘者1-3分鐘思考時間，然后回答，面試官根據(jù)其回答內(nèi)容，在面試評價表中打分。此類問題沒有標(biāo)準(zhǔn)答案，只要應(yīng)聘者能思路清晰，處理得體，科學(xué)協(xié)調(diào)各方利益即可。

此外，關(guān)于工作經(jīng)驗(yàn)的質(zhì)量考察也頗為重要。行政管理雖然屬于技術(shù)性含量較低的崗位，但并非沒有專業(yè)性，對于一些行政工作經(jīng)常用到的公文寫作、后勤管理、行政成本控制、資產(chǎn)管理等，均需要具有一定的專業(yè)素質(zhì)。例如：

1.請問您上家公司的人均行政成本是多少？您這家公司的行政費(fèi)占銷比（行政總成本占總收入比例）是多少？您認(rèn)為人均行政成本保持在多少范圍較為合適？行政費(fèi)占銷比保持在什么范圍合適？為什么？您公司去年的行政預(yù)算是多少？

2.請問您公司去年的人均辦公用品費(fèi)用最多的是哪個部門（或分公司）？人均水電費(fèi)、人均固話費(fèi)最多和最低的又是哪個部門？您公司去年哪項(xiàng)人均行政費(fèi)用最高？是多少？最低的呢？又是多少？您公司有多少個空調(diào)？多少臺電腦？

3.請問您公司去年的行政總費(fèi)用相對上年度環(huán)比變化多少百分比？原因在哪里？您都采取了哪些措施？效果如何？

4.請問您公司會議多嗎？你們?nèi)绾螀f(xié)調(diào)會議室的申請？會議前、中、后您都做些什么？怎么做的？

5.請問您參與過公司室內(nèi)裝修項(xiàng)目嗎？預(yù)算是多少？哪些裝修子項(xiàng)目費(fèi)用占比最高？您請了哪一家裝修公司？為何選擇他們？各個部門的辦公地點(diǎn)和空間是如何布局，如何協(xié)調(diào)的？為何要這樣做？

以上問題是考核行政人員的典型問題，不一定要全部考察，但提問時，以混亂的順序提問，并觀察各項(xiàng)費(fèi)用數(shù)據(jù)是否符合其自身的邏輯以及外部事實(shí)，以驗(yàn)證其數(shù)據(jù)真實(shí)性。同時，在應(yīng)聘者回答問題時，觀察其神態(tài)、眼神、語調(diào)，是否有造假嫌疑，或者是否熟練地說出各類數(shù)據(jù)。其熟練的程度越高，造假的疑點(diǎn)越少，說明其行政專業(yè)素質(zhì)越高，工作細(xì)心認(rèn)真。例如，他的公司有100臺電腦，10臺空調(diào)，以及熱水器、微波爐等電器。那么其在當(dāng)?shù)氐碾娰M(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是否符合其所講的人均電費(fèi)額度？如果差距較大，說明是一個疑點(diǎn)，可以進(jìn)行追問核實(shí)，同時，在對候選人進(jìn)行背景調(diào)查時，也可以通過HR關(guān)系網(wǎng)，暗中調(diào)查該公司的這類數(shù)據(jù)。

如果是中小企業(yè)，就可以大幅簡化這些考察項(xiàng)目了，因?yàn)橹行∑髽I(yè)沒有那么多人事行政人員去做那么多細(xì)節(jié)性的，被很多業(yè)務(wù)部門認(rèn)為“看起來屬于沒用”的工作。在中小企業(yè)，一切都要以“務(wù)實(shí)為本”作為基本的價值理念，這是每一位身在其中的管理者（不僅是HR）需要格外注意的一點(diǎn)，否則大量的“繁文縟節(jié)”不僅會嚴(yán)重傷害利潤中心員工的積極性，還會嚴(yán)重降低公司運(yùn)轉(zhuǎn)效率，甚至將企業(yè)扼殺在本該迅速成長的搖籃中。

因此，素質(zhì)模型相應(yīng)的考察不必費(fèi)力去設(shè)計(jì)，只需關(guān)注幾個關(guān)鍵點(diǎn)即可。例如可以抓住學(xué)歷、專業(yè)、工作內(nèi)容契合度、個人氣質(zhì)形象、綜合素質(zhì)這幾個關(guān)鍵點(diǎn)，選擇最合適的人才即可。否則，提問的諸如人均行政成本、行政費(fèi)用分析、招聘數(shù)據(jù)分析等問題，對于許多中小企業(yè)的HR人才來說，幾乎都是難以馬上回答的，也就失去了考察價值。當(dāng)然，對于快速發(fā)展的中型企業(yè)，如果想要招聘高素質(zhì)人才，也可以參照大企業(yè)的招聘測評方式。

責(zé)編/齊向宇