借條管理中容易忽略的幾個問題

陳啟田

【摘 要】隨著社會的不斷進步，會計工作在社會活動中的作用越發重要。目前，各企、事業單位經濟業務發展不斷加強，會計基礎工作作用于財務工作中顯得非常重要，會計基礎工作是會計工作的基本環節，也是經濟管理工作的重要基礎，既維持著會計工作的秩序，也更大提高了會計工作質量，提升了工作效率。本文就實踐工作中借條管理存在的幾點問題及加強管理的意見作出論證。

【關鍵詞】借條；問題；管理；會計

借條是表明債權債務關系的書面憑證，一般由債務人書寫并簽章，表明債務人已經欠下債權人借條注明金額的債務，是一種憑證性文書。借條具有法律效力。一旦產生爭議，可以作為證據向人民法院主張債權，獲得受償。

本文講述的“借條”是指會計基礎工作內容中原始憑證“借款單”。對此，筆者就借條管理中的賬務問題，如：企業員工借款單用于購買材料、預支工人工資、自外單位（或個人）取得的收條替代企業員工借款單的不規范情況，未入賬借款單交接手續，書寫方式不規范、支付方式未列明等問題，談以下幾點淺見，供同仁們共商。

一、借條管理中存在的幾點問題

1、企業在建筑物裝修期間，員工借款購買材料、預支工人工資等填寫借款單時未經領導審核簽批，即已支付借款。因手續不完備，會計人員暫未將此類借款單及時入賬。又因：原始憑證借款單業務發生時間集中在20*6年年度，于20*7年初出納崗位發生內部換崗或離職交接時因借款單未審核簽批的原因，借款單始終無法入賬，只在工作交接表中寫明情況作為待完成事項處理。

2、借條管理違反相關規定，自外單位（或個人）取得的收條替代企業員工借款單，這種情況出現于員工先墊付貨款再向公司借款報銷業務中。實際業務操中借款人向財務人員借款時將購買材料收到的付款憑據--收條，作為借款單支取現金的行為，因單位管理不規范及員工急于現金周轉而采取的一種方法。

3、借款用于購買材料、收條代替借條，預支工人工資等情況，長期積壓借條和收條使得核銷借款時，極易出現賬務套腿（重記或錯記）、混亂、多付款等問題。

4、絕大多數企業在借款單的書寫方式上存在不規范現象，造成借款難以要回，從而引起企業資金壞賬。借條的支付方式如何進行確認？支付方式在《會計基礎工作規范》（以下簡稱《規范》）中未規范為原始憑證必須具備的基本內容，但在企業實操業務中需要加強規范，大數據時代借款的支付方式不再只局限于現金支付。

二、加強借條管理的幾點意見

1、借款單作為經濟業務發生或完成時取得或填制的原始憑證，是企業內部員工向企業借款時填制的一次原始憑證，用以記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的文字憑據。企業員工借款都要履行借款手續，填寫借款單，借款單有一式三聯的也有一聯的。借款申請單填好交財務部門審核簽批后，交給出納憑以付款。財務人員在支付借款時將未經審核簽批的借條進行了付款處理，導致單據不能及時入賬、現金短缺等問題。但這一行為大多數不是個人行為，由于企業領導的口頭應允及不規范管理，事后也未得到及時的補救進而產生的不良后果。會計人員應當按照《規范》的制度和要求進行會計工作處理，真實、準確、及時、完整的反映會計信息情況，將借條補足手續并且進行記賬處理。會計人員在工作中要起到積極的作用，不能怠于工作，聽之任之，違反《規范》的做法是不可取的。

會計人員工作調動或者因故離職，必須將本人所經管的會計工作全部移交給接替人員。接替人員應當認真接管移交工作，并繼續辦理移交的未了事項。根據《規范》規定，會計人員辦理移交手續前，必須及時做好以下工作：已經受理的經濟業務尚未填制會計憑證的，應當填制完畢；尚未登記的賬目，應當登記完畢，并在最后一筆余額后加蓋經辦人員印章；整理應該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料；編制移交清冊，列明應當移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、印章、現金、有價證券、支票簿、發票、文件、其他會計資料和物品等內容；實行會計電算化的單位，從事該項工作的移交人員還應當在移交清冊中列明會計軟件及密碼、會計軟件數據磁盤（磁帶等）及有關資料、實物等內容。交接完畢后，交接雙方和監督人員要在交接清單上簽章。案例中跨年度借條未得到妥善處理，在交接時未按規定三方簽字或者蓋章更是常見的問題，需要會計人員規范交接工作。

2、收條也稱作收據，是因收到單位或個人的錢或物時寫給對方的一種日常生活中常見的憑據性應用文。實際業務中，借款人用收條替代借條方便于流程，但混淆了原始憑證的使用用途，通常情況下應積極通過報銷審批流程，采購實物需要進行入庫驗收，報銷人員持采購收條、發票、入庫單經審批流程予以報銷。可見，大多數單位隨意用款、違反規定等不規范現象屢見不鮮。

3、用于購買材料借條積壓問題對策：財務人員應主動對公司領導在財務流程的規范上進行溝通，避免或減少此類未審批簽字借款單，以便財務工作的正常開展，及時反映公司的現金流情況，對出納現金的監管也有著積極的作用。

收條代替借條積壓問題的對策：大量收條抵沖借條應分開逐筆對應處理，切勿合并抵沖。這里分兩種情況敘述，一是購買材料等業務只交給會計人員對方開具的收條作為借款憑證，那么，待內部審核簽批手續辦理完成后立即進行賬務處理。二是先用借款單支取貨款，再交給財務人員核對方開具的收條。企業嚴格采用日清月結方法的，借款單已于發生當日完成入賬，那么，財務人員應開具收據予以核銷員工該筆借款（一式三聯格式），將記賬聯入賬，收款聯交由借款員工，再以手續齊備的收條等入賬；或者將原借款單副本退還借款人。

預支工人工資借條積壓問題的對策：一般情況下，各企、事業單位編制工資表的工作由工資會計或者人事部門負責，按月匯編，按時發放。建筑工人人工費存在特殊性、靈活性、隨意性，該人員不屬于合同制內員工，不可約束。預支工人工資的情況時而發生，未到工資發放日就要求部分支付或者全額支付工資。這就需要財務人員將該業務作為重點把控，防止重復支付款。首先應按月匯編工資表，再把預支工資單據作為支付款證明附后，清晰反映整體情況，該單據不再作為員工借款處理。切記匯編工資表中需備注該筆工資”已支付或已預付及相應金額”的情況。

4、根據《規范》規定，原始憑證必須具備的基本要素是：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證單位名稱或者填制人姓名；經辦人員的簽名或者蓋章；接受憑證單位名稱；經濟業務內容、數量、單價和金額。財務人員在實際業務中應注意要求借款人員在借款單上寫清楚借款人法定全名和身份證號碼，并核對身份證信息保證一致，如遇法律訴訟事宜可發揮至關重要的作用。支付方式通常不會出現在企業借款單上，這在借款支付路徑的法律證據提供上會出現證據不符或不足現象；另外，可以有效作用于財務人員核對賬環節，避免造成不必要的記賬疏漏與錯記。最好的解決對策是在借款單上備注支付方式，包括現金、銀行轉賬、微信支付、支付寶轉賬等方式。endprint