新時期如何做好檔案管理工作

晏宇星++王俊

【摘要】檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分。它可以直接影響整個單位的工作效率和工作質量，也反映了一個單位管理水平的高低。所以說，做好管理工作有著重要的意義。同時，在信息化不斷深入發展的當下，做好檔案管理工作更是大勢所趨。本文將從檔案管理工作的重要性入手，談及新時期給檔案管理工作帶來的新要求，另外簡單分析新時期檔案管理工作現存的一些問題，并針對如何解決這些問題提出了一些相應的對策和方法。

【關鍵詞】新時期；檔案管理；存在問題；解決措施

從大處來說，“今世賴之以知古，后世賴之以知今”，檔案是各個歷史時期的真實紀事，是編撰史書的第一手史料，是文學創作的素材來源，《史記》的編篡離不開大量的歷史檔案；往小處來說，國家的經濟建設農業發展也需要依照大量的檔案記錄，比如氣候變化規律等，從而制定合理的發展規劃；再往小處說，檔案記錄一個單位的歷史變遷，一個人的人生軌跡。可見從古至今檔案管理工作與人們的生活息息相關、密不可分。隨著信息化建設的不斷推進，改革的不斷深入，社會的不斷發展，檔案管理工作也顯得一日比一日重要。同時新時期也給檔案管理工作提出了相應的新要求。我們應該順應時代的要求，與時俱進，不斷創新，不斷改革，利用互聯網計算機技術等新的科學技術，用開創性思維和方法重新審視檔案管理工作，不斷地完善檔案管理工作，使檔案管理工作更加科學、更加規范，更能充分發揮其作用。

一、新時期檔案管理工作存在的問題

目前檔案管理工作不容樂觀，存在著兩個比較大的問題。一是與手工制作的“白紙黑字”的紙質檔案相比，新時期的檔案管理工作發生了質的改變，它需要依賴計算機技術然后制作成電子檔案。但是檔案管理工作要完全實現電子化信息化管理，任重而道遠。目前看來還只在起步期。當前的檔案管理工作大部分仍是以手工管理為主，效率低下，準確度也不高。另外一些單位由于缺乏必要的檔案保管設備，導致檔案損壞遺失的現象頻頻發生。即使有些單位有檔案管理的設備，但是相關工作人員因為缺乏操作知識，不能熟練操控，不能有效地發揮其作用。所以迫切需要新技術來改善這種現狀。二是現今的檔案管理人員普遍素質不高。一方面，他們知識面狹窄，缺少專業的知識培訓，同時也缺少主動學習新知識的積極性，導致知識脫節，無法跟上社會發展的步伐。另一方面，他們眼界狹窄，缺乏經驗。只知道終日埋頭于檔案工作中，兩耳不聞窗外事，守著辦公室閉門造車，沒有意識到要走出去多跟別人交流工作心得，多吸取別人的經驗教訓，互相學習取長補短。其次，他們傳統的工作理念還沒有完全改變，墨守成規，更缺乏創新意識，創新能力更是無從談起。所以在這樣的情況下，新時期的檔案管理工作難以找到突破口，更難有好的發展。

二、如何應對新時期檔案管理工作存在的問題

針對如何解決現今新時期檔案管理工作存在的問題，筆者提四個建議：

第一，要意識到檔案管理工作的重要性。對于領導而言，要把檔案管理工作列入議事日程，加大資金投入力度，改善檔案管理的設備，從而肯定它的價值，為下屬做好表率。對于檔案管理工作人員而言，要積極轉變傳統的工作觀念，變被動為主動，變消極為積極，快速接納并主動學習新技術，提高自己的綜合素質和綜合能力。同時要積極思考善于發現檔案管理工作中存在的問題，并勇于創新，用開拓性的思維去解決這些問題，使檔案管理工作能更好地順應時代發展趨勢。

第二，要快速實現檔案管理的信息化現代化。首先要改進傳統的工作方法，不能單純依靠人工進行管理工作，要嘗試結合計算機技術和網絡技術，實現管理方式的現代化和科學化。另外，管理手段上也應該有相應的轉變。當下我們倡導法治社會，所以我們要從早期依賴行政手段來約束和規范檔案工作轉變為采用法律手段來管理檔案事物，從而實現管理手段的現代化。

第三，要培養高素質的檔案管理人員。建設一個強大的高效的檔案隊伍，多多吸納一些復合型的技術人才。檔案管理人員不僅應該有過硬的專業素質，還要有較強的接受和學習新事物的能力，要不斷給自己充電，學習專業領域以外比如計算機技術等新的技術。同時要有敬業精神，熱愛自己的工作崗位，具有嚴格的保密素質，以保證檔案的安全性。此外，還要多組織檔案管理工作者參加培訓會或者是工作心得交流會，號召大家多學習別人的經驗，提高自己的能力。

第四，要加強檔案意識。對于檔案管理工作中出現的問題，要積極展開研究，及時解決。積極完善檔案形成和保存的方法，出現問題及時想辦法解決，確保重要資料的安全性、持久性。

三、結束語

無論是過去還是現在，檔案管理工作對于不同的領域都有著重大的意義。新時期、新階段實現檔案管理現代化勢在必行。這是時代交給各個檔案管理工作者的重任。所以，檔案管理工作者應該順應時代潮流，打破因循守舊的舊觀念，開拓新思想、新觀念。同時要不斷學習新知識，靈活利用信息化技術，勇于創新善于創新，發現和創造新的管理方法，提高自身的管理水平。最終實現檔案更好地為單位的發展而服務，為社會的現代化建設而服務的目的。

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