淺談原始地質(zhì)資料的收集和歸檔

蔡智慧

摘要：原始地質(zhì)資料是國家投入巨大資金和地質(zhì)工作者辛勤付出獲得的第一手地質(zhì)資料，做好原始地質(zhì)資料歸檔工作是實現(xiàn)地質(zhì)資料科學(xué)管理和有效利用的基礎(chǔ)。文章介紹了原始地質(zhì)資料歸檔的范圍和類別，分析了實際工作中出現(xiàn)的原始地質(zhì)資料收集難問題及立卷歸檔應(yīng)注意的事項，提出加強原始地質(zhì)資料歸檔的建議。

關(guān)鍵詞：原始地質(zhì)資料；收集；歸檔

原始地質(zhì)資料顧名思義即地質(zhì)工作中產(chǎn)生的最初始的地質(zhì)科技文件材料，承載著地質(zhì)工作者通過汗水和勞動獲得的珍貴地質(zhì)信息。我國地質(zhì)工作中大量的原始地質(zhì)資料是在新中國成立以后獲得的，主要由各地勘單位保管。2008年，國家檔案局頒布的行業(yè)標(biāo)準《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》給出準確而詳盡的定義：原始地質(zhì)資料是在進行地質(zhì)工作時直接形成或采集的，反映地質(zhì)現(xiàn)象或地質(zhì)體的，以各種載體類型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質(zhì)工作成果原稿及地質(zhì)工作過程中的相關(guān)文件、申報獎勵材料等。隨著《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的出臺及2012年，國土資源部發(fā)布了《國土資源部辦公廳關(guān)于進一步加強原始地質(zhì)資料管理的通知》（國土資廳發(fā)[2012]57號），近年，地質(zhì)資料匯交工作中貫徹落實應(yīng)匯交的原始地質(zhì)資料復(fù)制件和目錄信息部分，進一步加強了各地勘單位原始地質(zhì)資料立卷歸檔及檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準化和信息化。

原始地質(zhì)資料是國家投入巨大資金和地質(zhì)工作者辛勤的付出獲得的珍貴檔案，是項目工作中編制最終成果地質(zhì)資料的憑借，是國民經(jīng)濟建設(shè)重要的基礎(chǔ)信息，可被反復(fù)利用、挖掘從而避免重復(fù)的地質(zhì)工作。加強原始地質(zhì)資料管理的前提在于抓好原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作，以便更好地服務(wù)于地質(zhì)資料的利用和社會化共享。

結(jié)合地勘單位檔案管理工作實際，文章從以下幾個方面對原始地質(zhì)資料立卷歸檔過程中的重點、難點進行討論。

1.原始地質(zhì)資料歸檔的范圍和類別

從一個項目籌劃立項開始直至任務(wù)書下達，從開展野外工作到報告送審、申報獎勵，期間環(huán)環(huán)相扣、源源不斷地會產(chǎn)生繁雜的科技文件材料，哪些是應(yīng)歸檔的？又該怎樣收集？通常，項目技術(shù)人員能夠想到將野外工作草圖，野外觀察記錄，鉆探（坑探、槽探）記錄班報表，采樣化驗單據(jù)報告，階段性總結(jié)及成果報告等資料收集歸檔，而忽略了應(yīng)歸檔的項目技術(shù)管理類文件，包括前期的礦權(quán)相關(guān)文件，立項材料，設(shè)計書及其批復(fù)意見，項目任務(wù)書、野外驗收及報告評審意見，實物資料清單及后續(xù)的申報獎勵材料等，無法完全實現(xiàn)一個地質(zhì)項目原始資料歸檔的齊全、連貫、系統(tǒng)。

地質(zhì)檔案行業(yè)標(biāo)準《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的頒布對地質(zhì)項目原始資料歸檔原則和類別進行界定，使得在實際的資料收集、整理過程中有據(jù)可依，共細分為十個大類：（1）底/D（成果底稿、底圖類）；（2）測/C（測繪資料類）；（3）觀/G（野外地質(zhì)觀測類）；（4）探/T（勘探工程及現(xiàn)場試驗類）；（5）樣/Y（采樣測試鑒定類）；（6）試/S（試油、試采、采油類）；（7）錄/L（儀器記錄及動態(tài)資料類）；（8）像/X（遙感影像類）；（9）綜/Z（中間型綜合資料類）；（10）文/W（技術(shù)管理文件類）。

2.原始地質(zhì)資料的收集

原始地質(zhì)資料歸檔的一個難點在于收集。由于地勘單位資料管理部門的相對封閉和邊緣，加上地質(zhì)資料管理、利用信息化程度不高，地質(zhì)資料開發(fā)、利用程度不高，地質(zhì)項目開展過程中對日常的地質(zhì)資料收集、立卷歸檔工作沒有足夠的重視。《地質(zhì)資料管理條例》《地質(zhì)資料管理條例實施辦法》及《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》等相關(guān)政策、規(guī)范的貫徹落實及監(jiān)督約束力度不夠，致使原始地質(zhì)資料的收集不及時、不齊全、不規(guī)范等問題長時間存在，影響后續(xù)的立卷、歸檔工作和資料利用，尤其在依法履行地質(zhì)資料匯交過程中帶來困難，阻礙了匯交工作的順利進行。為促進原始地質(zhì)資料收集的質(zhì)量和效率，應(yīng)從以下幾個方面入手：

2.1加強溝通抓落實

資料管理人員應(yīng)主動與項目負責(zé)部門勤加溝通，及時宣傳當(dāng)下資料立卷歸檔工作及依法匯交的相關(guān)政策、規(guī)范，取得直管領(lǐng)導(dǎo)的重視與配合，強力抓好前期的資料收集環(huán)節(jié)，具體項目中落實到辦事細致、認真、有耐心的個人負責(zé)，對其進行資料收集范圍、質(zhì)量的認真指導(dǎo)。

2.2嚴格登記勤收集

對地質(zhì)工作活動中形成的文件材料逐件登記建賬，以便做到“家底清楚”，有據(jù)可查。嚴格登記是確保原始地質(zhì)資料立卷歸檔質(zhì)量的關(guān)鍵。此舉看似“多余”，但有利于資料收集的齊全、有序、高效。在屬歸檔材料事務(wù)辦結(jié)時應(yīng)及時收集，避免資料散失、破損，這考驗著資料收集人員具備的耐性和勤快。

2.3適時跟進抓監(jiān)督

資料管理人員應(yīng)掌握進展中地質(zhì)項目性質(zhì)和實施流程，必要時與資料收集人員協(xié)同配合，對其收集工作予以細致指導(dǎo)的同時能夠起到監(jiān)督作用，避免指定收集的項目技術(shù)人員對資料收集范圍理解不全面、不深入導(dǎo)致收集過程中該收集的沒收集，不該收集的又收集之類的問題產(chǎn)生。

3.原始地質(zhì)資料的立卷歸檔

在原始地質(zhì)資料收集基本齊備的過程中，項目技術(shù)人員應(yīng)著手進行地質(zhì)資料立卷歸檔工作，立卷環(huán)節(jié)一般在項目成果評審驗收之前開始，于地質(zhì)工作結(jié)束后3個月內(nèi)完成，向地質(zhì)檔案部門移交。地質(zhì)資料的整理、分類、組卷、排序、編目、裝訂、裝盒等操作方法嚴格按照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》進行。原始地質(zhì)資料立卷歸檔過程必須注意：

（1）資料組織系統(tǒng)。卷內(nèi)文件材料必須真實反映地質(zhì)工作全過程，反映出其內(nèi)在的有機聯(lián)系，按時間先后，先主要后次要，先文字后附表、附件、附圖等方式整理排列。每件內(nèi)容要素構(gòu)成應(yīng)完整并符合地質(zhì)工作規(guī)范要求，其格式和規(guī)格大小符合地質(zhì)工作規(guī)范和歸檔保存要求。每一案卷內(nèi)首位必附有地質(zhì)檔案文件目錄。案卷內(nèi)每個類別中一件一號，不重件編號。

（2）歸檔資料整飾。原始地質(zhì)資料應(yīng)字跡工整醒目，圖面清晰美觀。成冊的原始地質(zhì)資料應(yīng)有封面、扉頁、目錄頁及頁碼，扉頁應(yīng)包含題名、責(zé)任人及完成時間等。成冊的資料不應(yīng)使用易銹蝕及易老化材料，去除金屬、塑料裝訂物，用線裝訂好，制作統(tǒng)一的歸檔封面裱貼好。

4.加強原始地質(zhì)資料歸檔的建議

為改進當(dāng)前原始地質(zhì)資料歸檔存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，提高資料收集、立卷歸檔的規(guī)范化、標(biāo)準化，文章結(jié)合地勘單位實際提出如下幾點建議：

（1）健全歸檔制度，強化監(jiān)督機制。針對《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的頒布，結(jié)合地勘單位實際應(yīng)及時健全原始地質(zhì)資料收集、立卷歸檔制度，確定歸檔范圍，規(guī)定歸檔時間，明確責(zé)任主體，并將原始地質(zhì)資料歸檔工作納入工作計劃和考核指標(biāo)。單位要把地質(zhì)檔案的收集工作做到有計劃、有布置、有檢查、有考核、有總結(jié)、對那些歸檔率高的項目組進行表彰，歸檔率低的項目組進行通報批評。

（2）主動交流宣傳，把關(guān)檔案驗收。資料管理人員應(yīng)主動介入日常項目工作活動中，與項目負責(zé)人、專職資料收集人員進行交流，并在項目組中積極指導(dǎo)，強化資料歸檔的責(zé)任意識和規(guī)范措施，將相關(guān)政策、規(guī)范普及到每個項目技術(shù)人員手中。在每一個項目原始地質(zhì)資料歸檔驗收環(huán)節(jié)，資料管理員要嚴格把關(guān)，多作指導(dǎo)，對驗收不合格的應(yīng)責(zé)其改進，對歸檔合格的要多予肯定。從資料驗收情況可反映出資料歸檔過程的完善與紕漏，掌握改進資料歸檔的指導(dǎo)性建議。

5.結(jié)語

加強原始地質(zhì)資料的收集和歸檔是地勘單位應(yīng)予以重視的問題，也是地質(zhì)資料管理各個環(huán)節(jié)中最基礎(chǔ)、最重要的一環(huán)。最為關(guān)鍵的是地質(zhì)資料收集要實現(xiàn)源頭把控、及時收集。地質(zhì)資料管理員平時要多溝通、宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督，發(fā)揮主觀能動作用，使得大量產(chǎn)生原始地質(zhì)資料的日常項目活動中做到有效、有質(zhì)、有序地完成資料收集工作，及時進行資料立卷和歸檔。一套完整、系統(tǒng)的原始地質(zhì)資料不僅反映出相關(guān)地質(zhì)工作的程度，同時反映出地質(zhì)工作的技術(shù)方法，承載著珍貴的原始數(shù)據(jù)，具有長久的保存價值和反復(fù)利用，對后續(xù)或相關(guān)的地質(zhì)工作有重要的參考價值。因而，相關(guān)地質(zhì)人員必須將做好原始地質(zhì)資料的收集和歸檔視為一種神圣的使命，為地質(zhì)工作的基礎(chǔ)信息服務(wù)于國民經(jīng)濟的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。endprint