職工人事檔案管理問題和對策解析

胡玉紅

摘要：人事檔案是勞動管理中的組成部分，關系到公司每一位員工的利益。隨著經濟形勢的不斷變化，現代社會中人員的流動率增加，人員的自由流動為企業人事檔案的管理帶來了新的困難和挑戰，因而需要針對問題進行分析，從而解決人事檔案管理在工作中面臨的問題。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；對策

人事檔案是記錄員工在公司工作期間，其業績表現、業務能力、品德作風、健康狀況等所有信息的歸檔整理，是考察一個員工全面化信息的重要依據。人事檔案的管理和建立也便于企業在調配人員以及使用人力資源方面提供便利。但是隨著社會市場經濟體制的不斷深入和發展，傳統人事檔案管理機制的各種弊端不斷暴露出來，為了加強人事檔案管理，就必須改革其管理體制，與時俱進，發揮出人事檔案管理的真正作用。

一、當前企業在人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理的重視程度不夠

隨著社會市場經濟體制的不斷深入，在人才市場中，人員的流動性越來越自由化，企業與員工之間的“雙向選擇性”也越來越明顯。企業在招聘錄用員工時更看重的是員工的工作能力以及人品方面，而員工與企業在達成一致性的時候更多的是由勞動合同進行書面的約束，而不是人事檔案，員工只要按照勞動合同中的協議條款進行，則可以自由的選擇職業流動。正是由于這種自由性，現階段的員工以及人才市場中經常會出現由于個人發展原因或者其他方面的原因，員工選擇跳槽的情況，而員工未及時辦理轉檔手續，因而造成了很多死檔或者棄檔的存在。更是由于對人事檔案重視程度不夠，出現很多人事檔案遺留在原由的人才市場或者交流機構中，這樣導致后續進行有關人事方面工作的時候欠缺相應完整的檔案資料查詢，為后續的人事工作帶來極大的不便。

（二）人事檔案管理人員的服務意識不夠

在企業內部中，人事檔案有關部門長期受到一些機要性和制度方面的制約，有關檔案管理人員在工作中長期處于比較被動的狀態，采取單一的服務方式，導致人事檔案管理人員在服務意識上也存在明顯的不足。對于人事檔案的管理，管理者將重心過多的放在了保管資料方面，對于人事檔案中所記錄的一些信息資源都沒有很好的進行利用，為企業調配人員，考察員工提供應該具備的價值。

（三）企業人事檔案內容不夠完善

企業的最終目的是為了盈利，對于員工的管理也是為了最大力度的刺激員工的創造力和工作能力，從而達到最佳的經濟效益，而在企業內部管理中，各部門之間的職能差別很大，因此人事檔案的管理除了具備員工的一些基本信息之外，還應該結合企業自身管理需要充實一些內容。但是在企業中，人事檔案管理資料內容基本上只顯示了員工的年齡、學歷、個人履歷等這些基本內容，對于員工在崗位工作上的業績表現，工作貢獻等都沒有詳細的歸納和記載，因而不便于對這個員工進行很詳細的了解。

（四）信息化和網絡化管理水平落后

隨著信息化時代的到來，企業內部的檔案信息管理模式也開始發生轉變，在一些信息網絡應用發達的國家已經開始用電子檔案技術逐漸取代紙質檔案，但是在我國企業中，傳統手工記錄的形式仍然大量存在，并沒有將電子化技術很好的融入到檔案管理工作中。

二、如何改進職工人事檔案管理的對策

（一）提高人事檔案管理的重視程度，加強人事檔案的宣傳

人事檔案在管理中面臨最關鍵的問題就是員工以及領導的不重視，這種不重視主要源于對于人事檔案管理作用的不清楚，因而有必要對員工及領導加強人事檔案管理重要性和作用性的宣傳，無論是員工還是管理者都應該正確對待人事檔案管理工作。例如可以通過一些形式對企業員工進行人事檔案管理辦法的宣傳培訓，提高了員工的意識，才能更有效的推進人事檔案管理工作的發展，促進其資源利用性的有效開發。

（二）強化服務意識，提高業務能力

人事檔案中所記載的員工信息對于人事管理工作包括人員崗位的調動、工資結構的調整等都具有重要的依據作用，針對人事檔案管理工作的性質，人事有關管理人員應該轉變傳統的工作思維，增強服務意識。首先需要對已經存在的檔案信息進行整體歸納，其次針對各部門崗位有針對性的進行培訓，提高員工的業務能力，最后對所保管的所有人事有關資料進行整體盤點，建立明確清晰的檔案管理體系。

（三）建立科學合理的管理制度

企業一般會形成自己一套有序的規章制度，但是面臨著不斷變化的社會形勢和新的狀況，企業人事檔案管理制度中會有些規章制度不適應變化中的社會形勢，因而需要根據實際的社會需求不斷的調整規章制度，及時建立健全企業人事檔案管理的有關規章制度，讓其更能夠適應企業人事管理相關工作。另外還要不斷充實完善員工檔案的資料信息，擴大收集員工信息資料的來源，為企業進行有效的人員管理提供參考依據。

（四）加快人事檔案工作的信息化建設

在管理中應用計算機技術實現信息化管理是時代發展的要求，也是企業步入現代化的重要標志，它改變了傳統的工作模式，使得工作效率大大提升。對于企業的信息化管理建設可以將人事檔案中的編碼、查詢、統計、存放位置以及個人信息等都輸入到計算機內，逐步建立完善的信息數據庫，這樣不僅可以省去大量的人力，同時還能避免人工誤差或者錯誤率，便于后期人事檔案工作的管理和保存，有利于延長檔案資料的清晰時間和保存時間。

三、總結

企業管理中包含了很多方面的管理內容，在人事檔案管理中也涉及到各種環節和內容，為了完善企業的管理機制，針對人事檔案管理過程中可能存在或者已經存在的問題我們應該及時積極的去應對，并且有針對性的制定完善的改良方案，不斷提高整體管理水平，讓人事檔案管理在企業中實現其應有的價值。通過對人事檔案管理一系列的改進措施，逐漸完善中國鐵建集團內部人員的信息資源體系，為中國鐵建進行人力資源的利用提供極大的便利，保障人事檔案管理工作朝著正確的方向發展，為企業以及員工的未來發展做出貢獻。

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