企業人事檔案的重要性及如何加強管理之我見

劉曉冬

企業人事檔案是企業人事管理部門和企業在招聘、培訓、考核、獎懲、選撥、任用等工作中形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、工資福利待遇、參加社會保險以及工作變動等情況的原始記錄，是考察干部職工和依法維護其合法權益的重要依據。

企業人事檔案管理是企業管理中的一個重要組成部分，它在多個方面有著不可忽視的重要性。

一、企業人事檔案對單位人力資源工作的重要性

企業人事檔案對單位人力資源工作的重要性主要表現在以下三個方面：

一是為企業的一些重大人事決策提供了必要的依據。通過充分閱研人事檔案，能夠詳盡了解每一位員工的業績、素質、能力等，進行綜合分析規劃，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，從而保證人力資源決策科學化、合理化。

二是提高人力資源使用效率和使用價值，合理進行人力資源配置。隨著時間的推移，出現人員流動、崗位變化等情況，人事檔案會隨著人員的流動而不斷傳遞，檔隨人走是人事檔案的動態特征，企業人員流動相對較快，要謹防發生有檔無人或有人無檔的現象。人檔統一才能使人力資源得到最佳的配置，使人才在企業的各個部門、各個崗位之間合理流動。

三是能夠做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個員工的潛力，發揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進行全面了解，主要內容包括：道德品質，工作經歷，特長、成績與貢獻等等，從而為企業進行干部考察、任免、調配提供真實可靠有效的資料。

二、企業人事檔案對員工本人的重要性

有些員工認為檔案存在單位，平時根本不接觸，對自己的意義不是很大，甚至個別職工認為檔案可有可無，那事實真的如此嗎？

企業人事檔案對職工本人工作和生活的方方面面都有重要作用，如認證身份、計算連續工齡、申報職稱、政治審查等等，在按規定出具有關證明（包括存檔證明、婚姻證明、學歷證明、家庭成員證明、出國證明），辦理退休等，都需要以人事檔案為依據。

三、企業人事檔案對社會信用體系建設的重要性

個人是社會的基本單位，也是信用的提供者和接受者，因此個人信用體系是社會信用體系的必不可少的組成部分。人事檔案是個人信用信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況，可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續、提供出國政審和涉外公證材料等，從而形成完整的個人信用基礎信息。

綜上所述，在當今社會，企業人事檔案的作用并沒有在時代發展的背景下被逐漸弱化，相反，隨著社會的發展，社會和企業正在重新認識企業人事檔案的重要性，從而對企業人事檔案的管理提出了更高的要求。

如何加強對企業人事檔案管理，通過理論學習和工作實踐經驗，我認為應該從以下幾方面著手：

一是啟動檔案管理標準化工作，建立健全科學合理的人事檔案管理制度。青島市政府在“十三五”規劃中明確提出要加強標準化工作，用標準規范管理，在人事檔案管理中，也同樣需要加強制度的標準化管理。對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全，檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

二是推動檔案信息化建設，建立科學的人事檔案分類系統。人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員，由于企業的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。我們可以利用信息化手段，根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

三是提高人事檔案管理重視程度，重視人才引進、人員培訓，全面提高人事檔案管理人員綜合素質。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。

四是增強服務意識，積極主動的提供人事信息服務。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。

五是加強工作創新意識，探索人事檔案管理實現數字化、網絡化開放式管理模式。人事檔案管理要與時俱進，人才信息服務網絡則為人事檔案現代化管理構建了堅實的實用平臺。建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務，既可以提高效率，也可以降低社會管理的成本。

企業人事檔案管理工作是企業中不可或缺的管理工作之一，只有改變舊有模式，建立新型管理系統，借助現代化的技術與觀念，全面開發信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，才能促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規范化的軌道。