淺述如何做好企業文書中涉密文件的管理

李翠

摘要：企業文書檔案是記錄政務活動的重要檔案，它記錄了機關、團體、企業、事業單位所從事的各種管理性活動，包含黨務管理、政務管理、財務管理、人事管理、業務管理、科研管理等。

關鍵詞：企業文書檔案；政務；涉密

隨著海洋事業的蓬勃發展，文書檔案數量不斷增加，中海油湛江實驗中心承擔著南海西部片區企業原始資料的收集、整理與委托保管等，嚴格依據保密規章開展管理工作。特別在當今信息化社會里，企業文書檔案的信息安全成為我們檔案管理的首要任務。因此，如何做好企業文書中涉密文件的保密管理是我們研究的一個重要課題。

一、企業文書檔案保密工作的重要性

文書檔案是真實記錄企業發展、正常運行的全過程，有重要的查考使用價值。我們管理著南海西部石油指揮部自1973年成立以來的重要文書檔案資料，至今已有44載，保存價值巨大，我們可以借助文書檔案更好地了解過去，更是見證企業的一種憑證，是人們對企業的熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、處理問題的重要依據，它不僅涉及到企業的經濟效益管理，特別是文書檔案中的涉密文件，更是關乎著企業發展的重要商業機密、內部資料、秘密檔案、絕密檔案等。

現如今，信息技術飛速發展，信息傳播廣泛，許多重要文件不僅有紙質版，還在企業內部局域網中掛接，給保密工作帶來巨大的困難與挑戰，保密工作已不再是傳統的“鎖好柜門”、“關好門窗”、“看好人和物”的輔助性工作，而是要求越來越嚴格。因此，保守企業機密是每個員工應盡的義務，更是文書檔案管理工作人員的職責，為了確保企業的利益，檔案管理人員必須牢固樹立保密意識，提高文書檔案的保密管理，確保檔案萬無一失。

二、企業文書檔案涉密文件管理中存在的安全隱患

企業單位紙質的涉密文件資料較多，其中包含內部保密、中央保密局下發的一些保密文件，雖然在資料的清查過程中，已將涉密文件與普通文件進行分開保管，但還有一部分保密文件資料目錄臺賬存在著一些涉密文件目錄未及時刪除。

現在存儲涉密文件資料，不但有傳統的紙介質，還有移動硬盤、U盤等多介質存儲，在管理中稍有不慎，都有可能泄密。

三、企業文書中涉密文件管理的重要措施

（一）提高保密意識

檔案保密管理工作人員要認真學習與保密工作相關的法律知識、制度，學習《檔案法》、《保密法》、《海洋石油企業檔案工作手冊—國家檔案法規及標準》等，并與單位簽訂保密承諾書，認真遵守國家保密法律、法規和規章制度，履行保密義務，不違規記錄、拷貝國家機密或企業內部秘密信息，確保人人建立保密工作意識，營造“人人保密”的工作氛圍。

（二）嚴格控制檔案利用流程

在檔案提供利用過程中，企業要建立健全涉密文書保管制度與借閱制度，嚴格按照企業制訂的涉密文件利用流程，任何單位與個人不得私自查借閱涉密文件，只有經過上級歸屬單位保密處同意，并開具有效證明，才能進行查閱利用。

（三）規范保密庫房管理

首先，企業要建立健全保密檔案庫房管理制度，庫房要滿足檔案保管“三鐵一器”的硬件要求，鐵門、鐵窗、鐵柜、監控器。并設置保密檔案管理專員，經接受歸屬單位保密處審查后，方可上崗。涉密文件信息化管理所用的電腦必須經過湛江市保密局備案，使用計算機“三合一”專用系統，涉密的U盤必須由保密人員專人專機單機管理，所有涉密文件必須在已備案的涉密計算上進行操作，任何非保密專員不得進入保密庫房。

（四）區別保管與保密期限

在《國家秘密保密期限的規定》中明確規定：除了特殊規定，絕密級項的保密期限不超過30年，機密級項的保密期限不超過20年，秘密級項的保密期限不超過10年。對于保密期限屆滿的無利用和指導作用的密級文件進行梳理，向上級單位、制定機關進行申請解密，待批準，方可將涉密文件移交上級單位保密處；在保密期滿，但上級單位不予解密的文件，依然作為密件進行保管，嚴禁擅自解密或隨意銷毀與對外提供。

四、結束語

保密工作是檔案室的一項重要工作，在信息化飛速發展的今天，檔案保密管理尤為關鍵，需要檔案工作者在工作實踐中不斷探索、不斷學習，不斷摸索出一套切實可行的工作方法，努力開創企業文書中涉密文件保密管理的新局面。