解讀大數據時代下檔案管理的價值提升

趙文華

摘要：本文分析了大數據時代檔案管理信息化建設的重要意義，探索了在新時期提升檔案管理價值的途徑和方法。

關鍵詞：大數據；檔案管理；價值提升

一、大數據時代檔案管理信息化的意義

第一，有助于檔案管理效率的提升。在科技不斷發展、時代日益進步、經濟發展信息化特征逐漸加深的時代背景下，檔案管理的開放性和共享性要求也日益凸顯出來。為了適應時代要求，建立開放的檔案管理系統是必要而且是必須的，檔案管理工作者還需要根據工作環境的變化和信息技術的更新不斷完善管理系統，持續性地提升檔案管理工作效率。

第二，有助于為企業決策提供有用信息。檔案在企業內部是一種非常重要的資源，它是企業發展歷史和經營決策信息的重要記錄載體，能夠讓管理者及時地了解到運營信息和決策產生的結果。企業在進行決策之前，一方面需要分析當前的狀況，另一方面還要綜合研究企業以前單位做出相似決策的信息，這樣可以避免在決策過程中出現一些不必要的錯誤，并保障決策具有時代感和新鮮感。在制定決策的過程中，企業以前的決策可以起到對比的作用，這樣可以在提出的價格方案中擇優選擇，使得決策根據科學性和合理性。對于一個企業來說，科學合理的決策是其實現經濟利益和長遠持久發展的重要途徑，信息化檔案管理在很大程度上減少了紙質檔案管理的工作量，節約了檔案查閱時間，減少了檔案出錯的可能性，信息化檔案管理能夠為企業決策提供更多有用的信息，使得企業的決策更加合理，便于其持續發展和長遠發展。

二、大數據時代下檔案管理價值提升策略研究

（一）在企業信息化建設中加入檔案信息化建設因素

企業應該意識到任何一個信息的建立都不可能靠一個部門一力促成，同樣的道理檔案部門也不能依靠一己之力完成信息化建設全過程。檔案管理信息化建設需要企業高層領導的組織和協調，也需要企業內部每一個部門的配合和參與。所以筆者認為在信息化建設中加入檔案信息化建設因素是必須的，這樣檔案信息化建設就融入到了企業總體規劃之中來了，企業上下能夠從思想意識到檔案信息化建設的重要性，檔案信息和企業生產經營信息聯系得將愈加緊密。企業生產管理中領導者和員工都要善于挖掘和利用檔案資源信息，使之能夠有效地促進產品研發、生產經營、售后服務等活動的順利進行，為企業實現更多的利益而服務。從具體的操作層面來看，企業可以對信息化建設的資金進行統一的調動和安排，在企業上下選取統一型號的計算機設備和其他微型設備，統一開發和共享企業內部使用的軟件，在企業進行重要項目決策的時候合力通關，加強對現代化檔案人才的培養和管理等等。

（二）做好檔案信息化的前提工作——進行檔案基礎業務建設

檔案基礎業務建設的優劣直接影響到檔案管理水平的高低不一，而基礎業務建設好壞受到企業領導的重視程度、企業本身的經濟效益和檔案管理人員的專業素養等多種因素影響。一些企業的檔案管理一直處于封閉式狀態，很少能夠接受到檔案行政部門的相關領導，也很少能夠和同行業企業進行檔案建設的交流，這些因素使得檔案管理工作一直停留在保存和儲存的層面，難以有效挖掘檔案的真正價值并加以利用。企業檔案管理中還存在著制度不健全、檔案工作流程不合理等諸多問題，使得檔案管理基礎業務建設更加一塌糊涂。所以，各個企業應當客觀地認識到當前檔案管理工作的開展現實狀況，如果存在問題就要加強基礎業務建設，完善檔案管理體制，引導檔案管理工作具體方法和流程的規范化、科學化，為檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎。

（三）盡快出臺檔案信息化標準規范

檔案管理信息化建設需要標準和規范的支持。但是一些企業的檔案信息化管理存在著明顯的標準不規范問題，甚至在一些具體的管理方面沒有規范可以遵循。所以檔案管理行政部門應當盡快地針對企業制定檔案信息化管理標準，為企業建立檔案信息化管理的工作制度。所以企業信息化管理必須堅持規范化原則，從電子文檔歸檔開始就進入規范化程序，數字化檔案的工作程序和工作規范都需要詳盡的規定，以便于檔案管理人員在工作中有法可依、有規所循，為檔案信息化建設高校運行提供良好的制度環境。

（四）提升檔案管理人員素質

檔案信息化工作具有技術性強、流程繁雜的工作特征，因此檔案信息化建設的重點在于人才的建設。因此，企業的檔案部門不僅僅要做好適應檔案信息化管理的準備，還要適時地培養檔案管理工作人員的素質和能力，提升其業務操作能力，加強對其的業務指導，達到一只適應檔案信息化建設的高素質、復合型人才隊伍。除此之外，企業應該意識到自身在市場競爭中最根本的原則是實現利潤最大化，企業必須將人力資源成本考慮其中，所以單純地要求信息技術方面的人才專職于檔案管理部門是不現實也是不經濟的，檔案管理部門要注重檔案工作的轉變，積極主動地企業信息部門合作和協調，申請信息管理部門負責網絡和服務器的維護工作，這樣可以在很大程度上解決檔案管理部門信息技術人才問題，實現對企業內部人力資源的重新整合，提升檔案管理價值，做到事半功倍。

總而言之，大數據時代背景給檔案管理工作帶來了機遇的同時也帶來的挑戰，如何提升檔案管理價值已經成為我們必須思考的問題，企業應當提出針對性解決策略將大數據時代下的檔案價值充分地挖掘和發揮出來。

參考文獻：

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