軍工企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理策略分析

沈慧君++朱紅

摘 要：軍工企業(yè)在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展中起到過非常重要的作用，隨著時(shí)代的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，軍工企業(yè)投資項(xiàng)目也隨之發(fā)生變化，如何做好軍工企業(yè)固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案的管理就顯得尤為重要，文章就軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的總體思路和管理方法談?wù)勛髡叩囊恍┛捶ā?/p>

關(guān)鍵詞：軍工企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目；檔案管理；策略分析

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、軍工企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)和重要性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分之一，是對項(xiàng)目審計(jì)監(jiān)督管理的重要憑證，是項(xiàng)目完成的前提和重要保證。它主要有以下特點(diǎn)：投資大、涉及部門多、檔案文件數(shù)量多、信息載體復(fù)雜等特點(diǎn)。

檔案作為一種信息化資源，記錄著項(xiàng)目建設(shè)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是項(xiàng)目竣工和驗(yàn)收的資料庫。通過實(shí)踐證明，只有建立科學(xué)有效的檔案管理體系，才能發(fā)揮檔案管理的最大作用，所以做好軍工企業(yè)固定資產(chǎn)檔案管理必要而且迫切，它是從投資項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目最終驗(yàn)收的原始記錄，是軍工項(xiàng)目建設(shè)審計(jì)、竣工驗(yàn)收、監(jiān)督管理的基礎(chǔ)和保障，是建設(shè)項(xiàng)目使用、維修、建造和后評價(jià)的重要依據(jù)；同時(shí)一項(xiàng)完整的項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，參與部門多，涉及大量的人力物力財(cái)力，形成大量的項(xiàng)目文件材料，所以加強(qiáng)檔案管理可以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和高質(zhì)量的有效利用。

二、檔案管理在保存和管理方面存在的問題

1.缺乏有效的管理

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是投資項(xiàng)目的原始憑證、原始記錄，在項(xiàng)目建設(shè)過程中往往不能及時(shí)收集和整理，不能及時(shí)歸檔整理，在項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收前，文件材料大多數(shù)是后補(bǔ)的，只能解決部分文件材料的有和無的問題，嚴(yán)重影響到項(xiàng)目歸檔文件材料的內(nèi)在質(zhì)量；比如在項(xiàng)目立項(xiàng)前期，由于對項(xiàng)目是否立項(xiàng)存在著不確定性，項(xiàng)目建議書或其修改說明、專家意見等產(chǎn)生的文件材料都不能做到及時(shí)歸檔；圖紙修改標(biāo)記缺少，或修改多處的施工圖紙已不太清晰，還直接在上面加蓋竣工章；還有文件可能在流轉(zhuǎn)過程中丟失，因?yàn)轫?xiàng)目的需要，往往項(xiàng)目投資檔案在借出的過程中由于手續(xù)不全或不能及時(shí)歸還造成丟失。

2.制度的執(zhí)行不能落到實(shí)處

雖然國家和軍工企業(yè)已經(jīng)制定了軍工企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定，但很多軍工企業(yè)還是流于形式，檔案管理還是處于被忽視狀態(tài)，檔案管理制度不能根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)制定，而且即使制定了也缺乏系統(tǒng)性和實(shí)施操作性，不能真正落到實(shí)處，切實(shí)指導(dǎo)實(shí)際工作。

3.缺乏有效的監(jiān)督和制約機(jī)制

項(xiàng)目是一個(gè)整體，需要多單位或多部門的參與，存在不同單位或不同部門流轉(zhuǎn)的文件材料容易丟失或損壞。另外，項(xiàng)目周期長、工期長，人員變動很大，即使檔案保存完好，也會由于人員的流動和頻繁調(diào)動造成管理的缺失或遺失。

4.檔案歸檔意識淡薄，檔案管理理念滯后

為數(shù)不少的軍工企業(yè)還沒有真正意識到檔案管理工作對軍工企業(yè)的重要性，再者就是檔案管理理念滯后，技術(shù)人員和管理人員對檔案認(rèn)知度不夠，或?qū)n案缺乏認(rèn)同感，沒有進(jìn)行檔案專業(yè)上的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，企業(yè)歷來重視項(xiàng)目的立項(xiàng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)和質(zhì)量等，項(xiàng)目檔案歸檔意識淡薄，總覺得檔案可以在驗(yàn)收前期可以搞突擊，平時(shí)不需要有專人負(fù)責(zé)，只要放在個(gè)人手上就可以，需要時(shí)也方便。

三、解決檔案管理在保存和管理方面存在的問題的具體策略

1.加強(qiáng)檔案的有效管理

（1）第一手檔案及時(shí)整理歸檔，保證檔案完整。在項(xiàng)目立項(xiàng)和建設(shè)中，形成的每一份檔案第一時(shí)間整理歸檔，而不是事后再補(bǔ)。

（2）針對檔案管理中容易丟失的現(xiàn)象，及時(shí)收集原件，使用復(fù)印件交給辦事單位或個(gè)人，如檔案的原件，由專職人員負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，重要文件可通過檔案掃描，保存檔案的原貌，以防萬一；針對紙質(zhì)文件容易損壞的問題，在管理過程中，及時(shí)裝訂封面，以起到保護(hù)作用。

（3）加強(qiáng)項(xiàng)目建立過程中對文件歸檔工作的有效管理，在編制項(xiàng)目招投標(biāo)文件、與對方單位簽訂合同或協(xié)議時(shí)，增設(shè)專門條款，明確項(xiàng)目相關(guān)文件材料歸檔范圍及其要求、歸檔職責(zé)、歸檔時(shí)間及違約責(zé)任等相關(guān)的檔案管理職責(zé)；在支付合同款前，做好參建單位項(xiàng)目文件材料歸檔移交情況審查，嚴(yán)格控制尾款支付。

2.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)和問責(zé)機(jī)制

企業(yè)應(yīng)建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案部門設(shè)立專職項(xiàng)目檔案管理員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督、歸檔等工作；項(xiàng)目部門設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、預(yù)立卷等工作。建立問責(zé)制度，在工作中存在嚴(yán)重失誤，如沒有及時(shí)收集，嚴(yán)重影響項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性；在使用過程中造成文件材料丟失；還有相關(guān)人員覺得放在自己手中方便使用，重要文件材料不愿意歸檔等情況，要與工作業(yè)績年度考核掛鉤。

3.提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力

要通過不斷提高檔案員自身的業(yè)務(wù)能力，使其不斷在實(shí)際工作中提高對項(xiàng)目檔案在國防科工局、行業(yè)和單位中的標(biāo)準(zhǔn)和制度的認(rèn)識和理解，不斷“走出去”“返回來”，就是多走出去學(xué)習(xí)，向檔案管理先進(jìn)企業(yè)學(xué)習(xí)，多出去參加培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)水平，同時(shí)還要掌握檔案信息化管理能力。

4.加強(qiáng)檔案管理保密工作

軍工企業(yè)投資項(xiàng)目形成的文件材料往往涉及國家秘密、機(jī)密甚至國家絕密，所以軍工項(xiàng)目檔案中涉及的立項(xiàng)背景、技術(shù)指標(biāo)、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目選址以及承建單位等內(nèi)容，都屬于國家秘密，因此，項(xiàng)目檔案管理，不僅要嚴(yán)格遵循單位相關(guān)保密規(guī)章制度，還要遵守項(xiàng)目檔案借閱制度，嚴(yán)防使用過程中泄密。項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的文件材料使用電子文件管理平臺，形成的檔案使用管理軟件，使用的軟件規(guī)定由專門保密資質(zhì)機(jī)構(gòu)的提供，這樣更能確保文件材料、檔案安全可靠。

5.改善檔案管理環(huán)境，提高科學(xué)化手段

檔案法規(guī)定：“檔案管理應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。”隨著時(shí)代發(fā)展、科技的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在現(xiàn)實(shí)生活中被廣泛應(yīng)用，軍工企業(yè)固定資產(chǎn)項(xiàng)目中檔案管理也應(yīng)運(yùn)用科技手段，使用專門的檔案管理軟件采集檔案信息，包括檔案題名、編制者、成文日期、題名、全文等錄入數(shù)據(jù)。在項(xiàng)目立項(xiàng)同時(shí)，收集立項(xiàng)文件，同時(shí)在檔案管理軟件中進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入等，這樣通過檔案軟件提高增量文件材料的電子化管理，加強(qiáng)檔案信息交流、同時(shí)也為已有科技研究和型號研制提供更大的交流平臺；實(shí)現(xiàn)在可允許借閱范圍內(nèi)的多人共享，提升了檔案的利用率，也大大降低了工作量；同時(shí)減少了人員的參與，對保密工作也大有好處。

軍工企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理非常重要，其為航天產(chǎn)品研制生產(chǎn)提供了技術(shù)保障和基礎(chǔ)。加強(qiáng)和完善檔案管理工作是軍工企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，必須抓好軍工企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

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