電子檔案管理在中專學校檔案管理工作中的應用

倪紅娟

【摘 要】信息化時代已經到來，所以電子檔管理應用越來越廣泛，如我們的日常管理與辦公。而且電子當管理與傳統的管理相比有很多優點，它讓工作變得更加快捷方便，而且在一定程度上很準確。既然電子檔案有這么多的優點，我們不妨把它應用到中專學校檔案的管理工作中，從而使得學校的檔案管理工作更加有效，使得學生的信息能夠完整儲存以及查閱。

【關鍵詞】中專學校；電子檔案；管理

1 中專學校檔案管理工作特點

工作量過大。針對中專學校的實際環境去分析，不難想象每年都有很多的檔案管理需要我們去完成，除此之外，還有一些檔案數據進行變動、遷入、遷出等，還有相關畢業生的學籍變動情況。所以針對大量的數據，我們需要進行系統的管理，如果管理不當，將會導致信息的重疊，導致信息不準確，難以使用。如果我們采用人工去進行數據的錄入及更改等工作的話，將會消耗大量的人力與物力，并且最終的結果可能并非十分準確。所以，工作量大是中專學校學生檔案管理工作的一項需要改進的內容。

電子檔案管理信息化程度需要提高。如果在學生檔案管理工作中去充分應用電子檔案，那么快捷，方便，高效的管理系統將成為現實。但是經過統計，學校等管理還是以紙質檔為主去進行學生檔案管理的工作，而電子檔案在其中發揮的作用只是進行一些簡單的交換檢索等工作，所以電子檔管理的優勢還沒有完全顯露出，也就是說電子檔檔管理還沒有充分進行應用，所以下一步學校需要去將電子檔管理在學校學生當管理中充分利用，讓它在學校的學生檔案管理方面發揮更大的作用，并且為檔案管理工作帶來效率。

檔案管理操作的標準程度不夠高。不同的學校的檔案管理工作不一樣，因為它們的制度規范存在差別，所以在進行電子檔案的管理工作時，我們需要采用不同的方法。那么，這就需要去讓學校的電子檔管理系統更加標準化，讓他們能夠根據實際的管理情況去進行適當的改變，從而為最終的管理去奠定基礎，帶來效率。

遠距離傳遞過于頻繁。電子檔案需要遠距離傳遞，因為每年學生都在變化，他們入校，畢業等等情況，這就要求電子系統有很強的流動性，從而學校的電子檔案管理工作奠定基礎。

2 中專學校電子檔案管理的優勢

提高檔案管理的工作效率。毋庸置疑，在信息處理能力上，計算機比人要快得多，也準確的多，所以電子檔管理對中專學校的學生檔案管理有很大的幫助。就以檔案的錄入為例，傳統的人工管理需要利用紙張，并且去用筆進行抄寫，最終我們將這些文字儲存下來，這種人工式的錄入非常辛苦，而且我們難以保證它的準確性，假如我們采用電子檔管理則可以有效的去利用現代的信息技術進行錄入，并且將數據進行高效安全的存儲，而且可以保證數據的準確性。所以中專學校的進行學生檔案管理工作時，不妨采用電子檔案管理。

增強檔案的分享效果。對于中專學校的學生檔案管理工作，是為了對學校的日常教學研究進行服務，而在使用傳統的紙質檔案時，我們難以搜尋想要的數據，而且難以去將數據進行系統的統計，搜尋時間長，統計效率差，這給檔案管理工作會造成很大的困擾。所以我們就可以去利用電子檔管理來代替紙質檔案管理使管理工作變得更高效，并且以信息技術為基礎，使得學校教職工在進行學生檔案的管理時，能夠準確快速地得到想要的數據，并去進行系統的數據處理。并且在當今網絡技術互通的情況下，我們可以將此數據進行共享，讓學校其他需要用到此類數據的工作應用該數據。

3 中專學校電子檔案管理應用

3.1 強化電子檔案及網絡的安全性

當我們在用電子檔案管理學生信息時，首先我們需要去提升它的安全性。因為網絡技術十分發達，若我們再進行網絡傳輸或者是管理時不去注意，將可能出現信息被外人知道的風險。所以為了避免這種風險，在進行電子檔案管理時，我們要采用多種有效的方法去提高其安全性。當然，提升起安全性的方法有很多。其主要方法為：周期性檢查、更新、升級、維護相關軟硬件，定期的檢測、維護和清理相關設施和網絡服務器，與此同時，我們還應該去設置一些專門的網絡安全監督人員，并且對文件進行定期的檢查，從而確保備份數據以及所有的數據能夠處在一個安全的狀態下。當然，我們還應該重視身份驗證建設等，在需要進行數據傳輸儲存讀取的過程中，我們首先應該去對用戶的身份進行驗證，從而將安全風險降到最低。除此之外，我們在用電子檔案進行管理工作時應該去去按照步驟進行嚴格要求自己的各種操作行為，從而使得管理的安全性大大提升。

3.2 完善規章制度，規范操作流程

強化工作人員的安全操作意識以及職業道德建設，并且重視對工作人員的相關培訓工作，從而提升當管理人員的職業素養，讓他們能夠對電子檔管理工作更加熟悉，從而增強電子檔案管理的效率以及準確性。對于相關管理制度的確定，我們可以從提升管理人員相關操作的熟練程度開始，以便他們在進行管理數據的處理時更加熟練，從而實現現代化的電子檔管理，為學校學生信息儲存提供更優良的系統。如：歸檔制度、保密制度等等，這些好的制度，不僅能夠使電子檔案管理更加有序，還能夠提升電子檔管理的安全性。 并且在管理人員的相關工作過程中，應該去致力于構建管理制度以及操作的標準規范性，使得各儲存以及處理方式能夠得到統一，從而更加方便我們的管理，提升電子檔案管理的水平。

3.3 優化服務方式，提高專業水平

在中專學校從事檔案管理的人員要深入挖掘館藏資源，并且要重視加工處理等環節，在管理過程去采用多種高科技技術、信息技術，使得管理工作更加有序。除此之外，在進行電子文件的數據保存，讀取時，我們需要采用統一的格式去進行，只有這樣才能夠保證管理工作不亂套，并且高效有序的進行下去。

中專學校對電子檔案，管理人員應該去進行相關的培訓，培訓可以是長期也可以是短期但是我們需要要求這些管理人員對電子管理有一定的了解，并且有一定的專業技能。從而使得中專學校電子檔管理能夠有人員基礎，為電子檔案管理有序進行打好基礎。

4 結語

信息化時代已經到來，中專學校電子檔案管理已經成為個學校各項工作的基礎，在學校的各個教學活動，如學校規章制度的制定，畢業設計，教學大綱的設定等等都需要以電子檔管理為基礎去進行建立和管理。所以中專學校應該去重視學校的學生檔案管理工作，并且采用信息技術通過電子檔案進行管理，誰都電子檔案，能夠進入到學生的辦公系統中，從而形成一個有序的高效的電子信息管理系統，更好的為學校的各項工作去服務。

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[責任編輯：朱麗娜]endprint