規范食品監管檔案管理，防范食品安全風險

徐洪欣

摘要：近年來，食品安全問題越來越受到人們的關注，這給食品安全監管工作提出了更高的要求。食品監管檔案管理是食品安全監管工作的重要內容，做好食品監管檔案管理工作不但能夠促進食品監管工作的順利開展，而且能夠推動食品監管事業的順利發展。鑒于此，本文分析了食品監管檔案管理的作用和措施，希望能為食品監管工作的順利開展提供理論方面的借鑒。

關鍵詞：食品監管；檔案管理；安全風險

頻繁發生的食品安全問題不僅對消費者的身體健康造成了嚴重的傷害，而且對正常的市場秩序造成了一定程度的破壞，也給經濟社會的健康發展造成了嚴重的影響，加強食品監管、防范食品安全風險成為一個亟待解決的問題。近年來，隨著食品安全法律法規的不斷完善，各地都加大了對食品安全的監管力度，產生了大量的檢查記錄、審批材料、檢查報告等檔案，如何對這些檔案進行管理并向社會公布，是食品監管部門面臨的重要問題。

一、食品監管檔案管理的作用

（一）食品監管檔案管理的內涵

食品監管檔案的管理和食品監管檔案的規范化管理是兩個類似卻又不同的概念。食品監管檔案管理是指將食品監管過程中產生的文字、數據、聲音、圖像等資料進行記錄并整理歸檔的過程。食品安全事故將以食品監管檔案中的文字、數據等資料進行闡述，并通過數據的預測和總結作用，起到承上啟下的作用，從而使食品監管工作的效率得以提高。食品監管檔案的規范化管理是指監管過程中所記錄的信息必須準確和真實，所記錄的資料必須具有全面性，不能出現概念不清或者信息片面的問題。因此，我們不僅要對食品監管檔案進行管理，更要對其進行規范化管理。

（二） 食品監管檔案管理的作用

對食品監管檔案進行規范化管理具有以下幾個方面的作用：首先，可以保證食品監管檔案的信息真實準確，有效杜絕無效信息的出現，能夠將食品安全方面的隱患消除在萌芽狀態；其次，檔案的預測作用能夠使食品安全部門在第一時間對食品安全問題進行處理，避免食品安全問題的進一步擴大；再次，將食品監管檔案及時向社會公布，有利于實現廣大人民群眾對食品企業的監督，為食品安全監管工作的順利開展提供堅實的保障。

二、 食品監管檔案管理有效措施

為了保證食品監管檔案管理工作的有效開展，食品監管部門應當針對食品監管檔案管理形成完善的工作網絡體系，通過各方配合，形成合力，推動食品監管檔案管理工作的順利開展。

（一）一戶一檔 規范管理

食品安全管理部門應當把所有的食品生產商和食品經營商納入到食品安全監管范圍內，通過一戶一檔的途徑對其進行直接監督和管理，提高食品生產商和食品經營商對食品安全的重視程度，使其自覺對食品生產和銷售環節行規范化管理。食品監督部門應當對每個具有食品生產權和經營權的單位進行監督，并對監督的次數和結果進行總結和整理，形成獨立的文件和目錄，供以后查詢使用。通過一戶一檔的途徑進行食品監管可以使食品監管部門及時掌握食品生產商和食品經營商的經營狀況，從而實現實時監督和管理。總之，通過一戶一檔的途徑進行食品監管是保障食品安全的有效途徑。

（二） 規范檔案 歸檔順序

在實際的食品監管檔案管理過程中，管理人員如果不按照規定的工作程序來開展檔案管理工作，就會影響檔案管理和使用的效果與質量。因此，為了避免此類問題的發生，食品監管部門應當對檔案管理人員進行培訓和教育，進一步明確食品監管檔案的歸檔程序，使工作人員詳細地了解并扎實地掌握正確的檔案歸檔流程及方法，并要求所有工作人員嚴格按照以下程序開展檔案管理工作：了解企業信息——填寫食品安全普查表——填寫巡查狀況登記表——填寫復查狀況登記表。在食品監管過程中，監管人員會經常遇到一些食品安全問題，這就要求監管人員及時撰寫質量檢查和整改報告并呈交上級主管部門審閱。相關報告一定要書寫規范并按時歸檔，確保食品監管檔案有較高的質量。

（三）強化案卷 檔案管理

食品安全管理部門應當加強對案卷檔案的管理。案卷檔案指的是一些具體案件的檔案，也就是具有處罰結果和處罰決定書的檔案。案卷檔案是一類特殊的檔案，不但具有一般檔案所具有的特點，而且具有一些特殊的性質，其不僅是以前監督工作的痕跡，也是今后監督工作的依據。案卷檔案的來源包括投訴舉報、專項檢查和日常監督等。要做好案卷檔案管理工作，首先應當掌握監管區域的食品生產商和食品經營商的數量和情況，并根據其生產經營特點對其建立監管檔案，保證執法過程中沒有遺漏、交叉和重復，有效避免執法不嚴、分類不明和責任不清等問題的發生。

食品安全監督和懲處工作應當按照《行政處罰法》的相關規定進行，確保案件處理過程中的現場筆錄、處罰決定書和整改通知書等材料得到有效記錄，簽名或者數額應當清晰可見，避免隨意涂改，并按照事件的發生順序對材料進行裝訂和整理。所有的案卷檔案在歸檔之前都要經過審核部門的審核，嚴禁對缺乏規范性、嚴謹性和明確性的材料進行歸檔，而且檔案一旦進入檔案室則不得隨意進行更改和調換。規范的案卷檔案不但能夠為今后的食品監管工作提供依據，也是處理行政訴訟案件的直接證據。因此，為了提高監管檔案的安全性和執法工作的嚴謹性，食品監管部門應當加強對案卷檔案管理工作的重視程度。

（四） 加強檔案 管理制度宣傳

當前，部分食品安全監管人員對檔案管理工作認識不到位，在實際工作中不重視檔案管理工作，從而出現了監管檔案丟失、檔案內容不全、工作效率低下等一系列問題，阻礙了食品安全監管工作的開展。因此，食品監管部門應當做好食品安全監管檔案管理制度宣傳工作，通過微信、微博等新興媒體進行廣泛宣傳，在單位內部形成食品安全監管檔案規范化管理的輿論氛圍，以檔案規范化管理先進事跡為主要宣傳對象，增強檔案管理人員及資料搜集人員對食品安全監管檔案規范化管理的認識程度，引導工作人員在工作過程中自覺遵守相關流程辦法和管理規定，真正實現食品安全監管檔案管理工作效率的提高。

結語

在我國食品安全事件頻發的背景下，加強對食品生產商和經營商的監督和管理是非常必要的，這不但能夠為食品安全監管提供依據，使我國的食品安全監管工作落到實處，而且能夠對食品安全事件進行有效預測，防止食品安全事件的發生。食品監管部門應通過規范檔案歸檔順序、強化案卷檔案管理、加強檔案管理制度宣傳等途徑，提高食品監管檔案管理的規范化程度，將食品監管工作落到實處，為食品安全提供堅實的保障。

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（作者單位：山東省青島市城陽區食品藥品監督管理局，山東 青島 266109）endprint