企業信息化建設中的檔案知識服務體系的構建

劉國萍

一、檔案知識服務體系的構建面臨的問題

許多企業檔案信息化建設都已達到一定的規模，數字化程度越來越高，但是依靠檔案信息化建設來推動檔案知識服務系統的構建，面臨諸多問題，這是在建立現代企業制度過程中企業檔案管理工作共同面臨的挑戰：當前對企業檔案工作具有重要影響的外部環境因素有：我國經濟體制改革即從計劃經濟向市場經濟體制轉變，其核心是建立現代企業制度；加人WTO對我國企業檔案工作的影響。內部因素有電子文件的大量形成和信息化對企業檔案主作的影響；知識經濟時代知識管理對企業檔案管理的新要求。在企業建立現代企業制度的目標和發展規劃的同時，檔案知識服務體系構建面臨的問題是如何適應企業管理體制的變化，建立適應時代發展要求的國際化的、科學合理的企業檔案管理服務模式。具體表現在：

（一）對企業檔案知識服務系統建設的概念、目標認識模糊。知識服務作為一種思維的創新，一種理念的創新，目前檔案界有許多不同的認識，把知識服務概念與企業檔案信息化建設相結合的理論，很少有人提出，所以很多人對企業檔案知識服務系統的建設的概念和目標缺乏清晰的認識。

（二）企業員工對檔案的重要性認識不夠。企業中的大部分員工，乃至中、高層管理人員對檔案的認識仍停留在傳統的“重保存輕服務”、“重紙質輕電子”的層面上， 對檔案知識管理和知識服務缺乏系統的認識。

（三）檔案管理體制不適應知識服務系統的管理。當今的檔案管理是根據直線式的企業組織下實體檔案管理的需求設計完善的，不能適應現代企業數字化檔案信息管理的需要。

（四）企業檔案管理與世界先進企業檔案管理存在一定的差距。企業檔案管理如何與國際接軌，如何適應加入WTO 以后參與國際競爭的需要，也是當前亟待解決的問題。

二、企業檔案知識服務體系的構建

企業的檔案工作應以知識資源管理為方向，以檔案信息資源管理為重心。檔案部門從企業知識資源服務體系平臺，變為企業檔案管理職能部門，建立適應企業變化的新型管理模式。

（一）企業檔案知識服務系統人文關懷的構建

檔案實體管理要體現人文化，檔案用戶是實現檔案價值利用的關鍵，在對企業檔案實體管理過程中要以“用戶為中心”，加強人文檔案的收集。加強人力資源管理，充分發揮每個人的潛力，積極性和創造性，不斷提高管理人員的素質。拓展檔案館功能。檔案館是法定的文化事業機構，具有豐富的檔案信息資源，具備實現文化功能的條件。檔案館可以開展跟蹤服務、咨詢服務，網上查詢服務、檔案信息檢索服務、數字信息資源服務、特殊信息定制服務等方法。

（二）企業檔案知識服務系統法律法規的構建

企業檔案知識服務在系統建設過程中，需要一系列相關的政策法規。要加強對法律法規的研究和文件的制定，比如電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全、網站建設與管理等方面的行政規章，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，為企業開展檔案信息化提供政策法規層面的支持。

三、企業檔案知識服務方式

（一）開展參考咨詢服務

檔案咨詢服務，在于用已掌握的信息資料，幫助利用者解決管理和經營中的實際問題。企業檔案館服務人員可以根據單位的重大課題、工程項目或產品，在充分了解用戶需求的基礎上，有目的的深入有關單位、市場進行文獻調查`市場調查、用戶調查，將分散的信息加以分析、鑒別、并進行整理歸檔，最終以研究報告的形式，提供給企業的科研、工程技術部門、決策部門和生產廠家。

（二）開展專業化垂直服務

這種服務是把利用者的需求調研和企業檔案管理部門提供的知識服務和宣傳相結合起來，通過對檔案信息的分析和信息重組來形成符合需要的知識產品。如某企業專門設置了不同專業背景的人員提供檔案利用服務，并分配具體人員負責跟蹤企業的特定部門，全面深人了解有關部門在企業經營、企業管理、科研申報中所需的檔案知識；在企業內部網上設立了檔案信息檢索界面，公司員工可以直接查找所借閱的檔案，通過領導批準后，實現在線閱讀。

四、檔案知識服務體系構建對人才的需求

（一）企業檔案知識服務所需人才基本素質

企業檔案知識服務系統建設，包括檔案專業方面的人才、計算機專業方面的人才及信息管理方面的人才。在新的組織結構中，檔案工作人員必須是知識的采購員、分類員、重組員、導航員，要熟練掌握計算機技術、網絡建設等相關技能以及為檔案工作忘我工作的崇高品質。企業檔案知識服務系統建設員必須具備以下基本素質：

1.甘于奉獻的道德情操。檔案工作需要默默無聞的奉獻，要甘于奉獻。它可以帶動人們朝向一個目標而努力，忘我的工作。

2.結構合理的知識體系。企業檔案知識服務系統建設涉及檔案專業知識、計算機知識、管理知識、英語知識、系統論和信息論基本知識、信息系統開發、法律知識等多個學科領域， 僅僅具有檔案專業知識是不夠的。而且檔案管理系統更加趨于完善、更加合理，這一切都依賴于檔案工作人員獲取新知識的能力。

3.忠于職守的敬業精神。檔案日常工作是比較繁瑣，特別是檔案的整理、組卷、裝訂的工作，會使有些檔案管理人員比較容易失去工作的激情和興趣，所以檔案工作者一定具備敬業精神，認認真真、兢兢業業地完成崗位工作。

4.嚴謹求實的工作作風。在企業檔案知識服務系統建設的各個環節和各個階段，檔案工作人員都要具備嚴謹求實的作風。

5.團隊合作意識。企業檔案知識服務系統建設是一項系統的工程，團隊成員間要相互聯系、相互制約，要及時溝通，交流信息。在團隊中樹立起協作精神，對于成功建設企業檔案信息化體系非常重要。

（二）引進和培養高素質的綜合性人才

企業檔案知識服務系統建設的大量工作就是企業數字檔案信息化的建設。檔案部門要做好人才引進的計劃。首先，引進具有信息技術及懂法律， 精通知識產權和計算機網絡技術的復合型人才。并立足于數字化信息技術人才的培養。為確保專業隊伍的穩定，需要給予一定的優惠政策和提高福利待遇等。只有這樣，才能提高數字化文獻信息收集、開發、傳遞工作的速度和質量，適應檔案信息化建設事業的人才需要。endprint

（三）加強固定人員的培訓

企業檔案部門的管理人員有相當大一部分計算機知識非常薄弱，這將會嚴重影響企業檔案信息化的順利建設，所以要對檔案部門的業務人員進行計算機業務知識的培訓；并且要有目的、有計劃和有步驟地對在職人員進行培訓。對引進計算機、英語及相關專業的人才進行檔案專業知識培訓，加強他們對檔案專業知識全面掌握。

（四）設立CKO職位

CKO（Chief Knowledge Offcers）即首席知識官，他的職責是將公司擁有的知識做最大、最有效地利用，以協助達成公司目標，為公司創造價值。他們認為自己是知識交換活動、知識分享空間（地點、環境布置等）及知識保護政策的設計者。目前在財富500大企業中，約35%的企業設有CK0或類似職位的主管，世界前100強的顧問公司100%都設立CKO。檔案信息資源作為企業的知識庫，在實際工作中，有很多人需要查找借閱，在企業設置CKO一職，可以將檔案信息資源進行系統的整理、優化、分類、重組提供全方位的檔案知識服務。

許多學者對知識服務進行了多方論述，但對于企業信息化建設的檔案知識服務論述的還是比較少的。本文只是提出了檔案知識服務的一些粗淺的探索。

[參考文獻]

[1]馬瑜 淺談企業檔案知識管理服務體系的構建[J]辦公室業務[J] 2012-07-05.

[2]王彩虹，聶偉 基于企業檔案信息化平臺的知識服務[C] 檔案事業科學發展：新環境 新理念 新技術——2008年檔案工作者年會論文集（上冊）.

[3]劉亞民，沙國華知識經濟與檔案咨詢工作創新[J]平原大學學報 2002-05-15.

[4]張濤，知識管理背景下企業檔案管理模式[D]廣西民族大學碩士論文 2008年.

[5]范韶敏，將知識管理引入企業檔案管理模式的研究——以潞安礦業集團為例[J] 中國檔案 2010-12.

[6]文毓初，淺論韶鋼企業檔案工作的探索與實踐[J] 科技信息2011-16.

[7]張榮亮，王君正 基于企業檔案信息化的知識管理[J] 浙江檔案2013-05.

[8]張斌，高大嶺，計紅勝，韓建華，徐擁軍，張曉，李紅梅，魏扣，丁子涵 現代企業檔案管理體制與模式研究[C] 創新：檔案與文化強國建設——2014年檔案事業發展研究報告集.

[9] 劉亞文，曾軍，羅廷定 論怎樣建設數字檔案館[C] 2002年檔案學術論文集.

[10]劉爽，數字圖書館個性化信息服務探析[J] 黑龍江檔案2010-06.

[11]梁平，中國數字圖書館建設問題研究[J] 圖書與情報 2003-05.

（作者單位：濰坊學院，山東 濰坊 261061）endprint