《企業檔案工作規范》解讀

第六章 企業檔案工作制度建設

一、企業檔案工作規章的制定

6.1.1明確企業文件形成、歸檔責任。企業在制定有關規章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。

3.檔案部門負責人職責。貫徹執行檔案工作的法規、規定及業務標準；擬定企業檔案工作的各項管理制度，編制檔案工作規劃、計劃，并組織實施；組織、落實各項檔案工作任務；落實企業專（兼）職檔案人員業務培訓；組織企業檔案工作責任制考評具體工作；建立健全檔案管理基礎性工作，做好檔案實體管理和信息管理工作；負責監督檢查和業務指導工作；確保檔案齊全、完整、準確、系統、安全；負責涉密檔案借閱和外單位檔案借閱的請示，負責檔案鑒定銷毀工作的組織實施。

4.各職能部門（項目部門）分管檔案工作負責人職責。掌握企業檔案工作的有關制度規定要求；將檔案工作列入本部門管理，做到檔案工作與本部門其他工作布置、檢查、總結“三同時”；對科研課題、基建工程等檔案必須按有關規定做到“四納入”；配備兼職檔案人員，并保持相對穩定；對本部門檔案的完整、準確、系統負責；督促技術、業務人員、兼職檔案人員做好文件材料的平時立卷和整理、歸檔工作；負責對本部門兼職檔案人員和有關業務人員檔案工作責任制的考核工作。

5.檔案部門專職檔案人員職責。認真貫徹執行檔案工作的法規、規定及業務標準，維護檔案的齊全、完整、系統、安全；監督指導各職能部門及所屬單位做好文件材料的形成、積累、整理立卷及歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準確、系統；負責企業檔案的收集、整理、統計、鑒定、保管及利用工作；參加新產品試制定型、科研成果鑒定、建設項目竣工驗收和購進設備開箱等活動；做好檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全；及時、準確地做好利用檔案的信息反饋工作。

6.各部門兼職檔案人員職責。落實企業檔案管理各項制度和工作標準；熟悉本部門各階段文件材料的形成情況，指導督促本部門有關人員做好文件材料的收集積累、整理工作；做好平時立卷工作及文件材料提供利用及安全保管工作；嚴把案卷質量，做好文件整理、歸檔工作。

7.有關專業技術人員、管理人員職責。對本部門在業務、行政、科研、管理等各項工作中形成的文件材料的完整、準確、系統、安全負責；對辦理完畢的文件材料，及時交部門兼職檔案人員保管，不得將文件材料據為已有或延交；認真執行檔案管理“三納入”、“四同時”措施，在科研課題或建設項目結束或告一段落時，必須將文件材料收集齊全，及時立卷歸檔，并保證文件材料內容準確、字跡工整、圖樣清晰；協助本部門兼職檔案人員做好文件保管期限和密級劃分工作。

6.1.2制定企業檔案工作規定。企業檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋權限等。

本條對企業制定“檔案工作規定”提出內容要求。企業檔案工作規定，是企業根據國家檔案法律法規，結合企業管理模式和企業實際，制定的檔案工作管理方面的綱領性制定，也是諸項制度中最重要的制度。

企業檔案工作規定應對本企業檔案工作的基本原則、檔案管理體制和檔案工作人員的職責、檔案管理各項業務等內容做出的規定。可以設總則、檔案管理體制與人員配備、企業文件材料形成積累與歸檔要求、檔案整理、檔案保管保密、檔案鑒定與銷毀、檔案統計、檔案信息開發利用、檔案現代化管理、資產與產權變動檔案處置、獎勵與處分、附則等章節。

1.總則。制定企業工作規定的依據，本企業檔案工作的原則與目的。

2.檔案管理體制與人員配置。企業檔案工作的管理體制，檔案部門的隸屬關系，接受監督、檢出和業務指導的部門；檔案工作組織的構成；檔案部門的任務與職責。

3.企業文件材料形成、積累與歸檔要求。文件材料的形成、積累的原則范圍；文件形成部門的職責與管理，堅持平時立卷與“三參加”、“四同時”的措施；歸檔文件的整理與歸檔要求。

4.檔案整理。文件材料的整理原則、標準、整理內容、整理要求。

5.檔案保管保密。檔案保管的原則、方法、要求；檔案庫房條件與標準；檔案保密的規定。

6.檔案鑒定與銷毀。檔案鑒定工作的原則與要求，鑒定工作組織構成，鑒定與銷毀工作程序。

（此部分未完待續）endprint