干部人事檔案數字化加工外包的實踐與體會

唐圣琴

一、數字化外包優勢

1.有利于檔案部門提高服務質量和水平。大批量檔案數字化采取外包形式，能少分散本單位人力，使現有人員集中主要精力在日常管理及服務中，有利于提高服務質量和水平。

2.有利于現場培訓檔案管理人員。外包不僅為檔案管理人員現場學習并較好掌握檔案數字化及其相關技術創造了條件，而且還節約了人員外出培訓的費用及時間，為增量檔案數字化打下了較好基礎。

3.有利于解決檔案部門數字化所需技術問題。由于數字化加工外包全過程的技術和管理均由外包公司承擔（如高清圖像制作，數據掛接，系統運行與維護，數據存儲、備份等技術），檔案部門只負責借出、收回、檢查、驗收檔案等。因此，較好解決了檔案部門缺乏數字化所需技術問題。

4.有利于減少設備等資源的閑置浪費。數字化外包檔案部門只需購買少量必備設備（服務器、掃描儀、工作機等），不足設備可由外包公司提供，這不僅可節省檔案部門購置數字化設備開支，而且還能有效避免數字化工作結束后部分設備的閑置浪費。

5.有利于提高工作效率。外包公司是專門從事數字化加工服務的專業公司，人員大多是經過培訓、具有一定從業經驗的熟練工，能很快適應并高效率地開展工作；再加之公司性質、管理體制決定其用人的靈活性，管理的半軍事化、流程化，激勵機制的多樣化等，因此，工作效率較高，加工周期較短。

二、數字化外包實踐

干部人事檔案數字化加工外包工作的開展，需要有較為詳細的工作計劃、完善的工作措施、健全的安全保密制度及良好的保密條件等。為此，本館在以上方面作了大量工作，保證了數字化工作的按期保質安全完成。其過程主要包括五個環節：調研→制定方案→招標及準備工作→數字化加工→檢查驗收。

1.調研 調研是制定方案的前提，我館采取電話、實地調研等方式，主要對正在開展或已開展此項工作的單位（如花溪區委、貴州省委組織部等）進行調研，了解掌握了人事檔案數字化所需的設備、經費、管理軟件以及注意事項等，為本館數字化加工外包實施方案的制定提供了參考依據。

2.制定方案 方案是人事檔案數字化工作能否開展和順利完成的基礎，我館根據調研情況并結合本校實際，制定出了較為科學合理的實施方案，內容主要包括：經費、計算依據及理由、工作計劃、措施、質量要求等，上報學校后獲批，為此項工作的順利完成奠定了基礎。

3.招標及準備工作 由于本館人事檔案數字化所需軟硬件、加工服務均需購買，所需經費較大，需通過招標才能完成。招標時分為軟件包、硬件包、數字化加工外包3個包進行，但因各包流標或廢標較多，花了半年多時間才完成了所有項目的招標工作。同時，還積極做好相關準備工作，如制定規章制度及管理流程，準備加工場地（安裝防盜、監控設備等），檢測并處理硬件設備（對中標硬件設備進行安全檢測，安裝正版軟件、加密網卡，拆除光驅，封閉USB端口等），制定并簽定相關協儀（如與中標公司的保密協議，數字化加工人員上崗、離崗保密承諾書等），等等。

4.數字化加工 其流程主要包括“調檔→查缺整理→材料催交→裝入補充材料→目錄錄入→原件掃描→圖像處理→質檢→還檔→備份”。無論是外包還是自行加工，都需對加工質量提出明確要求，以保證數字化檔案達到國家或省級有關標準或規范。為此本館制定了較為詳細的檔案查缺、整理、掃描等各環節所需達到的質量要求以及驗收標準（表1），并嚴格質量和安全管理，隨機抽查數字化檔案，發現問題及時反饋。此外，由于加工過程中（特別是檔案整理及查缺階段）會遇到很多問題，檔案館還應加強與外包公司的溝通交流，主動配合并幫助解決有關問題，以保證少返工甚至不返工，最大限度地協助外包公司工作。

5.檢查驗收 檢查驗收是保證數字化檔案質量的最后一步。由于本館所購人事檔案管理系統，其檔案目錄須手工錄入，其它信息通過掃描完成后，還需手動進行高清圖像處理（如去黑邊、污點，加深印章，調整圖像位置等），這些過程中都可能出錯，為此，我館嚴格按照驗收標準檢查有關內容，發現問題及時研究解決，較好地保證了數據檔案的質量。同時在項目結束時，清除公司自備設備中的所有信息，并回收計算機硬盤及其它存儲設備，以有效杜絕數據信息外泄。

三、經驗體會

1.經費預算 經費預算是否科學合理關系到能否有足夠的資金保證數字化工作順利完成。筆者認為：一是人工費預算要高于當期市場價。隨著社會經濟發展人們收入的增加，人工費在不斷上漲，因此，預算的外包加工費宜高于當期市場價的一定比例（約10%），以便應對勞動力成本上漲所帶來的資金需求；二是軟硬件預算可參考官網價格。投標公司是否參與項目投標的決定因素在于利潤，因此，預算可在官網價格基礎上適當上浮一定比例（約5%），以保證投標公司有利可圖而愿意參與。

2.軟硬件建設 人事檔案數字化所需軟件（即管理系統），不僅要求具有較高保密級別，符合中組部人事檔案管理規范要求，且信息采集范圍要涵蓋多個領域，系統設計應力求以人為本“注重人力資源開發與管理”，“最大限度地滿足人力資源管理部門在日常工作及教職工培訓中的需要”。此外，系統還應具有用戶界面操作簡單、實用、檢索功能完善，支持系統更換時數據能批量精確倒入新系統，數字化檔案只能在本系統下使用等特點，以搭建一個安全保密、簡單、方便利用的管理平臺。目前市場上比較完善的人事檔案管理系統并不多。硬件設備如：計算機、掃描儀、服務器、打印機，可根據本館管檔人員數量、學校經費情況等配置，監控設備根據數字化加工用房大小配備，達到不留死角，移動存儲設備則視數據量大小配置，大批量集中加工設備不足時可采取租用方式解決。

3.制度建設 人事檔案數字化對高校來說是一項新工作，因此，首先應建立建全規章制度，以規范管理和操作流程。采取數字化外包的，檔案從借出、整理、錄入、掃描到重新入庫的整個周期都有可能泄密，故還應明確外包人員工作職責、任務、質量及保密要求等，用合同和制度加以約束，其規章制度應涵蓋整個加工過程，如：有關人員進出數字化用房，檔案交接及加工過程中，已數字化檔案管理等的規定、規范、保密要求等，并嚴格執行。同時，外包公司內部也需建立健全有關制度、工作流程以及有效的激勵、約束機制等，以達到管理規范化，加工高效化、精細化，確保人事檔案數字化加工過程以及實體檔案、數據信息的絕對安全，且方便以后的管理利用。endprint