新形勢下高校檔案工作的幾點思考

張艷鳳

一、時代的發展對高校檔案管理提出了新的要求

在數字化、信息化時代背景下，高校檔案工作的內涵也在不斷發生著變化。時代的發展對高校檔案工作提出了新的要求：

多種載體檔案并存對傳統檔案管理標準和機制提出了新要求。在以現代科技發展為主導的信息時代，高校辦公自動化、教育教學現代化，使檔案的種類和數量大量增加，檔案的載體形式和記錄方式也發生了深刻的變化。這是因為高校教育活動不再限于傳統的紙張形態，膠片、光盤、移動硬盤等縮微型、聲像型、機讀型等新型載體已經走進教學活動和管理工作。由于這些新型載體的形成規律、保管方法和傳輸方式與紙質檔案截然不同，因此也必然對傳統的檔案標準、保管方法帶來強烈沖擊，這就提出了傳統的管理體制必須創新的課題。

新型信息化教育模式對檔案資源的需求提出了新要求。目前許多高校為培養適應信息時代發展需要的科技創新型人才，紛紛建立了新型教育體系。這種新型信息化教育模式對各類檔案信息的需求更加多樣化。它要求檔案信息更加系統豐富、利用更加便捷，不受時間和空間的限制，隨時隨地可以利用檔案信息為工作準確服務。隨著新的信息技術的普及運用，高校的教育、科研、管理越來越離不開檔案信息，而且到檔案部門利用檔案原件的方式在信息化時代必然要發生變化。推進檔案數字化、網絡化進程越來越迫切。由此可見，如何合理配置和科學管理學校檔案信息資源，如何高效率、高質量地提高檔案資源的利用率，已成為信息時代高校檔案工作面對的一個難題。

信息化時代對檔案工作者的知識結構和業務水平提出了新的要求。學校檔案工作的質量，很大程度上取決于檔案工作者多元化的知識結構和適應時代需求的業務水平。隨著計算機、打印機、復印機、刻錄儀、照相機、掃描儀等多種先進的電子設備在檔案管理各個環節被廣泛應用后，檔案工作已經成為網絡化、數字化管理的一項技術性很強的工作。新的時代，對檔案工作者提出了更高的要求：除了掌握檔案基礎理論和管理知識外，還應加強對計算機技術、信息技術、網絡技術等現代技術知識、能力的學習和培養。但是，一個不容忽視的現狀是：學校檔案部門長期處于半封閉狀態，那種僵硬的操作慣性仍然存在。面對知識經濟、信息文明的高速發展，許多領導者對學校檔案工作重視不夠，特別是相當一部分檔案工作者對信息文明、知識經濟知之不多，漠不關心，感受不到它帶給檔案工作的巨大挑戰，認識不到檔案事業迎來了良好的發展機遇。因此，作為高校檔案工作者必須清醒地認識到時代的發展給檔案工作帶來的沖擊和挑戰，時代賦予檔案工作者必須樹立全新的檔案管理意識。

二、適應時代發展，逐步實現檔案管理網絡化、數字化和智能化

信息時代背景下，高校檔案管理必須適應時代的發展，即必須逐步實現檔案信息管理網絡化、數字化和智能化。當前社會，網絡通過其高速的信息傳遞，能夠大大減少決策的失誤。同時，也打破了之前建立在傳統溝通體系上的傳統的管理模式。具體來說，檔案信息化應該是一個智能化、數字化以及網絡化有機結合在一起的新型教育、學習及研究的校園檔案綜合性信息平臺。而網絡化則是指把學校的信息管理和行政管理、與教學服務以及研究開發等各種門類的系統通過校園網加以連接，進而能夠使這些系統之間實現信息交換和信息服務。同時通過借助互聯網，使整個校園的教育資源、教學資源、管理資源等與社會信息資源深度融合，實現共享，從而形成超越時空界限，集管理服務、信息中樞、教學科研于一體的校園信息平臺。數字化則是指將圖片、文本以及音像等不同記錄載體的信息，運用計算機、掃描儀、視頻卡、聲卡等設備，將其數字化處理，便于存儲和開發利用。智能化是把包括人工智能、超媒體、多媒體、知識庫等等在內的各種信息技術，應用于信息識別、獲取、傳遞、存儲及分析利用等各個環節，提高信息的交換和共享。高校綜合檔案信息實現網絡化、數字化和智能化，在信息時代背景下是一件功在當今利在后世的大工程。它可以使高校與社會、校內部門之間及時、便捷地交流利用信息，拓寬信息傳遞通道，既保存了檔案的原始面貌，又促進了檔案信息的開發利用。

三、提高綜合能力，建設一支高素質的現代化檔案干部隊伍

檔案管理工作爭得一流，提高管理人員的綜合素質和業務能力是關鍵。強化檔案意識，提高職業素養。隨著信息時代的發展，高校檔案產生的門類和載體越來越具有時代特征，涉及面也越來越廣泛。這就要求新時期的檔案工作者既要有寬厚的知識背景，又要具備對信息敏銳的感受力、判斷力和洞察力。只有掌握扎實的基本知識，并不斷拓寬自己的知識領域，用檔案的專業眼光感受信息時代的日新月異，才能使檔案信息收集范圍更廣、渠道更多，門類更豐富。

在知識信息迅速增長的時代，檔案管理人員只具備歸檔和查檔的基本知識是遠遠不夠的，還要敢于迎接信息時代對檔案工作者的知識結構和業務能力的全新挑戰。檔案工作者要提高三大能力：

一是綜合協調能力。高校檔案是學校在各項活動中形成的重要信息，它產生于各個部門。因此，檔案工作不是獨立存在的，檔案信息收集是否齊全完整，歸檔范圍確定是否符合各部門工作實際，檔案信息利用是否達到最優化等等。這些都需要檔案人員與其他部門溝通協調，獲得多方理解和協作，確保歸檔質量和移交時限。另外，檔案人員也要主動獲取領導和技術部門對檔案管理所需設備、技術及人員的重視和支持。通過檔案人員積極主動的溝通協調，擴大檔案工作的影響，提高全校檔案意識，為檔案工作創新發展搭建一個良好的平臺。在當前學校啟用協同辦公系統的現代化數字校園大環境下，檔案部門主動開放線上查檔功能，使檔案管理模式與數字化校園系統主動對接，進一步提高辦公效率，推進檔案信息化建設，實現檔案資源共享。

二是文字駕馭能力。檔案人員日常工作大部分是與文字材料打交道，這就要求他們具有深厚的文字功底和較高的理論政策水平。只有具備一定的理論素養，才能深刻把握文件政策，準確領悟領導意圖，用敏銳的目光捕捉到科學的檔案信息，以精確簡練的文字撰寫對于領導決策有參考價值的材料。才能對收集上來的文件材料進行甄別取舍研究開發，編寫具有史料價值的檔案編研成果，如大事記、歷史沿革、校史研究、史志鑒等。變靜態的檔案資料為動態的檔案信息，主動廣泛地為學校和社會發展提供利用，深度挖掘檔案的重要價值。

三是現代管理能力。現代信息技術已廣泛應用于檔案工作中，無論是整理編目還是統計、檢索、開發利用，要實現數字化辦公，人們一刻也離不開計算機和網絡技術。計算機和網絡技術已經成為檔案信息現代化管理的必用手段。因此，學校檔案管理人員不能再局限于以往的檔案管理方式，只是忙于收集、整理紙介質檔案資料，數字化辦公背景下產生的大量電子文件、音視頻文件也不能忽視，還要根據工作實際有選擇的將查詢利用率高的紙質材料予以數字化。數字化檔案信息通過加密授權后，在校園網傳播利用，使各部門實現對檔案信息的實時共享，檔案信息服務化功能更好的發揮作用。同時也保護了紙質檔案，防止因多次翻閱造成丟失和毀損。

（作者單位：唐山學院）endprint