探尋革命時期的檔案工作

于海娟

2015年10月國家檔案局發布檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015），該標準自2016年6月1日起實施，這是目前國內業界最新的檔案行業標準。無規矩不成方圓，檔案工作看似簡單，實則是一項十分具體而繁復的工作，需要科學規范的管理，現存于河北省檔案館的一份太行區郵政管理局制發的《郵務檔案管理制度》底稿為我們揭秘了早在解放戰爭時期，就有了較為完整的專門檔案管理制度。

這份由太行郵政管理局1948年5月1日制定并于1948年6月1日正式實施的《郵務檔案管理制度》（下稱《制度》）用5000多字的篇幅詳盡的對郵務檔案從日常的收集、整理到移交、銷毀等整個管理過程進行了規定，建立了一套科學、嚴密的保管制度。

《制度》對郵務檔案的含義與作用作了解釋，即“郵務檔案是一切郵務手續與責任的總根據，是差錯查明的依托，也是一切郵務工作的老總賬。”

此《制度》將郵務檔案的保管分為日常管理、月終整理、三個月內的分別臨時保管，三個月以后交檔案室統一保管，一年以后的交管理局郵務科保管，三年以后銷毀的幾個時期與步驟。

一、日常管理

《制度》規定各類郵務手續及所用的表格單據，在日常工作中，就應建立各類業務手續卷宗，并要求相關業務人員在每開始用一本時，就把號碼全部編好。

日常表格單據包括收寄局所用的掛號憑單、回執單、包裹聯單、寄掛清單存根、報紙訂單等，每一類型表格單據建立一個單獨的卷宗，用時取出、用完放回。

按照《制度》要求，卷宗封皮的撰寫要求包括：封皮頂端橫寫××年×月份，正中豎寫卷宗名稱（如“收寄包裹卷宗”、“寄掛清單存根卷”），在下面橫寫××號——××號，左下端寫××局（或××局發××局）。

凡一件郵件投遞后，所留的單據簿冊也必須分別裝卷存入或放一定卷內，以免丟失，便于查詢，其具體手續如下：

1、每日所用的送文簿，必須按路按單位各用一本，每本皮上要寫“送文×單位（就是機關或區的名稱）郵件簿”，找一固定適當的地方按單位釘上釘子，在釘子的上面貼上單位名稱的條子，每次投遞郵件回來經檢查無錯后就掛起來。

2、包裹詳情單，投遞包裹后就把卷左邊所存的詳情單和領據對貼在一起，再釘在以前已投遞了的詳情單后面。

二、月終整理

每月終的檔案整理是負責各種郵務的同志將自己經手的表格簿冊分別按次整理存放，其手續如下：

1、掛號憑單存根：須將一個月內所用過的掛號憑單存根按次放齊，如最后一本沒用完（或掛號少的所站一本沒用完）可把沒用的掛單撕下，再繼續使用，已用的零頁可和整本末頁接連一起，或數本完全訂在一起，另存一處（離開日常卷宗）；如是好幾本訂成一本的必須再貼一個皮，寫明號碼、年月份等，以便回執銷號及寄件人查詢時容易找尋。在整理時一定要檢查，看有幾個回執還沒有退回去，從里程上計算一下該回來而沒有回來的，可自動發驗單追查，不要等寄件人來時才辦理查詢。

2、收寄包裹存根及投遞包裹詳情單：包裹業務繁多的所站，可在月終分別從卷內取出，在皮面注明——存根皮面只是填上最后一個號碼，這個號碼是按投遞時所編號碼填寫，在整理時也應檢查回執的包裹，是否回執已全數退回，如沒退回來，可和掛號一樣的手續進行驗查，檢查后另存一處，不再存放日常卷內，若是包裹業務很少，就不必每月另存，可在三個月統一存檔時取出，但必須在月終檢查有沒有沒辦完手續的事項。

3、封發：每月底將各路各縣發來的寄掛清單各分別挨號檢查、整理訂齊，糊上皮，寫法與前同。在整理掛單時，要逐頁檢查一下清單是否丟失或未貼，有短缺的須查明原因，把手續辦妥。把整理好的清單分路分類的在每個本子頂端上邊分別包好。包的辦法是明包活包，就是用一張紙把清單放在上面，放時貼小條的一端與紙的一邊放齊，先把兩邊的紙包起后，再把下端的紙包起來，用繩捆一道，這樣頂端的小條露在外面了，再在露出小條一端的包皮上貼一寬一寸長三寸的條，寫明×年×月份××路（或局）發來××清單，便于檢查。

4、其他：

①送文簿，每月底把送各區各機關的送文簿，分別檢查整理，同樣把沒用完的零頁另訂在下月使用的本子上，重貼皮子，在每本皮上寫明年月份局名，類別名稱可橫寫上和寄掛清單一樣的用各本貼小條子，活包明包辦法包好，由負責投遞郵件的郵務員保存。

②報紙訂單，月終把本月所訂各類報紙訂單在各本的皮上寫明年月份××報訂單，××號××號及本局局名，并把各種報紙發行對象月報表和訂單存根包好另放，包皮上寫明×年×月報紙訂單及月報表等，包皮的另一頭也貼一小條，寫明是×年×月份什么表。

③月報表，每月各局所存月報表的存根和逐日郵件登記簿可包在一起存放，包皮上寫明是×年×月份月報表等，包皮的一頭也貼小條。

④查單驗單，一般的每月用的不會太多，不必每月整理存放，可根據各局工作情況三個月半年或一年整理存檔一次均可。不管在什么時候存放時也要在皮上寫明年月份名稱號碼，頂端貼小條。

以上月終所整理的一切檔案，仍由負責各種業務分工的同志分別管理。

三、三個月后的統一存檔辦法

1、郵務的各種業務是分門別類管理，檔案也是分門個別管理，必須建立一個檔案室，把各種檔案在三個月以后，逐月統交檔案室（如一月份的檔案在四月交、二月份的在五月份交）。這個負責人可由局長或指定的負責人統一管理。

2、各局的檔案室可根據各局工作情況設置大小不同的檔案架，這個架可分許多屜格，把各類檔案分門別類存放，一般的可分為收集檔案部（包括包、掛、報等各種表簿存根）、分發檔案部（包括本局與外局發來的寄掛清單等）、投遞檔案部（包括包裹詳情單及登記簿、送文簿、封發室和投遞郵件建立有掛單手續貼上憑單的掛單，沒有建立這樣手續的，就存在封發檔案里邊）、其他檔案部（查單、驗單、報紙訂單月報表等，逐日收寄郵件及業務月報表等），可從所貼的條上分別設辨。endprint

3、檔案室要建立收發檔案登記簿，統一存檔時，除逐件點交外，并由交接人員在簿上簽名蓋章，以清手續、便于檢查，如有未清手續及遺存問題，也必須逐一詳細交清，以便處理。

4、檔案室應建立郵件查詢登記簿（可分被查和自查兩種）以便已查詢過的郵件有所參考。

四、定期交檔及期滿銷檔

1、所有檔案有效期為三年，各局站存放一年，今年底交去年全年檔案，在每年底交區局時，應由局長親自點驗，并備正式公文列表交上，如有差錯及問題應詳細填報清楚，以明責任。管理郵務科指定專人管理，建立檔案管理簿冊及檔案室。接到各局交來檔案時，除分別詳細登記保管外，并給各局開發收據。

2、前方區游擊區檔案上交日期，每半年交區局一次，今年前半年的檔案十二月底交回，后半年檔案于六月底交回。

3、軍郵檔案。除必需檔案外，應一律交回區局或指定的局站存放。

4、管理局在期滿銷毀檔案時，應開列清單呈報總局，如有未解決的問題也一并報告。

5、郵務所代辦所的檔案，每半年交由縣局整理存放一次，整理辦法和局內一樣，各所不另存檔。

五、幾個注意事項：

1、邊沿區及游擊區的檔案更應注意嚴密，因環境關系不能和腹心地區穩定環境下的局站一樣的建立檔案室實行統一存檔，但一般應規定每三個月必須找可靠地方存放一次，各局可自行酌定，但局內必須存有至少一個月的檔案備查，存放地點可分遠近不同的好幾個地方。較新的檔案可存較近的地方，較舊的檔案可存較遠的地方，既易檢查又較安全。

2、各局站分別存放檔案，和統一保管檔案及管理局檔案室，應時刻檢查以免潮濕鼠咬、凌亂損失，如遇地址移動或備戰等應注意檔案的移動，務求安全，不能看作廢紙或不重愛而疏忽。

3、各局站長郵務員、區局郵務科管理檔案科員或科長工作有變動時，檔案應列入交接工作的一部分，造具清單簿冊詳細移交，簽名蓋章，若不交接清楚，今后如有損失就由該前經手人負責。

4、各局所存檔案，若有損壞，不論任何原因，應立即詳報管理局，說明情形，追求責任。

“鑒往可以昭來”，通過探尋革命歷史時期我國檔案工作的情況，從中吸取教訓，總結經驗，能夠幫助我們進一步做好今天的檔案工作。此份《郵務檔案管理制度》詳細地規定了郵務工作中各個環節文件、檔案的處理辦法，明確了各個階段檔案工作的負責人及其責任，傳遞了當時我國檔案工作許多先進的管理理念，如建立檔案室、按職能和業務分類、定期銷毀等，甚至十分周詳的考慮了當時革命和游擊戰爭的特殊環境對戰區郵務檔案做了具體的規定。盡管有不夠完善的地方，但是在今天看來仍然十分珍貴，具有很好地參考和學習的價值，有助于我們了解建國前檔案工作的發展情況，也有助于我們了解當時的革命歷史。

（作者單位：河北省檔案局）endprint