加強高職院校系級教學檔案管理的思考

張世英

摘要：教學檔案是在教學實施過程中逐漸積累形成的一系列原始教學資料的記錄，是高校檔案的重要組成部分，也是反映教學質量、教學管理水平的重要依據和教學研究的客觀依據。高職院校檔案的主體、核心和重點是由校系級教學檔案組成的，當前我們對院系教學管理水平和教育質量進行評估也是以之為依據。本文從高職院校系級教學檔案的內容及管理對策入手，對系級教學檔案的管理提出了建設性的意見。

關鍵詞：高職院校 系級 教學檔案

G717；G271

1 引言

教學活動離不開教師的教和學生的學，教師教什么，怎樣教，教的結果如何；學生學什么，如何學，學的結果如何，在這樣的教與學的過程中，會形成不同形式的文件材料。如：教學大綱、教學計劃、教學總結、教研論文、教師任課進度表、教師自編教材、考試質量分析、學生成績總冊、教學教案、聽課記錄、教研活動記錄、學生教學座談記錄、教學經驗介紹以及其它在教學活動中直接形成的文件材料。這些豐富多樣的資料是教學檔案的重要組成部分。教學檔案是教師在具體的教學過程和具體的受學群體里，對教學內容、方法和經驗的真實記錄，這其間教與學的互動，是進行教學研究、教學改革、教學經驗交流和課程建設的重要信息基礎資料。因此，建立較完整的教學檔案，對深化教學改革、促進學科建設、培養后備人才和提高教學質量都具有重要意義。

隨著高職院校教育體制改革的不斷深入及辦學形式的多元化發展，教學形式與課程模式呈多元化、多樣化和復雜化發展，這就對我們教學檔案的管理提出了更新和更高的要求。教學檔案是教學管理和教學評估不可缺少的重要組成部分。而高職院校系級教學檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全。因此，加強教學檔案管理工作愈發顯得更為重要，形勢的發展迫切要求教學檔案的管理更上一層樓。必須進行系統化、科學化的整理，才能使教學檔案為提高教學質量服務，才能確保教學工作順利開展。系級教學檔案一般分為文字、圖表、圖片、聲像等不同載體的文件材料，是教學的重要歷史信息。

2檔案管理在教學工作中的作用

基層教學檔案是在系（部）發展過程中形成的，是系（部）歷史發展的原始記錄。它不僅真實地記錄系（部）建立發展的全過程，還可以為今后的教學研究、教學改革、教學發展提供前人的研究成果和研究思路，使各項工作有章可循。基層檔案管理不當，將直接影響系（部）的各項工作，有時缺少一份檔案，一項工作就不能及時開展。只有充分認識基層檔案管理工作的意義，加強對基層檔案管理工作的領導，為基層檔案管理工作創造有利條件，各種基層檔案才能在教學、教研和教改中發揮應有的作用。

3 高職院校檔案分類

3.1教學材料檔案。

是指反映教學活動的教學材料檔案，涉及范圍廣范，也是系級檔案的主體。主要有各專業培養目標、教學計劃、各學科教學大綱、教學計劃單、擬任課及師資配備表、教學進度表、教學任務單、課程表、教學工作的各項管理規章制度、考試試題及標準答案、考試安排表、學生成績單、試卷分析、命審題說明書、考試質量分析報告、各專業使用教材情況、課程建設、教學改革方面的材料等。

3.2實踐教學檔案。

包括實踐計劃、實踐課表、學生實踐報告等、頂崗實踐及專業見習計劃、實習大綱、實習教案、實習指導書、實習總結以及調查報告等。

3.3教師業務檔案。

教師業務檔案是反映教學業務及個人學術成績的綜合材料。凡屬教師業務活動直接形成的有保存價值的材料重點選擇收集整理、保存入檔。主要有：

（1）專業技術職務自然情況檔案材料。包括教師的學歷、學位證書；專業技術職務證書；教師資格證書；職業資格證書；進修證書；學術兼職及行政榮譽證書；行業企業經歷情況；外語、計算機證書；普通話證書。

（2）專業技術職務科研檔案材料。包括科研論文；專著或教材；參與科研項目；科研成果獲獎情況。

（3）專業技術職務教學檔案材料。包括承擔教學任務情況；學期工作量登記表；年度考核表；參與團隊建設情況；參與課程建設情況；參與教學改革情況；教學獲獎情況。

3.4學籍檔案。

學籍檔案的清晰度、完整度和正確率代表了一個學校的管理水平。它是教學檔案的一個重要部分，不僅涵蓋了學生在校期間的所有活動，也是反映學生在校時期學習、生活情況的最原始材料。如：胡錦濤主席在訪問法國期間，參觀了鄧小平先生在二十世紀二十年代留學法國時期曾經就讀的學校，學校當即調出小平先生當年的學籍檔案請胡錦濤主席觀看。近百年的時間保留完好，一方面反映了學校對鄧小平先生的尊敬，一方面也可以看出學校教學檔案的優良管理水平。學籍檔案的內容有：

（1）學生入學材料。包括招生計劃、招生簡章、報名表、入學成績冊、學生本人自然情況、審批表、錄取通知書存根等一系列入學前的原始材料。

（2）在校學籍材料。包括學生登記表、注冊表、學籍表、學籍異動情況、學生獎懲材料等。（3）畢業材料。包括畢業、結業生名單、證書發放存根、學生通訊錄、畢業生照片、畢業成績單、論文成績、優秀畢業生材料及有關審批材料等。

3.5行政材料檔案。包括系年度總結和計劃；院級行政單位下達的指令性文件、材料以及圖像資料；院、系召開的會議記錄、圖像資料等。

4 教學檔案的收集工作

教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。在實際教學管理工作中，人們往往只重視文案檔案整理和建設，而忽視對教學檔案的收集、整理和建設工作，致使教學檔案內容不全，質量不高，不能全面地反映教學活動和教學管理工作的全貌。因此，在教學檔案工作中必須做到思想上要高度重視，制度上要完善合理，管理上要全面到位，才能發揮其對教學的參考、指導作用，才能有效地促進教學管理水平和教學質量的提高。各種教學檔案的收集工作是做好檔案管理的基礎。endprint

教學檔案具有與其他檔案不同的特點：

4.1信息來源分散

教學檔案信息來自教學活動的各個環節和教學活動的全過程，也包括來自上級各主管部門對教學工作、教學改革和人才培養等方面的指令、規定、條例等。信息涉及的部門廣，人員多，既涉及上級有關領導部門，也涉及本單位的教研室、實驗室、實訓基地以及教學管理部門和學生工作部門等；人員涉及到院、系領導干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學生等參與教學活動的全體人員。

4.2 原始性材料充足、完整

教學檔案要反映教學工作面貌、真實記錄教學管理活動，必須要依靠大量的原始性資料。沒有數量充足、完整準確的原始資料就不能正確反映教學工作的真實面貌。

4.3周期性強

學校的教學工作一般以學期或學年為一個工作周期，教學活動和教學管理一般以學期或學年來制訂工作計劃，提出工作要求，進行檢查和總結。對于不同屆次學生的教學工作是以所學學制為一個周期來制訂工作計劃和總結檢查的。因此，教學檔案也應按學期、學年或學制來構建，形成周期性的檔案，對以學期、學年、屆次來組織教學的教學管理工作更具有參考和指導價值。各種教學檔案，根據它們的不同情況內容，可以隨時收集整理歸檔，也可以定期收集整理歸檔。

教學檔案信息來源分散，種目繁多，需要隨時收集歸檔的就很多，如校級印發的各種教學相關文件，教師傳閱后要隨時立卷歸檔；教師的授課進度表是檢查教學進度情況的基本依據，在開學初就要做好收集歸檔工作；本系（部）所主持和承辦的各種學術會議資料、教師參加各種會議的通知、會議紀要、會議交流的學術資料等，能為以后教學業務活動提供有價值的參考，需要及時收集歸檔；有關課程建設、科研立項、教學成果的資料更要分門別類，妥善保管；組織學生開展第二課堂的各種材料，如活動計劃、活動圖片、活動總結等，學生教學實習、學生教育實習的計劃、總結、學生實習報告等，都要及時收集歸檔，以便為今后的課外活動和實習工作提供參考。由于教學檔案具有周期性的特點，定期收集歸檔是教學檔案的另一重要部分。

需要定期收集歸檔的檔案主要有：教師的科研成果（已發表論文的原件或復印件）、教師工作量考核表、教研室活動記錄、系（部）主要負責人的聽課記錄、教師的試卷分析、教學質量檢查的學生問卷、學生的獎懲材料、學生的各科試卷和成績單、本學期補課學生名單等。期末還要將記錄本學期系（部）重要活動的記錄歸檔，便于以后查對。另外，由于教學檔案的特點之一是具有周期性，教學檔案的管理應注意時效，根據不同檔案內容，確定不同存留期，如期末考試、畢業論文、專業教學計劃，一般以專業學制年限為存留期，定期剔除，以減輕檔案管理工作量。總之，教學檔案的收集工作是基層教學檔案管理的基礎工作，認真搞好教學檔案的收集工作，是完善教學檔案管理的前提。

5 教學檔案建設與管理的思路

教學檔案管理工作是學校的一項基礎性管理工作，是加強學校教學基礎建設，強化教學管理，科學規范教學活動和教學行為，深化教學改革，不斷提高教學質量必不可少的管理環節。教學檔案工作做好了，工作到位了，可以使教學工作提高起點，少走彎路，開拓創新。因此是學校教學管理工作中不可或缺的一項工作。這就需要我們在教學工作中做好教學檔案的建設、管理與開發、研究工作。

5.1建立教學檔案管理制度

制度是基本的工作規則。教學檔案建設過程中必須加強制度建設。加強教學檔案制度建設，建立起與教學實踐及檔案管理相適應的制度體系，就能夠從體制上確立起教學檔案在學校教學中的重要地位。同時，我們在制度建設的過程中，要注意從實際出發，緊密結合教學工作實際，考慮教師的能動性和積極性，在科學發展觀的指導下，要既體現對教師利益的維護，又要注重適用性，突出制度建設的可行性、管用性，使制度建設與現實問題相對應，使制度約束對象和問題涉及的方面相關聯。從而使制度對教學檔案建設工作有利，對教學檔案管理工作有利，對教學檔案研發工作有利。主要的工作制度應當包括：檔案的編目分類制度，檔案的分級管理制度，檔案的存儲借閱制度，各級檔案管理人員的職責與獎勵制度等。通過相關制度的貫徹執行，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運行機制。

5.2明確教學檔案獎懲制度

一是要建立并完善對教學檔案建設工作目標考核體系，突出該考核在全局工作中的分值。二是要明確獎懲的內容，突出考核的重點。特別是要對檔案建設完成情況、分類情況及豐富程度進行重點考核。三是要進一步發揮獎懲的激勵作用。對教學檔案建設完成情況較好的個人、教研組在年度獎金、科研經費、項目申請及評優評先等方面給予優先考慮。

5.3強化教學檔案建設意識

教師和教學管理人員都要參加教學檔案質量的管理活動。教學檔案的質量與數量是檔案形成者、立卷者與檔案業務管理部門等工作情況的綜合反映。

學校從事教學、科研、行政管理的人員，都可能是教學檔案的形成者、接觸者和利用者，每個人對檔案的認識以及對檔案工作的態度都會直接或間接地影響教學檔案質量。因此，要搞好學校的教學檔案工作，提高教學檔案工作的質量，必須樹立教職員工的檔案意識，使全體人員都參加到檔案質量管理活動中來。

隨著教育事業不斷改革與發展，檔案利用服務愈來愈顯示了它的重要性。這就要求我們充分利用教學檔案開展研究工作。

5.4教學檔案建設的研究方向

（1）宏觀教學管理思路。教學檔案真實地記錄了教學活動、教研成果和教學管理工作中的經驗教訓。

完整、準確的教學檔案能成為教學管理部門總結教學經驗、研究教學改革、改進招生計劃等活動的參考依據。例如，教學管理人員可以利用歷年教學檢查、評估、考核資料、課件評比、教學信息反饋材料等，進行教學內容和教學方法的改革，制定、修改實習計劃和各種規章制度，探討教學特點，研究教學對象，充分發揮教育者的主觀能動性，從而積累教學經驗，促進教學管理水平提高。

（2）檔案文本分層分析。教學檔案是教學水平高低的客觀反映，也是歷史的真實記錄。通過對歷年教學質量分析，可以看出教學水平是提高了還是停留在原有水平，甚至倒退了。所以，對每年的各科考卷、學生的考試成績進行分析，并與同類學校橫向比較，能直觀地反映各自教學水平及教學管理質量的高低。特別是在如今注重競爭的市場經濟時代，加強教學檔案的管理是探求如何加強教學管理、提高教學水平的重要依據。

（3）電子教學檔案的開發。將文字檔案變成電子檔案，如將教學檔案中一些優秀的科研成果、典型教案、重要備課筆記、專業課程試題庫制成數據庫，上校園網，利用網絡技術快捷、生動、便利、開放的優越條件，便于師生上網查詢，達到資源共享的目的，從而充分發揮教學檔案的借鑒指導作用。

6 結束語

綜上所述，教學檔案的管理工作是高職院校一項重要的基礎工作。系級教學檔案也是學校教學檔案的基礎，只有做好系級教學檔案管理工作，才能實現高校教學檔案管理信息化、規范化和科學化。形成全校教學檔案梯級管理的科學先進模式。這不僅是高職院校教學檔案管理目前跟上現實需求的當務之急，也是今后持續發展的必由之路。

參考文獻：

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