國有企業人事檔案管理信息化發展趨向的探討

王靜

【摘 要】 隨著社會經濟的快速發展，我國的科學技術水平顯著增強，在近幾年各個領域和行業中也逐漸加強對先進科學技術的應用，極大的提高了我國的信息化程度。在這一發展進程中，國有企業的人事檔案管理也逐漸向信息化方向發展，但是在發展的進程中，由于受到各方面因素的影響，發展速度較為緩慢。本文主要是對當前在國有企業人事檔案管理中存在的問題、國有企業人事檔案管理信息化發展的趨向兩個方面做出了詳細的分析和研究，為我國國有企業更好的提高人事檔案管理的信息化程度提供了參考依據。

【關鍵詞】 國有企業 人事檔案管理 信息化發展 存在問題

國有企業在人事檔案管理中所采取的手段，也能夠從一定程度上反映出該企業的管理文化、管理理念，以及整個企業在人力資源開發方面存在的潛力。因此，提高國有企業人事檔案管理的信息化程度，能夠將人事檔案的作用充分的發揮出來，為國有企業更好的激發出員工的潛能提供參考依據，并且也能夠提高人事檔案管理的水平和質量，促進其更好的發展。

一、當前在國有企業人事檔案管理中存在的問題

（一）管理手段較為傳統、落后

對于任何一家企業來說，所追求的最終目標多是經濟利益最大化，而企業領導也通常將能夠為企業帶來直接經濟效益的部分看作是工作重點，進而增加成本投入。而對于人事檔案管理來說，并不能為企業創造或帶來直接的經濟效益，因此企業領導就在人事檔案管理中有所忽視，另外對于部分企業領導者來說，由于在認知上的缺失，導致其認為人事檔案管理可有可無，如果在其中投入相應的人力、物力、財力資源的話，就是一種浪費[1]。這樣一來，就會直接導致人事檔案管理趨于形式，在資金投入上比較少，進而導致人事檔案管理中軟硬件條件比較差，管理手段仍然嚴重原先較為傳統、落后的方式，管理水平和質量得不到提升。

（二）檔案內容還需要進一步規范

國有企業中的人事檔案應該看作是后期用人、選人的主要參考依據，因此其中所記載的內容比較全面、真實、具體，不僅僅需要將干部職工的基本信息記錄其中，同時還應該包括其潛力、品德、誠信、業績、特長等內容。但在大部分國有企業的人事檔案當中，內容都過于貧乏、簡單，并不能將干部職工的實際情況真實、完整的反映出來，這也就表示其人事檔案喪失了原有的應用價值[2]。

（三）缺少健全的規章制度

正所謂“沒有規矩，不成方圓”。在企業中只有制定并落實嚴格的規章制度之后，才能夠保證較高的管理水平和工作效率，如果在人事檔案管理中沒有制定相應的規章制度，那么必定會存在較多的問題。在國有企業人事檔案中存在的問題主要表現為，干部職工待遇、薪資、職務的升降存在較大的隨意性，并且篡改工齡的現象較為常見，甚至出現部分人員已經離職，但原單位仍然存放著相應的人事檔案，并沒有按照規定及時轉遞[3]。導致這一問題出現的原因都是由于沒有健全的規章制度造成的，因此加強建立健全的規章制度是十分必要的。

二、國有企業人事檔案管理信息化發展的趨向

（一）領導層需要提高重視

只有領導層提高了對人事檔案管理的重視，才能夠從根本上做好檔案管理，并提高其信息化程度。作為國有企業管理中的重要組成部分，在日常的管理工作中需要將人事檔案納入到議事日程當中來，并逐步落實管理人員隊伍構建、待遇以及先進的管理設備、儲存場所等，為人事檔案管理工作的順利開展提供有利的條件，進而從根本上增強檔案管理人員的工作效率以及工作主動性、積極性。

（二）建立健全的人事檔案管理規章制度

健全的規章制度是保證各項人事檔案管理工作順利開展的基礎保障，為了促進人事檔案信息化發展，也必須做好這一方面的工作。國有企業中的相關人員需要共同討論、綜合分析，廢除不適應新形勢、新要求以及傳統、落后的規章制度，并建立健全的人事檔案管理規章制度，保證其先進性、規范性、合理性以及科學性，這也是提高人事檔案管理工作科學化、規范化、制度化程度的根本保障[4]。所制定的規章制度，必要涉及到從檔案收集，到借閱的整個管理過程，并保證其具有一定的可操作性。并且隨著社會經濟的不斷發展，以及自身企業的改變，還需要不斷的完善和補充規章制度，從管理中可以體現出向制度要效益、以制度管物管人的理念，促進國有企業人事檔案管理信息化能夠又好又快發展。

（三）增加資金投入

硬件設施是人事檔案管理網絡化、信息化的根本保障，因此國有企業還需要加強在檔案管理中的資金投入，保證在人事檔案管理中能夠有足夠的資金用于軟硬件設備升級、更新，確保管理系統能夠長時間的正常運行。同時還需要加強管理隊伍建設，在這一方面一需要增加資金投入。國有企業除了需要利用更具吸引力的薪資待遇來引進高素質的先進人才，同時還需要加強對自身管理隊伍的教育培訓，通過開展教育培訓，管理隊伍的綜合素質與專業技能都能夠得到進一步提高，進而在實際管理的過程中能夠更好的提高管理水平和質量，保證各項人事檔案管理工作都能夠順利完成[5]。另外還需要注意的是，管理人員需要積極的學習計算機應用知識，保證所有人員都能夠熟練使用計算機網絡設備，進而增強人事檔案管理的信息化水平。

（四）加強安全保護

雖然國有企業中人事檔案管理信息化水平的提高，能夠為各項工作的開展提供便利，但同時人事檔案的安全風險也進一步增加，因此在促進人事檔案管理信息化發展的過程中，還需要加強安全保護工作。這就需要做好以下幾個方面的工作：一是在國有企業中從事人事檔案管理工作的人員必須樹立保密意識和安全意識，禁止向不相干的人透露相關信息；二是在日常的管理工作中，管理人員禁止用用于人事檔案管理工作的電腦與他人聊天、看電視、玩游戲等；三是禁止在沒有得到上級許可的基礎上，在專門用于人事檔案管理工作的電腦上發布信息；四是在日常的工作中，做好電腦病毒清理工作，最大限度的預防電腦黑客侵襲，威脅人事檔案信息安全[6]。

結 語

總的來說，為了促進國有企業人事檔案管理信息化發展，首先國有企業的管理層需要提高對人事檔案管理的重視，這是后續所有工作能夠正常開展的前提；其次需要建立健全的規章制度，保證人事檔案管理工作能夠順利開展；再次是需要加大資金投入，為人事檔案管理信息化發展創設出良好的軟硬件條件；最后還需要注重加強安全保護，這是在信息化發展的過程中必須十分重視的問題，有效防止人事檔案信息泄密，進而對國有企業的健康發展形成威脅。

【參考文獻】

[1] 錢芳.淺談國有資產檔案管理在市場經濟發展中的作用[J].辦公室業務，2017，（01）：95.[2017-08-04].

[2] 譚小勤.淺談中小國營企業人事檔案管理[J].辦公室業務，2015，（23）：111-112.[2017-08-04].

[3] 喬芝顏.人事檔案管理信息化的發展趨向[J].中外企業家，2014，（18）：187+189.[2017-08-04].

[4] 文迎春.關于國有企業中檔案信息化管理問題的探討[J].科技創業家，2013，（18）：248.[2017-08-04].

[5] 陳英霞.加快國有企業人事檔案管理的信息化步伐[J].價值工程，2013，32（24）：187-188.[2017-08-04].DOI：10.14018/j.cnki.cn13-1085/n.2013.24.147

[6] 陳英霞.國有油氣田開發企業檔案管理的現狀分析研究[J].延安職業技術學院學報，2013，27（04）：163-164.[2017-08-04].endprint