建筑施工企業工程檔案管理問題研究

謝曼利

摘 要：目前，構建企業項目文件管理是一系列的問題，這些問題嚴重影響了項目文件管理的發展。然而，法律意識薄弱，文件歸檔不到位，一些員工的低素質是組織該項目的錯誤方式。為了盡快改變形勢，各部門領導必須及時認識到這些問題，及時解決不同的問題，采取相應的對策。首先，單位要完善檔案管理的重要性，不斷改革完善的管理制度，加強工程檔案管理意識和責任意識。

關鍵詞：建筑；工程檔案管理；難點

隨著我國城市和農村建設的發展，建設項目的規模和數量不斷增加，工程項目的數量也在不斷增加。文本、圖像信息工程建設，提出了如實記錄在每個實體在建設的過程中，進一步開展項目管理、設計、和擴張的一個重要基礎和改造，對提高工程的質量，控制工程造價、工期管理起著重要的作用。工程檔案管理和重大事件的發生，嚴重影響工程質量和建設公司的經濟效益，提高檔案管理的效率，是保證工程順利進行，是完成工程的重要條件之一。

1 現階段建筑施工企業工程檔案管理中存在的難點

有較多的施工項目由于較多的文件管理，也開始實施工作，但實際上在施工工程檔案管理工作中存在許多困難，主要分為以下幾個方面，具體表現如下：

1.1 檔案的收集過程復雜

建筑工程檔案管理工作是最基本的檔案工作，一旦檔案收藏有問題，檔案管理也會有相應的問題。在工程建設過程中，由于工程施工中大量工程施工的存在，以及對檔案的長期忽視，有可能在工程建設中丟失，這將導致檔案的收集困難。

1.2 很難實現對于建設工程的各個部門的監督管理

建筑工程檔案管理是一項復雜而系統的工程，在建筑工程檔案管理工作中必須必須要做好的一項工作，是建設工程監理部門的工作。一般來說，建設項目是由多個部門共同實施的，在這種情況下很難實現各部門的管理，不能做到所有部門全面的對檔案的監督，不利于檔案管理。

1.3 檔案的編制與組卷的工作比較困難

在建筑工程施工過程中，員工需要對數據文件的管理進行排序，編制整理文件，這兩項工作要求很高，因為這要求員工具有較高的專業素質。然而，在這個階段，文件管理人員的問題是專業的質量還不夠高。

2 如何做好建筑工程的檔案管理工作

如何解決施工項目檔案管理的問題，如何改進檔案管理是目前最迫切的問題之一。基于自身的經驗和理解，作者將這些措施分為以下幾個：

2.1 完善建筑工程的檔案管理系統

一個好的、有效的文件管理系統是有效的文件管理的前提。施工企業必須為檔案管理、施工單位、合并部門建立檔案管理制度等提供良好的環境，以避免數據采集困難。此外，應充分落實責任制度。責任制度是指每個檔案管理人員的職責分工，工作與責任制度的結合，使問題可以直接聯系到相應的負責人。這樣可以快速地收集信息并減少文件管理錯誤。因此，建立完善的工程檔案管理系統是必要的。

2.2 頒布相關的檔案管理的法律法規，使得檔案管理工作“有法可依”

建設項目管理的相關法律法規相對較少，政府應制定法律的積極作用，規范檔案管理工作。例如，在施工工程檔案管理的過程中，應嚴格按照“施工項目信息管理程序”的一系列工作進行，使檔案管理更加合理、有效。同時，行政法的相關文件也要嚴格規范有關工作程序的檔案管理，使法律真正的指導和管理。

2.3 強化對于檔案管理工作人員的培訓，在培訓的基礎上對于工作人員進行認真的考核

建設企業要積極開展員工培訓檔案管理，提高員工的專業素質，開展檔案管理專業課程，教學檔案編制方法，管理方法，搞好檔案管理工作。培訓員工后，嚴格的考核制度也很重要。提高員工的信心和熱情，并給予優秀的員工應得的獎勵。對于不良的工作表現，能力不是突出的檔案管理人員給予一定的處罰，處罰不僅是懲罰的目的，而且是警示作用，是使檔案管理人員工作更加小心。檔案管理員也應該積極地總結和思考工作，并努力做好檔案管理工作。

2.4 加強對于建筑工程的各項監督工作，使得檔案管理工作人員能夠輕松的收集資料

面對檔案管理信息收集的問題，只有在對建設工程建設過程的各個方面進行嚴格的監督，對涉及檔案建設的單位進行監督，才能有效地收集相關信息。例如，監測參與建設單位的實際情況；監測原材料的質量。然而，在數據收集的過程并不容易收集的文件管理人員應特別注意這一次，如各種原材料的檢驗證書，等等，特別注意收集管理，為了以后提高安全工作。

2.5 做好建筑工程檔案交底的各項工作

文件交底的工作非常重要，可以在構建項目的存檔中進行進一步的管理。尤其是在大型建筑物中，工作更重要，通常是項目的負責人和文件管理的負責人，技術人員等等。在很多情況下，交底下面的問題：

2.5.1 明確各部門的職責，提出相應文件管理的工作方法。這一點是項目施工單位的具體情況檔案管理，使檔案管理順利完成。

2.5.2 工程建設單位應當介紹其他部門或者單位的基本工作情況。這包括項目的建設計劃、預算周期等。通過這一介紹，員工的文件管理可以快速理解收集數據類型的需求，并促進檔案管理。

2.5.3 監察機構已經明確削減了對檔案的監督和管理。包括文件分類、組織等。

2.6 做好檔案服務

檔案管理的運作是為企業的運作和生產提供服務的終極目標。在檔案信息管理的過程中，關注檔案信息的發展和利用也很重要。對建筑企業來說，信息技術是一項龐大的信息技術，是企業對施工技術和經驗的總結，是企業的智慧結晶。負責對圖紙、數據和文件管理人員進行工程文件管理和使用要科學處理，并及時提供給相關部門。通過科學檔案，我們可以有效地為企業技術創新提供科學依據。同時，許多榮譽、資格證書和工程案例的記錄在投標中也很重要。文件管理人員將及時將信息轉移到相關部門，以提高企業的競爭力，提高業務部門的運營能力。服務對象是整個企業檔案管理、項目管理和檔案的利用，提供一個標準的服務過程，擴大檔案的使用，滿足各部門企業的需要。

結束語

最重要的是，一個文件管理員，應該有一個深刻的理解和認知專業知識，了解施工企業文件管理，努力提高自己的專業水平，文檔不是你認為的類型和價值，必須結合建筑施工企業的要求，增加創新意識的管理。與此同時，作為施工企業，應該積極推進現代信息管理，摒棄傳統落后的管理理念，提高管理的效率，文件管理是實現電子信息的推廣應用，文件管理是一個困難的挑戰，也是施工企業競爭關鍵成功因素。我相信，如果我們保持高度的責任感，有足夠的精神來管理我們的檔案，我們就可以實現標準化和現代化檔案管理。建筑行業是中國的主要產業之一，檔案管理具有重要的指導意義，對檔案的科學管理在促進社會經濟發展中發揮著重要作用。

參考文獻

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