淺談企業辦公室文書人員應具備的素質及提高途徑

摘 要：隨著時代的發展，社會不斷進步，企業辦公室隊伍發展越來越壯大，辦公室文書工作人員的需求量日益增加。辦公室文書主要負責辦公室文檔、資料的收集整理，辦公室用品的收發等綜合性、服務性工作。文書人員讓各部門之間的工作銜接無誤，使得辦公室工作變得井然有序。其中文書人員的工作素養顯得非常重要，文書人員素質的高低直接影響到辦公室工作效率的高低。本文對文書人員應該具備哪些素質做了分析，并對其如何提高的途徑做了研究。

關鍵詞：辦公室；文書人員；素質；提高途徑

引言：辦公室文書工作是一個工作任務多、服務性強的工作。文書人員及時的對各項政策進行傳達、對各種信息進行傳遞，起到一個部門、辦公室中工作人員一個橋梁的作用。文書人員信息傳達及時準確，對辦公室工作有序高效進行起到很大的一個推動作用。文書人員高效的文書工作有利于企業各項決策的順利實施，進而推動企業的各項工作的規范，促進企業更好地發展。文書人員的工作效率，在很大程度上直接影響辦公室整體辦公效率。在這其中，文書人員起了很大的作用，這是因為文書人員具備的一些素質對辦公室工作發揮了積極的作用。

一、文書人員應該具備的素質

1.吃苦耐勞：吃苦耐勞是一個人完成工作的重要前提。文書人員的工作服務性比較強，辦公室用具的收發與做好記錄，文件的整理，資料的復印分發，檔案的保管等一系列比較瑣碎繁雜的事情都需要文書來處理。整天都奔忙在辦公室的各個角落，一天下來會感覺身心疲憊，這就要求文書人員必須吃苦耐勞。如果一個文書嫌這些瑣事麻煩，并感覺自己老是在跑腿，那么他一定不能勝任這份工作。

2.勤勤懇懇、任勞任怨：這個是文書人員勝任工作的基礎條件。文書人員下至復印傳送員工的文件資料，上至記錄公司會議進程要點。文書人員不應該覺得自己地位身份低人一等而感到自卑等。干一行，愛一行，這是對工作人員進入公司企業以及其他崗位最基本的要求。

3.誠實守信：人與人之間最基本的信任可保證工作順利進行。文書人員每天接觸著各個工作人員的文件檔案、保管著辦公室用品、公司的公章等一些非私人物品。他們應該對其他工作人員的信息進行保密，不外傳；對辦公室用品的使用做好詳細真實的記錄；不將公章等辦公用品用于非工作事務上。

4.敬業嚴謹：文書人員的敬業嚴謹會導致整個辦公室辦公效率的提高。不論干什么工作，首先要求的就是工作人員要敬業才行，敬業說明你對這份工作重視，然后在敬業的基礎上作風嚴謹，，工作才會越干越好。

5.較高的文字能力：文書工作顧名思義就是與文字書籍打交道的工作。文書人員要對辦公室的資料文件做收集整理，通過自己的一些思路將這些文字編輯成符合要求的文書；文書人員還要對各大小型會議進行記錄總結。寫文字對一般文書人員都是家常便飯，這對文書人員的能力要求就比較高了。不僅要會寫，而且要有自己的思路將文字寫好寫快。寫好文字才能在接下來的工作中對其他工作人員準確地傳詞達意，寫快文字是因為在會議上能夠準確快速地記下會議的工作要點。

6.較好的溝通交流能力：文書人員在辦公室工作中，與企業各工作人員交流工作，良好的溝通交流能力是文書人員必須具備的一項技能。上級工作指令的下達，下面辦公室工作人員的文件意見傳達，都將通過文書人員的工作來進行。辦公室整體辦公效率的高低，在很大程度上都取決于文書人員的溝通交流能力的高低。文書人員能進行良好的溝通交流，各部門工作人員銜接正確，工作交流到位，辦公室工作自然高效有序地進行；文書人員溝通交流能力差，傳達不了工作人員想表達的意思，導致各部門間的工作銜接不上，辦公室工作秩序就會出現紊亂。

7.思維活躍、善于創新：社會不斷發展進步，這對企業辦公室辦公要求越來越高，對辦公室文書人員的要求也自然提高。當今社會，人們接受的事物越來越新奇，思想越來越開放，文書人員也應該變得思想活躍，勇于接受新事物，才能保證辦公室工作高效有序的進行。

8.較好的文化素養：文化素養是一個抽象的東西，但它最能表現一個人的內在。辦公室工作的文書人員應該培養較高的文化素養。文化素養高的人其他素質也不會有多差，提升辦公室文書人員的文化素養，文書人員的工作能力也會從中得到提高，，辦公室工作的高效率高品質指日可待。

二、從兩個方面提升文書人員素質

1.文書人員自身

（1）加強自我道德修養，做一個有文化素養的人。文化素養會體現在工作中的各個方面，文化素養的提升有助于文書人員各個方面的品質提升。

（2）認真負責，廉潔自律。做好對自己的自律自強，才能對工作全力以赴。必須加強對工作的責任感，對工作認真負責，態度嚴謹，才能對工作的完成以及質量有所保障

（3）思想開放，敢于創新。文書人員在做好自己工作的同時要敢于接受新事物，思維一定要活躍，靈活辦公，促進辦公室工作順利進行。

2.企業辦公室角度：

（1）提高對文書人員的招聘管理要求，靈活運用現代化新型人才。

（2）定期進行對文書人員的思想道德教育，對文書人員進行系統的培訓，培養提高文書人員的企業辦公素質。

（3）強調企業辦公人員素質的重要性，可定期舉辦各種文藝活動，各部門之間的聚會交流活動，在交流工作的同時提升文書人員的文化素養。

結束語：社會發展越來越快，對企業辦公要求越來越高，辦公室人員的工作效率直接影響辦公室的整體辦公效果。在工作中首先要能吃苦耐勞，對待工作認真負責、勤勤懇懇是文書人員應該具備的基本素質；愛崗敬業、處事嚴謹是對工作的一個重要保障；誠實、正派也是為人處世的基本道德標準；思想前衛、善于溝通會加快工作的進度。文書人員應該具備以上所述的所有素質并在以往的基礎上不斷提升，這樣才有助于辦公室各部門之間工作的高效有序的進行，帶動辦公室工作的整體發展，最終對企業發展產生積極的影響。

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作者簡介：

劉麗麗（1978-），女，籍貫：山東日照，中國石油天然氣股份有限公司深圳液化天然氣項目經理部綜合部文書崗主管。研究方向：工商管理。endprint