基于人本視域下的學生檔案管理研究

趙忠國

摘 要：學生的檔案管理人員需要承擔的檔案管理工作的壓力比較大，除了需要對在學校任職的教師的檔案進行管理，同時還要對數量龐大的學生檔案進行管理，學生檔案不僅數量比較大，同時其構成體系比較復雜，還會出現較多的變動情況，無論是學生檔案管理工作哪一環節出現問題，都給學校檔案管理人員帶去了極大的工作壓力，而學生檔案又屬于一種重要的身份憑證，檔案管理需要對其進行妥善的管理，在進行管理時，還需要參考與學生檔案管理工作相關的規范，本文根據對相關檔案管理規范的了解，在以人為本視域之下對管理學生檔案的工作進行分析。

關鍵詞：以人為本；學生檔案；管理工作

學生的檔案一旦出現了被損害的情況，會對學生就業等重要事件產生影響，因此學校的檔案管理人員必須要借助較為科學的方法對學生的檔案進行管理，給學校的學生提供更優質的來自于檔案管理方面的服務，更新管理檔案這項普通工作的觀念，嚴格遵照國家制定的關于檔案管理工作的相關規范，來革新檔案管理這項工作，將以人為本這種比較先進的管理理念融合到管理學生檔案的過程中，借助管理其檔案給學生帶來更好的管理服務，本文在以人為本的管理條件之下，對當前學校管理學生檔案的方法進行分析。

1 以人為本的管理理念的主要內涵

在對以人為本這種視域下的檔案管理工作的具體應用方法進行分析之前，首先需要明確這個管理方面的理念的幾點基本科學內涵，首先需要將學生的主體性在檔案管理工作中展現出來，不僅僅在教學活動中需要保留學生的主體性，在學校開展的其他活動之中仍舊需要保證學生處于主體這個地位，檔案管理工作也不例外，以人為本中的人就是指檔案管理對象主體--學生，因此檔案管理工作必須要圍繞學生的需求進行開展，將原有的檔案涵蓋范圍進行擴展，增加檔案呈現的形式，不僅僅需要以文字的方式保存，還可以在現代技術的支持下，將文件以不同的形式保存下來，將原有的歸檔范圍進行擴充，將學生類這一范疇也加入其中。

提升檔案管理工作的人文關懷也是其中內涵之一，在這一點內涵的要求之下，將服務的范圍從學生延伸到社會，擴展原有服務的范圍，將人文關懷的精神發揚到學生檔案管理工作中，將部分可公開的學生檔案向全社會公開，通過檔案這一管理要素來提升學生的就業效率。

凸顯以人為本的資源建設理念。新法將學生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設類，將高校學歷教育中“學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等”單獨設“學生類”，并納入學校檔案十一大類實體管理體系之中，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念。

2 優化管理方法

在對以人為本條件下的管理工作內涵有了了解之后，就可以對管理檔案的方法進行分析，學生檔案管理工作方面的變化主要有以下三個方面：

2.1 開展分類化的管理

在對檔案進行管理的時候，可以根據檔案信息的類型將其按照不同的類別進行管理，尤其是對于入學時間比較短的學生來說，初期專業界限比較模糊，因此可以對這部分與學業成績相關的檔案信息進行開展統一管理，隨著學生年級變化嗎，檔案管理工作的內容也在發生變化，其具體的分類也在發生變化，動態的檔案管理方式是比較適合現代的變化比較多的學生的。同時檔案也可以為學生的未開發展提供參考。

2.2 落實規范化管理

要科學和規范地管理好學生檔案，就要根據學生檔案形成的規律和特點，運用先進的技術和方法，依據各種科學的制度對檔案進行管理，而科學的管理制度正是以標準化和規范化為基礎的。為了標準化和規范化管理的需要，在檔案形成過程中，除了深入實際地了解檔案管理的需要之外，為了方便師生對檔案的查閱，還要編制出多種檢索工具，以適應多途徑查詢，即根據學生檔案的實際情況和使用者的特點，根據查詢者身份和查閱內容的不同，改變檢索工具單一的狀況，建立和完善多種檢索工具和檢索渠道，以利于廣大師生從不同層次和角度查閱檔案資料。為了更好地利用好檔案，不僅要在學生檔案內容的收集、整理、分類、檔案保存和管理上下功夫，還要從人為因素著手，注意做到分工明確，實行嚴格的專人負責制度。

2.3 開展電子化管理

使用計算機檔案管理系統，不僅可以容納大量的信息，而且提高了各類使用者查找學生檔案的效率，還可以避免檔案管理工作中一些由人為因素造成的工作失誤[4]。更重要的是，可以利用計算機檔案管理系統對大量的學生檔案指標和數據進行研究，做出統計分析，開展高層次的信息服務。社會對畢業生信息的了解，不僅要求準確，而且要求快速，現今人才交流中心開通了計算機信息服務系統，能夠直接服務于畢業生人才的開發和利用工作，對檔案利用工作的改革和發展起到了促進作用。實現院校學生檔案管理工作的計算機化，就可以實現大學與社會及其人才庫的有效和科學的對接，從而有利于學生人才的發展、評估和利用。

3 全新檔案體系建設思路

當前就業形勢十分嚴峻，在高校畢業生就業實行雙向選擇的市場用人機制背景下，高校學生檔案作為大學生就業過程中一份必不可少的重要憑證，是高校提供的畢業生在校期間德智體等方面發展的綜合情況反映，是大學生就業和用人單位選用大學生的重要材料和依據。堅持以人為本的工作理念，認真做好大學生的檔案管理工作，充分挖掘學生檔案管理在促進人才培養過程中的積極作用，特別是服務于大學生成功就業的推進作用，使學生檔案管理適應以就業為導向的辦學需要，從而進一步提升高校檔案管理的整體質量和使用效益，是一項十分重要而又具有現實意義的工作。

結束語

本文根據對管理學生檔案的相關規定，首先對以人為本這種檔案管理工作的核心的科學內涵進行了分析，又對在這樣管理核心的影響下，如何正確開展學生檔案管理工作的方法進行了分析，只有將這項學校的基礎工作做好，才能保證學生能夠在有工作需要的時候，順利地參與競爭，實現就業，堅持這種以人為本的管理核心，需要對原有的管理內容進行擴超過你，將檔案管理工作朝著更加符合學生需要的方向進行發展，同時將以人為本與素質教育契合在一起，減少不必要的內容，添加學生真正需要的檔案內容，對當前應用的管理方法進行革新，使管理學生檔案的科學度有所提升。

參考文獻

[1]李麗華，劉軼.以人為本 按照科學發展觀要求規范和充實高校學生的檔案管理[J].湖北師范學院學報（自然科學版），2012（02）.

[2]陳斯斯.“以人為本”視域下高校學生公寓管理探微——以上海師范大學為例[J].高校輔導員學刊，2015（03）.

[3]李洪蘭.高校學生檔案管理中存在的問題及其對策[J].青海民族大學學報（教育科學版），2010（02）.

[4]王春莉.以人為本重視學生檔案——高校檔案工作實現“兩個轉變”、建立“兩個體系”的思考[J].檔案，2010（01）.