電力企業檔案信息化建設的探討

汪仙

摘要：當今世界已經是信息化時代，任何企業要想在市場競爭中不被淘汰，都必須緊跟時代，勇于創新。通常電力企業往往規模較大、機構較雜、分支較多，使之對現代化的信息管理有著更加迫切的需求。而企業檔案的信息化正是整個企業信息化的重要一環，對企業正常運行和發展產生著十分重要的影響，所以對于電力企業來說，無論愿不愿意，加快推進企業信息化建設都是必由之路。也只有這樣才能不斷提高自身市場競爭力，促進企業更好的適應時代要求，實現長期可持續發展。

關鍵詞：電力企業；檔案；信息化；建設

在現代社會，企業檔案是企業的一項無形資產，具有重要的作用與地位，對電力企業更是如此。在電力企業中，檔案工作雖然不像其他部門工作為企業發展“沖鋒陷陣”、“開疆拓土”，但以其豐富的信息資源，為企業日常經營運轉提供基本的保障。檔案管理也是企業管理中的重要組成，它不僅僅是檔案部門的事情，也需要所有部門和人員的支持配合和共同參與。今天，隨著信息化技術的不斷深入發展，傳統檔案工作方式和管理方法越來越難以滿足企業發展的需求，因此，推動檔案信息化建設，也已經成為電力企業必須要認真思考的重大課題。

1.電力企業檔案信息化的意義

與傳統檔案工作方式和管理方法相比，對于電力企業來說，檔案信息化管理，具有以下積極幾點意義。

1.1降低成本，節省資金

電子文件的使用和普及，檔案將逐步走向無紙化。網絡及辦公設備的現代化，使得可以充分發揮計算機的作用，如如查詢文件，修改、存儲、傳輸等工作變得更為容易。總體而言，與傳統方式相比，無論是復印、存檔還是查閱，所花費的費用將大大降低，也可以節省大量的人力資源。

1.2提高工作效率

檔案信息化后，電力企業將會更多的采用電子文件，并借助信息化系統，這些文件能及時、迅速的在企業更部門將流轉，準確反映企業日常運營狀況，更好的服務企業生產服務整個流程。另一方面，通過信息化管理，檔案工作者能更有效、更便捷的采集、編制企業檔案，而對于企業其他部門人員，則能夠更高效、方便的調閱和檢索企業檔案信息，將極大的降低工作人員的時間成本，提高工作效率。另一方面，檔案管理人員也可以借助信息化手段，在企業內部提供更多樣化的服務，滿足企業發展需求。

1.3促進企業發展

檔案信息化建設，也將改變企業內部溝通聯系機制，促進企業內部溝通，加強決策層和執行層的聯系，促進電力企業內部信息資源的利用和共享，以及知識和經驗的交流。借助信息化手段，保證了溝通的及時、有效，將提高企業管理效率，進一步提升電力企業信息化程度，促進電力企業的發展。

2.電力企業檔案信息化的挑戰

傳統檔案雖然存在效率低、成本高、人為誤操作的可能性大等問題，但也存在一些優點，例如原始性，紙質檔案通常保留的是第一手材料；又例如真實性和完整性方面，傳統檔案也具有一定的優勢。因此電力企業在推動檔案信息化過程中，既要體現信息化技術帶來的特點，也應保留傳統檔案的優勢，這就對檔案信息化提出了更高的要求。另外電力企業檔案信息化建設完成后，對自身檔案管理工作也提出了挑戰，而且這是一個系統工程，需要認真加以探索。例如電子文件的電子簽批、歸檔、存檔、再利用等整個流程和工作方法都需要重新建立。再者，是對相關技術提出了挑戰。電力企業的檔案量十分龐大，而且對安全性和保密性的要求也極高，因此，對信息化的軟硬件要求也很高。最后還有一些可能遭遇到的法律障礙。通常法律上檔案之所以能發揮憑證的作用，主要是在于其原始性。原始檔案通常保留了當事人的書寫字跡，較容易通過技術手段辨別真偽，而且白紙黑字，具有很強的法律效應。但如果使用電子就存在無法認定其原始性的問題，而且很難分辨同一文件不同版本的形成過程，這對其法律憑證作用產生了影響，所以目前電子檔案的法律定位還不十分明確。

3.電力企業檔案信息化建設的方法

3.1做好總體規劃，有步驟有階段的分步推進

電力企業檔案信息化是個系統的工程，涉及到方方面面，不僅包括企業的信息網絡、軟硬件系統，還涉及到工作人員的培訓、企業各部門功能的重新分配以及技術支持和運營維護等各個方面，同時也與企業的日常管理和工作流程、企業文化等宏觀方面相關，可以說是牽一發而動全身。因此，對于電力企業來說，推動企業檔案信息化，必須做好總體規劃，使之與企業發展戰略相適應，同時又要做好短期內的行動計劃，制定階段性目標，做到有步驟、有階段、有內容地切實穩步推進，保證檔案信息化建設持續性。

3.2制定相關制度，讓檔案信息化工作規范推進

對于電力企業來說，一項涉及企業多方面改革的措施要想順利落實，并發揮應有的作用，就必須加強相關制度建設。檔案信息化建設涉及的部門多、范圍廣，甚至部分內容涉及企業核心機密，更加需要用制度加以規范。因此，推動檔案信息化建設，電力企業必須制定和完善相關制度，并在工作中不斷修正和調整，逐步形成一套行之有效、運轉靈活、涵蓋全面的工作流程，使相關工作的推進和落實能夠有依有據和規范化。另外要對檔案部門的工作內容和細則予以規定，例如何種文件資料必須要收集和歸檔，如何查閱和檢索的利用檔案，檔案部門各崗位的職責等，只有做好制度規范，才能確保檔案信息化的權威性和準確性。

3.3培養專業人才，為檔案管理信息化人建設提供堅強保障

電力企業要實現完全意義上的現代化管理，就必須加快檔案信息化建設。但任何事情都必須依賴人去推進、落實，尤其是專業的人才，在企業中就更顯的彌足珍貴。在檔案信息建設過程中，檔案人才是否專業，是否掌握相關技能；管理人員是否優秀，是否具有信息化管理的意識和能力，這一切都會對企業推動信息化建設產生根本影響，直接決定了相關工作的成敗，所以對于電力企業檔來說，推動企業檔案信息化的重中之重就是培養或引進相關專業人才。

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