淺析檔案現代化管理

黃永芹

隨著全球經濟一體化進程加快，我國各行各業與世界的溝通與聯絡日益密切深入，檔案管理工作也得到了了解、學習世界先進水平的機會。特別是隨著各行業計算機信息應用程度的日益加快，我國的檔案管理工作不斷走向現代化、科學化。但是，在這一新形勢下，各行業檔案管理工作也面臨著嚴峻的挑戰。一是業務的發展，帶來了各單位檔案數量的急劇增長，給手工整理檔案帶來了很大的困難；二是對檔案利用的要求越來越高，利用者大都要求迅速、準確、具體、系統地提供檔案資料，而傳統的工作方法和服務方式已難以適應這種需要。因此，提高管理水平，實現檔案管理科學化現代化，這已是做好檔案工作迫在眉睫的任務。

一、現狀和存在的問題

（一）設備不配套

據調查，各行業系統內使用的微機、四通打字機型號不一、規格各異，致使軟件不能互用，微機文件與打字機文件不能相互轉換，影響了文件的永久性保存與完整性，阻礙了區域性大面積的聯網處理。目前，很多單位的業務部門都實行了計算機管理，但是檔案部門的計算機管理目前還只限于文書檔案，而且儲存的只是文書目錄。因此，設備的不統一制約著檔案管理現代化的進程。

（二）人員素質跟不上

現代化設備的使用，使檔案工作提效升級。同樣，給各單位檔案管理人員提出了更高的要求，由于相應的學習培訓跟不上，有相當數量的檔案人員不熟悉現代化管理的基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能，很多檔案管理工作只能依附于計算機工作人員，工作既不方便，計算機本身的許多功能也不能充分發揮其應有的作用，影響了檔案工作的開展。

（三）設備利用率低

檔案利用計算機管理軟件開發中，由于各單位正處于摸索階段及其他方面的原因，目前開發的各種軟件尚沒有一個能同時適用于文書、科技、業務等多門類檔案通用的計算機軟件系統，應用程度單一，開發功能簡單，使現代化的設備不能盡其所用。

（四）檔案利用效率低

據筆者所知，目前開發的各種檔案管理軟件中，尚不能夠很好的在檔案編研方面發揮作用，這項工作還需要人工操作來完成。而此項工作周期長，所查資料時間跨度大。特別是基礎數字匯集、專題目錄匯編等要花費相當的人力、時間來完成、且匯編專題不全面、質量不高等。這些工作不解決，檔案管理仍遠遠跟不上現代化管理的要求。

二、檔案管理現代化的必要性

由于各單位業務迅猛發展，每年會產生大量的業務資料，這些資料對指導經濟社會事業發展具有重要意義，因而是一筆寶貴的財富，需要我們對這些資料進行很好的保護和利用。但是傳統的檔案管理方式已遠遠不能適應業務檔案發展的需要，手工勞作勞動強度大，工作效率低。另外，傳統檢索手段的局限性，使各種信息不能有機地聯結在一起，不利于檔案的保管利用。因此，為減輕勞動強度，提高工作效率，有效地開發利用各種檔案，必須應用現代化的管理工具——計算機。計算機主要有五個特點：運算速度快，精確度高，儲存能力強，具有一定的邏輯判斷能力，能自動進行運算。目前，很多單位已運用計算機管理文書檔案，從應用的程序軟件看，應用計算機管理檔案，主要有以下四個優點：

（一）自動編目

將需著錄的檔案資料輸入計算機后，計算機對儲存在軟盤上的檔案信自動進行信息管理，然后按不同要求編制各種目錄，其特點是效率高，質量好。

（二）自動檢索

檔案著錄后，計算機可以從多種途徑進行檢索，自動地在存儲的檔案信息中找出所需要的各種檔案信息，及時準確地為利用者服務。其特點是快速、準確。

（三）自動統計

計算機以它極強的運算能力，對檔案的數量、利用情況進行全方位、系統的存儲和統計，從而提供準確的信息資料。其特點是：全面、系統。

（四）閱覽清退

利用計算機可進行自動化日常管理工作。利用者借閱檔案時，可以用計算機辦理借閱登記手續，自動打印出催還通知單等。其特點是記憶牢固、手續清楚。

三、努力實現檔案管理現代化

（一）強化檔案管理現代化的觀念

新形勢下，社會信息量在迅速增長，檔案信息的獲取、處理和儲存在社會生活中發揮著日益重大的作用。一方面，有相當一部分原始資料有待整理開發；另一方面成千上萬卷的新檔案不斷形成。而不采用先進的現代化設備、管理手段進行整理和管理，就不能快速、高效、超前地為檔案利用者提供優質服務。為此，各級領導、檔案人員都要認清形勢，樹立現代化的觀念，最大限度地發揮檔案的社會效益和經濟效益。

（二）切實做好檔案計算機管理前期工作

各行業要開展全方位、多層次的檔案計算機管理培訓班，以提高檔案人員的業務水平。同時，檔案人員要本著嚴肅認真的工作態度，嚴謹的工作作風，切實按照國家頒發的各種檔案管理標準，科學的先進著錄和標引，為檔案管理現代化創造良好的前提條件。

（三）把檔案管理現代化納入辦公自動化和信息管理系統，使綜合檔案管理一體化

管理現代化是檔案工作的發展趨勢，但它不可能孤立地進行，必須納入機關辦公自動化和信息管理系統。在設備購置、程序編制、管理使用上要統一規則，使檔案管理與業務部門的信息輸入相互切換。要努力開發綜合檔案管理系統，使單一的文書檔案管理逐步過渡到不同門類為一體的綜合檔案管理，真正實現檔案管理的現代化。endprint