事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

劉文杰

摘要：本文對事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑問題的研究，注重分析當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，并提出有針對性的解決措施，從而實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)化目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 ；檔案管理 ；優(yōu)化途徑

隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也在迅速發(fā)展。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要工作，對提高事業(yè)單位的管理水平、提高事業(yè)單位的工作效率有十分重要的作用。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些問題嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)階段的不足之處

（一）對于檔案管理工作的重視程度不夠

檔案管理工作在平時(shí)的工作過程中并沒有實(shí)際的應(yīng)用，因此領(lǐng)導(dǎo)者在對其重視程度顯然不夠。這種在認(rèn)識上的根本錯誤導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)者對于公司的人事檔案管理具有很大程度的誤區(qū)，他們在很多時(shí)候認(rèn)為檔案管理的工作，只是將其一部分文件進(jìn)行謄抄摘錄而后進(jìn)行封存，這種保存方法，使得檔案管理的實(shí)質(zhì)性效果沒有得到提升，因此，對于人事單位的進(jìn)一步發(fā)展在一定程度上有一定的制約作用。

（二）管理水平落后

在我國人事單位檔案管理的水平相對較落后，而且其管理的力量也不強(qiáng)。這與近幾年檔案管理人員頻繁變動有很大的關(guān)系。在對檔案管理的人員當(dāng)中，有很大一部分是新競聘上崗的職員，他們對業(yè)務(wù)并不熟悉，對于檔案的管理工作，只是依賴前人的經(jīng)驗(yàn)，而沒有自己創(chuàng)新性的理解。另外，在對于檔案管理的過程中，現(xiàn)在很多單位仍然是機(jī)械化的手動操作，這種檔案管理方式，枯燥單一，沒有明顯的成果。而且，隨著時(shí)代的發(fā)展，人員變動頻繁，這種簡單的檔案管理方式，很難適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式，對于檔案的儲備工作來說也是一大難題。

（三）管理人員綜合素質(zhì)不足

檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及電子設(shè)備的操作技術(shù)，而就當(dāng)前普遍事業(yè)單位檔案管理者調(diào)查結(jié)果能夠看出，普遍事業(yè)單位的檔案管理者不具備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)不能夠適應(yīng)信息化檔案管理的建設(shè)需求，限制了事業(yè)單位信息化檔案管理建設(shè)的發(fā)展。信息科技是一個長期發(fā)展的產(chǎn)物，會隨社信息技術(shù)的提升不斷的優(yōu)化，所以檔案管理者不僅要具備現(xiàn)階段信息檔案建設(shè)的技術(shù)，還需要具備一定的學(xué)習(xí)能力，以符合信息化檔案管理建設(shè)的隨時(shí)變動，而就普遍事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的現(xiàn)階段看來，顯然多數(shù)管理人員在專業(yè)方面是有所缺失的。

二、優(yōu)化措施

（一）完善檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制

完善檔案工作的管理體制和運(yùn)行機(jī)制主要從以下幾方面入手：

1.提高各級各類事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度，不斷完善各級各類事業(yè)單位黨委和政府職能部門、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、社會機(jī)構(gòu)共同參與的檔案管理工作體制。

2.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念。切實(shí)改變檔案工作“重保管、輕服務(wù)”的觀念，著眼社會各類民生事業(yè)發(fā)展的基本需要，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)、政治、文化、民生等大局工作，全面服務(wù)人民群眾的生產(chǎn)勞動和物質(zhì)生活、精神生活。

3.從場館建設(shè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、功能布局、接收范圍和資源共享等方面入手，系統(tǒng)、扎實(shí)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和基本保障條件建設(shè)。

4.從工作職責(zé)權(quán)限厘定、職能機(jī)構(gòu)人員配置、檔案整理儲存、安全保密措施等方面，進(jìn)一步明確建立檔案室工作新格局的有效途徑。

（二）強(qiáng)化制度管理建設(shè)，在法制層面保障檔案管理工作

目前很多的事業(yè)單位中還使用比較陳舊老套的管理制度，但隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息量的加大，很多文件都以電子形式進(jìn)行歸納，因此，在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要保證電子文件的安全，這是管理工作中面臨的新問題。所以，各單位應(yīng)該與實(shí)際的發(fā)展情況相結(jié)合，將管理制度不斷地完善，從而確保更加安全的管理信息化的檔案。在制定了合理的管理制度之后，各單位還應(yīng)該認(rèn)真地去執(zhí)行，不能讓其成為擺設(shè)。只有制定科學(xué)有效的管理制度并真正實(shí)施，才能發(fā)揮出管理制度的作用，確保管理工作有效進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理，具有極強(qiáng)的技術(shù)性和專業(yè)性。因此，要提升檔案管理質(zhì)量，就要使檔案管理人員的整體素質(zhì)提升。為此，應(yīng)著重做好以下幾個方面的工作：一是進(jìn)行嚴(yán)格的招聘，使檔案管理隊(duì)伍吸納更多高素質(zhì)的人才；二是加大培訓(xùn)力度，使檔案管理人員能對相關(guān)的管理技巧和檔案管理工作的流程更熟練地掌握和運(yùn)用。培訓(xùn)工作主要包括：與單位自身發(fā)展特點(diǎn)相結(jié)合，加強(qiáng)對檔案管理者專業(yè)和系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，使其能有機(jī)地結(jié)合檔案實(shí)情和理論知識；三是加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)道德素養(yǎng)。在檔案管理中納入完善的獎懲制度，將管理者的工作熱情激發(fā)出來。并在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格依據(jù)檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定；四是事業(yè)單位為了使培訓(xùn)效果提高，還應(yīng)加大資金投入，制定的培訓(xùn)方案應(yīng)切實(shí)可行。還可組織檔案管理人員定期進(jìn)修學(xué)習(xí)，以提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。

三、結(jié)束語

綜合上文所述，檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，必須要確保檔案管理工作的質(zhì)量以及效果。當(dāng)前普遍事業(yè)單位的檔案管理工作存在著人員素質(zhì)不足、信息化建設(shè)遲緩、先進(jìn)設(shè)備供應(yīng)不足等問題，需要不斷的提升管理人員的綜合素質(zhì)、加快檔案管理信息化建設(shè)、建立完善的信息管理系統(tǒng)等對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。

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