企業檔案管理電子信息化及其重要性分析

陳曉燕

摘要：為全面提升企業檔案管理水平，我們只有引入電子信息化管理模式，明確該技術方式核心重要性，制定科學對策，總結實踐過程中應注意的問題，劃分多級權限、實施收集檔案資料，方能達到事半功倍的工作效果，真正激發企業檔案資源重要功能價值，促進企業實現又好又快的全面發展。鑒于此，本文主要分析企業檔案管理電子信息化及其重要性。

關鍵詞：企業檔案管理；電子信息化；重要性

一、企業檔案管理現代化信息建設的問題分析

（一）對企業檔案管理工作的認識不到位

長期以來，我國企業都忽視了檔案管理工作的重要性，近年來，我國企業多采用的是扁平化的組織模式，將檔案管理部門作為首當其沖的精簡部門，以此來達到管理機構精簡化、管理層次簡化的目的，進一步降低企業的發展成本，從而增加企業的市場競爭力。對檔案管理認識的不到位直接影響到了企業檔案管理工作的效率和水平。

（二）資金缺乏，設備設施落后

軟件與硬件建設將是企業進行檔案信息化建設的重要基礎，他們為檔案進行信息化建設提供重要的前提條件，但同時，企業在建設軟件與硬件時需要大量的資金消耗，而在實際的生活中，我國的大多數企業仍處于初級的發展階段，需要將大量的資金投入到市場的開發以及產品研發工作之中，加之企業資金有限，對檔案信息化建設重視度不足，我國企業的檔案管理信息化建設工作很難得到順利地開展。

（三）檔案管理工作人員缺乏專業性

根據相關數據統計，我國大部分企業檔案管理工作人員的薪資水平都遠遠低于企業其他職位的工作人員，這樣的現狀在一定程度上挫傷了檔案管理工作人員的工作積極性，因此，檔案管理工作成為很多高學歷人員不愿意選擇的一個工作。同時，隨著時代的發展，現在的檔案管理信息化建設工作對相關的工作人員提出了更高、更嚴苛的要求，它不僅僅需要工作人員熟練地運用計算機知識與技術，并需要工作人員具有高素質和綜合統籌能力。但就目前來說，我國企業都面臨著檔案管理人員專業水平較低，知識結構單一等問題，無法真正滿足檔案管理信息化建設的需求。

二、電子信息化對企業檔案管理的重要性

一是可以將檔案按企業專業技術檔案、科技人員檔案、財務管理檔案、建設水務檔案、農業技術檔案等進行細化分類，實現多載體的集中統一管理。二是可以大大提高企業檔案管理的工作效率，實現了企業各類檔案資料的快速查閱，同時也可以大大減輕檔案管理人員的工作量，使檔案管理查閱效率全面提高。三是通過電子化可對檔案原貌進行完全保留，檔案資料查閱的可信度和準確性大幅提高。檔案查閱時不使用原件也增強了對檔案原件的保存管理。四是通過網絡檔案管理的電子信息化消除了因地域帶來的查詢障礙，實現了檔案的異地查詢。

三、強化企業檔案管理電子信息化的措施

（一）實時收集檔案資料

實時收集檔案資料是保證企業檔案完整、清晰認定、按時歸檔管理的核心環節。首先，企業應清晰劃定綜合檔案室、具體業務部門員工的崗位責任，制定文書管理、資料管理歸檔的相關制度，明確員工歸檔管理的指責，日常收集任務應全面落實到人頭，通過全方位搜集確保應歸檔資料及時歸檔，并定期進行搜集與補充，避免資料信息的缺失，提升檔案資源完整性。再者，企業應設立綜合檔案管理、歸檔工作標準，明確歸檔制度，確保企業檔案信息歸檔工作質量。歸檔各類資料國恒中應按照制度標準嚴格操作，方能確保檔案信息的整體性實效性，依照形成檔案的規律與特征，確保各類檔案的互相關聯性。

（二）劃分多級權限

依據企業所屬行業特征，檔案信息保密等級，應設定必要的查閱權限。可通過檔案信息管理軟件系統同安憑證調整修改以及查詢應用權限。同時應嚴格界定瀏覽器應用權限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印。該軟件應用平臺應做好高級別加密處理，進而保證企業檔案信息安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用。

（三）建立明確的檔案保存管理制度

制定嚴格的檔案整理標準和移交程序，凡不按標準整理或規定程序進行移交檔案的，檔案辦公人員一律拒絕接受移交，并要求相關業務科室按標準重新整理，按規定程序移交檔案。

（四）依據《保密法》執行檔案管理保密

1.檔案管理人員需嚴肅履行工。作職責。庫房管理是檔案保密工作的重點。按照國家相關法律、法規來設立檔案庫房。執行時間標準要嚴格、做好執法必嚴，有法必依，每個公民應保守國家機密，檔案管理人員的責任更是如此。2.嚴格執行《保密法》。準確劃分檔案保管期限與保密期限，執行檔案整理過程中的保密工作，對涉密檔案科學分類。加強檔案的庫房管理與檔案的日常管理，執行檔案保管過程中的保密工作，可以掌握檔案情況變化。正確處理檔案保密與利用的關系，執行檔案利用過程中的保密工作，可以開展檔案的基礎性工作，對局域網與互聯網進行物理隔離措施，對涉密文件、資料等，不能在網上發布、傳遞，局域網只有單位內部人員能使用，對儲存涉密信息的計算機和軟盤等介質，按照國家保密管理制度，執行檔案管理信息化過程中網絡的保密工作。

總之，隨著現代檔案管理電子信息化和共享網絡化時代的到來，檔案電子化管理是現代企業檔案管理與發展的必然趨勢。企業檔案管理規模和范圍的日益擴大，對檔案管理精細度要求大幅提高，企業人力資源管理與開發對檔案管理電子信息化整體水平要求日益增高，進一步完善企業人事檔案信息資源數據庫，實現企業檔案管理的電子信息化將為企業檔案管理打造更科學、更合理、更高效的管理平臺，使檔案管理工作從根本上產生質的提升，推動企業實現可持續發展。

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